Conservación de Documentos

Concepto No. 1999030580-3. Mayo 15 de 2001.

Síntesis: Conservación de comprobantes de contabilidad en forma electrónica. Valor probatorio de los mensajes de datos.

[§ 025] «(...) solicita a esta Superintendencia pronunciarse "sobre la viabilidad de generar y conservar, dentro del término que la ley establece para ello, los documentos contables originales en forma electrónica, esto es, sin que haya necesidad de imprimirlos en ningún momento del proceso contable o de manejo documental".

Sobre el particular, tal como usted anota, esta Superintendencia mediante comunicación 1999030580-0 del 14 de octubre de 1999, expresó, en relación con la posibilidad de conservar los comprobantes de contabilidad en forma electrónica, que hasta tanto no finalizaran los procesos de reglamentación de los nuevos mecanismos previstos en la Ley 527 de 1999, no se poseían los fundamentos necesarios para acceder a tal solicitud. Ahora, con la expedición del Decreto 1747 de 2000, que reglamentó la citada Ley en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales, resultan pertinentes los siguientes comentarios:

1. Régimen normativo

En punto al asunto en cuestión podemos mencionar inicialmente que la Ley 527 de 1999 no contempla una regulación o referencia puntual sobre el tema contable. El ámbito de aplicación de dicho conjunto normativo comprende principalmente el "comercio electrónico", pero involucra, como advierte el artículo 1°, "todo tipo de información en forma de mensaje de datos".

La citada Ley 527 buscó dotar de fundamento jurídico a las transacciones comerciales realizadas por medios electrónicos y darle fuerza probatoria a los mensajes de datos. Es así como la exposición de motivos del proyecto, después convertido en dicha normativa, advertía:

"Nuestra legislación impone restricciones con respecto al uso de medios de comunicación modernos, en virtud a que no existe un régimen específico para el intercambio electrónico de informaciones (llamado por sus siglas en inglés "EDI") y otros medios conexos de comunicación de datos, originando incertidumbre acerca de la validez jurídica de la información presentada de manera diferente al documento, tal como se le califica en nuestro régimen procedimental.

(…)

El mensaje de datos como tal debe recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, debe dársele la misma eficacia jurídica, por cuanto el mensaje de datos comporta los mismos criterios de un documento. (...) es un documento legible que puede ser presentado ante las Entidades Públicas y los Tribunales; admite su almacenamiento e inalterabilidad en el tiempo; facilita la revisión y posterior auditoría para los fines contables, impositivos y reglamentarios; (...)" (se resalta).¹

Atendiendo el citado propósito, la Ley 527 reconoció plenos efectos jurídicos a los mensajes de datos y acogiendo el criterio de la "equivalencia funcional" asume que es factible superar la exigencia tradicional del documento sobre papel cuando dicho requisito puede cumplirse mediante técnicas electrónicas que garanticen la fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, características que, en principio, son propias de la información consignada sobre papel.

Es así como se contemplaron en la citada norma distintos preceptos que por su pertinencia estimamos oportuno transcribir:

"Artículo 5°. Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

Artículo 6º. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, sí la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas preven consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.

Artículo 8°. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si:

a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma;

b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente preven consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.

Artículo 9°. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso".

Debe mencionarse además que el Decreto 2150 de 1995 reconoció el efecto de los avances tecnológicos en la actividad de las entidades públicas y dispuso:

"Artículo 26. Utilización de sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos. Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.

En ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares".

Por su parte, el Decreto 2649 de 1993 establece en relación con los comprobantes y la forma de llevar los libros:

"Artículo 124. Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.(…).

Artículo 128. Formas de llevar los libros. Se aceptan como instrumentos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden. (...)".

2. Valor probatorio

Es evidente por lo tanto que el régimen actual, y particularmente las disposiciones transcritas, reconoce el valor jurídico de los mensajes de datos, constituyendo una regulación acorde con la evolución de las nuevas tecnologías, pretendiendo dar un fundamento adecuado a la información que se genere y conserve a través de medios electrónicos.

La admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos es regulada por la Ley 527 en los siguientes términos:

"Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, del Código de Procedimiento Civil.

En toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.

Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta".

Ahora, se advierte que si bien el legislador introdujo una considerable y novedosa modificación a nuestro sistema positivo al reconocer los efectos de los mensajes de datos, somete su valor probatorio a varios requisitos.

En efecto, de una parte, para considerar un mensaje de datos como original, debe garantizarse que se ha conservado la integridad de la información desde el momento en que fue generada; además debe estar en permanente disposición de ser mostrada a quien pueda exigir su presentación. La integridad supone que la información haya permanecido completa e inalterada.

La ley advierte además que la valoración probatoria del mensaje de datos exige considerar la confiabilidad sobre la forma en que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, así como la posibilidad de identificar a su iniciador o cualquier otro factor pertinente.

Sobre este aspecto, al examinar la exequibilidad de la Ley 527, la Corte Constitucional expresó:

"En conclusión, los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.

(...)

Concluyendo, es evidente que la transposición mecánica de una firma autógrafa realizada sobre papel y replicada por el ordenador a un documento informático no es suficiente para garantizar los resultados tradicionalmente asegurados por la firma autógrafa, por lo que se crea la necesidad de que existan establecimientos que certifiquen la validez de esas firmas.

A diferencia de los documentos en papel, los mensajes de datos deben ser certificados técnicamente para que satisfagan los equivalentes funcionales de un documento tradicional o en papel y es allí en donde las entidades de certificación juegan un papel importante.

Las entidades de certificación certifican técnicamente que un mensaje de datos cumple con los elementos esenciales para considerarlo como tal, a saber la confidencialidad, la autenticidad, la integridad y la no repudiación de la información, lo que, en últimas, permite inequívocamente tenerlo como auténtico" (se resalta).²

Por lo anterior, atendiendo los estrictos presupuestos para estimar la eficacia de un mensaje de datos, la misma Ley previo las denominadas entidades certificadoras, soporte principal de dicho esquema normativo, instituciones que tienen como función principal el certificar, obviamente, sobre todas aquellas condiciones a que se ha hecho referencia. En este punto se advierte, como lo manifestó esta Superintendencia, la necesidad de considerar el reglamento de la Ley en cuanto a la forma de acreditar la observancia de tales requisitos, asunto de fundamental importancia para el tema en examen.

3. La solicitud

En relación con la solicitud formulada, es necesario aclarar en primer lugar cuáles serían los documentos contables que se proyecta manejar en medio electrónico, toda vez que las comunicaciones iniciales se referían únicamente a los comprobantes generados por esa entidad, pero el oficio GE-32552 alude en términos generales a todo el proceso contable y de manejo documental.

Ahora, como usted señala, esta Superintendencia mediante comunicación 95045209-2 del 12 de enero de 1996 advertía que a la luz de la reglamentación vigente en ese momento no resultaba viable proceder a eliminar la impresión física de los comprobantes de contabilidad, ya que una autorización en tal sentido "sólo puede provenir de la ley y no de una autoridad administrativa".

Así, entendiendo que la Ley 527 de 1999 y las disposiciones señaladas pueden constituir el mandato que permitiría el manejo contable en forma electrónica, es necesario, atendiendo tales preceptos y los del Decreto 1747 de 2000, que se ilustre detalladamente la forma en la cual se garantizarán la totalidad de los requisitos impuestos por tales normativas para acceder a dicha posibilidad técnica.

Será imperativo, por lo tanto, explicar rigurosamente, entre otros, la forma de generar la información contable, los documentos cuyo empleo físico será sustituido, los funcionarios y áreas que tendrán a cargo dicha tarea, la forma en que acreditará y certificará la integridad de la información, la identidad del remitente (originador), así como la confíabilidad de su origen, conservación, consulta y archivo; en síntesis la atención de todos los requisitos para estimar como válida y jurídicamente eficaz la información por este medio llevada.

Deberá exponerse además el probable cronograma de sustitución de sistemas de información, los planes de contingencia, la participación de agentes externos en el desarrollo técnico propuesto, las características de la plataforma tecnológica empleada y, especialmente, la forma en que se garantizará la adecuada presentación y supervisión de la información a esta Superintendencia.

No sobra mencionar que el carácter e importancia del asunto planteado exige satisfacer a cabalidad los presupuestos jurídicos y técnicos que las normas mencionadas, las demás propias del Banco de la República y las vinculadas a su condición de institución vigilada imponen. La presentación de los elementos deberá por lo tanto sustentar en detalle cada uno de tales elementos, toda vez que con fundamento en los mismos las instancias respectivas de esta Superintendencia determinarán la posibilidad de generar y conservar en forma electrónica la contabilidad de esa Entidad».

1 Gaceta del Congreso No. 44, 24 de abril de 1998, página 26 y ss.

2 Corte Constitucional, sentencia C-662/00 del 8 de junio de 2000, páginas 26 y ss.