Derecho de Inspección
Doctrinas y Conceptos Financieros 2002 |
Derecho de InspecciónConcepto 2002037152-1 del 31 de julio de 2002Síntesis: De los accionistas. Restricciones. [§ 035] «(...) Consulta si las actas de junta directiva de una institución financiera, en tanto contienen datos detallados de créditos de su clientela o los planes y programas de seguridad o aspectos que se consideren sensibles o confidenciales de aquellos, deben mantenerse bajo reserva y si ellas pueden ser objeto de inspección por parte de los accionistas en ejercicio del derecho correspondiente. Sobre el particular, se efectúan los siguientes comentarios:
1. En primer lugar, para absolver el interrogante planteado, resulta pertinente examinar la normatividad aplicable en materia del derecho de inspección de los accionistas en una institución financiera1 así como aquella atinente a la reserva de los libros y papeles del comerciante: En este sentido, debe indicarse que conforme al artículo 379, numeral 4, del Código de Comercio, cada acción confiere a su propietario el derecho de "(...) inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio" (resaltamos). Así mismo señala el artículo 422 ibídem: "Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. (...) Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión" (resaltamos). Adicionalmente el artículo 447 del citado estatuto, en referencia a los documentos y papeles que la junta directiva y el representante legal presentan a la asamblea para su aprobación o improbación, señala que los mismos "(...) junto con los libros y demás comprobantes exigidos por ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea" (se resalta) agregando, seguidamente, que "los administradores, y funcionarios directivos así como el revisor fiscal que no dieren cumplimiento a lo preceptuado en este artículo, serán sancionados por el superintendente con multas sucesivas de diez mil a cincuenta mil pesos para cada uno de los infractores". Sobre el derecho de inspección de los accionistas, el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 indica: "Derecho de inspección. Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre los secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva. Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente" (negrilla fuera del texto original). A su turno, en materia de la reserva documental de los libros y papeles del comerciante, el artículo 61 del Estatuto Mercantil preceptúa: "Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas" (se resalta). Al respecto, cabe recordar que las actas (cuyos textos se asientan en libros llevados para el efecto) están comprendidas dentro del término genérico de libros de comercio en los términos indicados por el artículo 49 del Código de Comercio y artículos 130 y 131 del Decreto 2649 de 1993, reglamentario de la contabilidad en Colombia. 2. De la interpretación integral de las disposiciones antes transcritas puede concluirse lo siguiente: 2.1 El derecho de inspección de los accionistas debe circunscribirse a las materias que le son propias, vale decir, primordialmente al examen de los balances y estados financieros que deban ser objeto de consideración en la correspondiente asamblea general, para lo cual la reserva sobre los libros y papeles del comerciante se levanta para ellos con dicho específico propósito. En torno al alcance del derecho de inspección de los accionistas respecto de los libros y papeles de la sociedad en la que ostentan dicha condición indicó esta Superintendencia en concepto 98015972-3 del 21 de mayo de 1998, lo siguiente: "Por lo anterior, debe señalarse como principio general sobre el particular, que si bien el ejercicio del derecho de inspección puede versar no solamente sobre libros comprobantes de contabilidad y sobre los demás papeles sociales incluido el registro de los accionistas, la búsqueda de información de la Entidad por parte de éstos ha de tener relación con la finalidad de análisis de la situación financiera y de los balances de cierre de ejercicio que se van a discutir en la asamblea; de los proyectos de fusión o escisión o las bases de la transformación. De lo contrario, tales libros y papeles no pueden ser conocidos por esas personas. De serlo, se estaría violando la reserva de la información de la sociedad mercantil, salvo que medie autorización expresa de los administradores de la misma que ostenten capacidad para hacerlo. De igual manera, ha de tenerse en cuenta que si bien los accionistas pueden tener acceso a la información de la sociedad en ejercicio de su derecho, la misma sigue siendo reservada para personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para conocer los libros y papeles de la sociedad mercantil. Si bien, el conocimiento de los libros y papeles de la entidad se les autoriza a los socios dentro del contexto que específicamente determinan las normas que regulan la actividad de las sociedades anónimas, la calidad de información reservada que es propia de esos documentos no se pierde ni se transforma frente al público en general por virtud de tal acceso, de tal suerte que si bien existe el derecho de inspección para los accionistas, éstos están obligados a conservar la reserva de lo que han conocido por razón del ejercicio del mismo" (resaltamos). 2.2 De otra parte, el derecho de inspección de los accionistas no es absoluto en tanto no podrá extenderse en ningún caso "(...) a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad" tal como lo señala el inciso primero del artículo 48 de la Ley 222 de 1995 antes trascrito, por lo cual en cada evento habrá de determinarse si la información reviste tal condición, incluso, en caso de existir controversia, deberá resolverse dicha situación ante la entidad que ejerza la inspección y vigilancia; todo ello sin perjuicio de las acciones que la sociedad inicie en contra del accionista por divulgar información sujeta a reserva sin autorización. En este sentido, tratándose de información de la clientela de los establecimientos de crédito (por ejemplo, conocer la situación particular crediticia de un cliente o información que de revelarse afecte la seguridad del ente societario o de su clientela), al contener datos confidenciales estará amparada por el secreto bancario, motivo por el cual no podrá ser objeto de conocimiento por parte de los accionistas -aunque pretendan acceder a ella mediante el ejercicio del derecho de inspección-; en tal condición, el accionista permanece al margen de la actividad administrativa de la institución constituyéndose así en un tercero para efectos del conocimiento de la información2. Por tanto, el acceso a la información en ejercicio del derecho de inspección debe atender a la finalidad especial de ilustrar la decisión que adopten los accionistas respecto de los estados financieros de la sociedad que serán objeto de consideración de la asamblea general, es decir en una relación teleológica de medio a fin, examen que en su momento habrá de efectuarse con relación a toda información que pueda solicitar cualquier accionista de una entidad vigilada, vale decir, si ella constituye un elemento esencial y determinante en el análisis de los estados financieros que deba considerar la asamblea general en una sesión especialmente prevista para el efecto (ordinaria o extraordinaria con este mismo fin). 2.3 Así mismo, además de la restricción de carácter material señalada en el numeral anterior, existe una delimitación temporal para el ejercicio del derecho de inspección que impide a los accionistas conocer en todo tiempo información acerca de la entidad societaria, en este caso, del establecimiento de crédito (banco). En efecto, de la lectura de las normas anteriormente transcritas se establece claramente que este derecho sólo puede ser ejercido por el accionista o asociado durante el término de quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea general de accionistas y no en cualquier tiempo como al parecer esta contemplado en otras legislaciones distintas de la colombiana. Por tanto, en ausencia del término anteriormente señalado, sólo será posible examinar los libros y papeles del comerciante en los casos y bajo las hipótesis señaladas en los artículos 63 a 66 del Código de Comercio, esto es, por parte de las autoridades administrativas para la tasación de impuestos, para la vigilancia de establecimientos de crédito y sociedades mercantiles, en la investigación de delitos y para efectos de procesos civiles siempre que medie la existencia de un proceso judicial y la orden sea dada por la autoridad judicial competente en los términos de los artículos 64 y 65 ibídem (orden de exhibición ordenada por juez o tribunal a instancia de parte o de oficio).»
|
1 Institución financiera que por lo general ostenta la naturaleza de Sociedad Anónima, siéndole a ella aplicable las normas del estatuto mercantil en cuanto no pugnen con las disposiciones de carácter especial previstas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero -en adelante EOSF- (ver artículos: 1º, 2º, 53 numeral 2 y 213, concordantes con los artículos 2033 y 2034 del Código de Comercio). El EOSF puede consultarse en nuestra página Internet en el enlace de normatividad.2 En concepto 96030689-1 de octubre 7 de 1996 (posición doctrinal reiterada posteriormente en oficios 1999013698-13 y 34, del 11 de marzo y 4 de mayo de 1999 respectivamente) esta agencia estatal respecto a la información relacionada con la cartera de créditos de una vigilada expresó: "Ubicando la situación expuesta en su solicitud dentro del marco legal y doctrinario expuesto, es dable concluir que la información que obtenga el representante legal de un establecimiento bancario sobre los datos de su cliente, los cuales como es bien sabido pueden considerarse como integrantes de su intimidad, no debe divulgarlos, en nuestra opinión, a los accionistas del establecimiento bancario, quienes para esos efectos pueden considerarse terceros ajenos al banco, sin consideración a la participación que tengan en el capital social del mismo". Así mismo, en oficio 1999013698-34 antes mencionado se concluyó: "es válido señalar que en general el banco está obligado a conservar (información) acerca de todos los hechos que tenga conocimiento en ejercicio de su profesión de banquero y en cuya reserva tenga interés el cliente, en razón del perjuicio no solamente económico que le podría derivar por causa de que terceros tuvieran conocimiento de esos datos, a menos de que aquel por uno u otro motivo manifieste al banco su voluntad de que se divulguen".Esta Entidad en torno a la obligación de guardar la reserva bancaria ha proferido perentorias instrucciones a sus vigiladas contenidas en el Capítulo Noveno, Título Primero de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa 007 de 1996), cuyo texto puede consultarse en nuestra página web: www.superbancaria.gov.co ícono normatividad. |
Última modificación 12/08/2013