Conservación de Documentos
Doctrinas y Conceptos Financieros 2002 |
Conservación de DocumentosConcepto 2002026893-2 del 9 de octubre de 2002Síntesis: Término de conservación por las entidades aseguradoras. [§ 013] «( ) Solicita se conceptúe sobre el término de conservación de los "( ) documentos físicos y medios magnéticos que presentan las empresas afiliadas a nuestra administradora de riesgos profesionales". 1. En el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero no existe disposición que de manera específica regule la conservación de los documentos y de la correspondencia en general que se producen en desarrollo de la actividad de las aseguradoras; no obstante, debe tenerse en cuenta que entre las normas contenidas en el Capítulo XI de la Parte Primera del mismo estatuto orgánico, referidas a los aspectos generales de las entidades aseguradoras, el numeral 2 del artículo 38 señala: "(...) Se encuentran sometidas a las disposiciones de este Estatuto, las empresas que se organicen y funcionen como compañías de seguros". En este orden, la remisión expresa contenida en la norma precitada permite la aplicación directa a las entidades aseguradoras del artículo 96* del mismo estatuto orgánico, que en tal sentido establece: "Los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósitos por un periodo no menor de seis (6) años, desde la fecha del último asiento". Sobre el alcance de la expresión "asientos y tiquetes de depósito" el numeral 2 del Capítulo Noveno del Título I de la Circular Externa 007 de 1996, Básica Jurídica, aclara: "Los libros y papeles del comerciante, conforme se infiere de los artículos 49 y 51 del Código de Comercio y 123 a 131 del Decreto 2649 de 1993 comprenden los siguientes documentos: 1. Los libros que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos. 2. Todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros. 3. La correspondencia directamente relacionada con los negocios. 4. Los libros de actas, y 5. Los libros de registro de socios y de accionistas. Ahora, si bien una interpretación gramatical podría sugerir diferencias entre la noción de libros y papeles del comerciante y la expresión `asientos definitivos y tiquetes de depósito', una interpretación sistemática y teleológica conduce a concluir que esta última expresión es asimilable a la primera ('libros y papeles del comerciante'), toda vez que carecería de sentido jurídico y práctico la destrucción de los comprobantes de contabilidad y sus soportes y de los recibos expedidos por virtud de los depósitos que efectúen los clientes de las entidades financieras, en un periodo distinto de los libros de contabilidad y del resto de la correspondencia relacionada con los negocios, dada la inescindibilidad de la relación que, desde el punto de vista contable, existe entre los documentos que representan el hecho económico, los soportes y comprobantes de contabilidad y los asientos que registran el hecho económico en los libros auxiliares y principales" (negrillas ajenas al texto). Así las cosas, debe entenderse que por virtud de la remisión expresa del numeral 2 del artículo 38 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, resulta aplicable a las entidades aseguradoras la previsión contenida en el artículo 96 del mismo ordenamiento, disposición que regula el régimen de conservación de libros y papeles, dentro de los cuales se entienden incluidos, para el caso que se consulta, la correspondencia en general recibida en desarrollo del giro normal de la operación del ramo de riesgos profesionales, como la relacionada en su comunicación. Lo anterior sin perjuicio de la obligación de conservar por un periodo no menor de diez (10) años los documentos relativos a la prevención de lavado de activos, según lo establece el numeral 6.8 del mencionado Capítulo Noveno de la Circular Básica Jurídica. Ahora bien, en lo no previsto por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero resulta aplicable el régimen propio de los comerciantes, contenido en los artículos 48 y 60 del Código de Comercio, los Decretos 2620 y 2649, ambos de 1993, y la Ley 527 de 1999, en consideración a la naturaleza comercial de la actividad desarrollada por dichas instituciones, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 2034 del Código de Comercio y 53, numeral 1, del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Este aspecto se reafirma en el citado numeral 2 de la Circular Básica Jurídica al señalar: "Así las cosas, el conjunto de libros y papeles del comerciante de las entidades a que alude el artículo 96 del Estatuto orgánico del Sistema Financiero, puede destruirse a los seis años, desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, observando eso sí la regla del artículo 60 del Código de Comercio en cuanto hace a la obligación de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado". En este orden de ideas debe entenderse que una vez transcurran los seis años a que alude el artículo 96 precitado, la correspondencia, libros y papeles de las entidades aseguradoras pueden destruirse siempre y cuando se asegure su reproducción por cualquier medio técnico adecuado, en defecto de esto último resultaría aplicable el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, el cual prevé: "Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deban conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años1. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación". 2. Por lo que hace referencia a la información contenida en medios distintos al papel, debe anotarse que el mencionado artículo 96 del estatuto orgánico no contempla esta distinción para efectos de regular un término diferente de conservación, en consecuencia, deberá estarse al término allí previsto. Procede agregar en este sentido, que la mención que hace la norma no resulta exclusiva para los documentos que consten en papel, por lo tanto en armonía con la definición que de los mismos hace el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil y a los distintos medios técnicos en los cuales pueden constar, se entiende que las reglas para su conservación también se predican de los contenidos en tales medios.» |
* [Nota del Editor: Este artículo fue modificado por el artículo 22 de la Ley 795 del 14 de enero de 2003 (Reforma Financiera)].1 Debe entenderse que tratándose de las entidades vigiladas, el término que aplica para la destrucción de libros y papeles cuando se garantice su reproducción por cualquier medio, es el de seis años previsto en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, norma especial en esta materia. |
Última modificación 12/08/2013