Conservación de Documentos

Concepto No. 2001039569-2. Agosto 13 de 2001.

Síntesis: Conservación de archivos y documentos en el sector financiero. Medios técnicos de conservación. Destrucción de documentos. Expedición y autenticación de copias.

[§ 024] «(...) consulta si la sociedad (...), contra quien cursa una demanda laboral instaurada hace más de doce años, puede negarse a entregar las nóminas de los empleados de esa época so pretexto de que no existen.

En primer término, sea del caso mencionar que es obligación de todo comerciante "llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales" (Artículo 19, numeral 3 del Código de Comercio). Al respecto se pronunció la Sección Cuarta del Consejo de Estado en Sentencia del 30 de abril de 1998, Expediente 8790, Magistrado Ponente Daniel Manrique Guzmán, que sobre el particular expresó:

"(...) Sea lo primero precisar que la contabilidad no es otra cosa que el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente económico, de suerte que con él se refleje "la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios" (arts. 48 y ss. del C. Co. y 774 del E.T.). El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone a algunas personas, en especial a los comerciantes. Igualmente determina la ley que la contabilidad ha de llevarse en libros, que si bien en un comienzo la propia ley se encarga de determinarlos con precisión, en la actualidad se le da a los entes económicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer el número y la importancia de los mismos, a condición de que el sistema utilizado tenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situación económica. No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley a veces confunda la obligación de llevar contabilidad con aquella relativa al diligenciamiento de los libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de la confección de los libros (art. 19 del C. Co.)".

Ahora bien, la reglamentación legal sobre la conservación de libros y papeles de comercio se encuentra en el artículo 60¹ del Código de Comercio y acerca de la conservación de archivos y documentos relacionados con el sector financiero la ubicamos en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero que consagra un régimen especial, a cuyo tenor establece:

"Artículo 96. Conservación de archivos y documentos. Los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros² deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito por un período no menor de seis (6) años, desde la fecha del último asiento".

Al respecto, resulta pertinente mencionar lo expresado por esta Entidad, en concepto contenido en el oficio 93022763-2 del 26 de agosto de 1993, en cuanto a la interpretación de esta norma:

"A su turno el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero alude a las constancias de los asientos definitivos y los tiquetes de depósito. Sobre el particular es de advertir que, si bien una interpretación gramatical podría sugerir diferencias con la noción de libros y papeles del comerciante, una interpretación sistemática y teológica conduce a concluir que la expresión "constancia de los asientos definitivos y tiquetes de depósito", es asimilable a "libros y papeles del comerciante", toda vez que carecería de sentido jurídico y práctico la destrucción de los comprobantes de contabilidad y sus soportes y los recibos expedidos por virtud del recibo de depósitos, en un período distinto de los libros de contabilidad y del resto de la correspondencia relacionada con los negocios, dada la inescindibilidad de la relación que, desde el punto de vista contable, existe entre los documentos que representan el hecho económico, los soportes y comprobantes de contabilidad y los asientos que registran el hecho económico en los libros auxiliares y principales.

Así las cosas, se concluye que el conjunto de libros y papeles del comerciante de las entidades de que trata el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero puede destruirse a los seis (6) años, desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, observando eso si la regla del artículo 60 del Código de Comercio, en cuanto hace a la de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado". (se resalta)

En este orden de ideas, y en relación con el objeto de su consulta, cabe precisar que se entiende por nómina "el documento en el cual un empleador relaciona los salarios, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por semana, década, quincena, o mes" ³, a su turno, el artículo 123 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 (Reglamento General de Contabilidad) establece que "teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren".

Así las cosas, se tiene que la nómina es un soporte contable y, por ende, sólo puede destruirse transcurridos seis (6) años desde la fecha de su último asiento, siempre y cuando se cumpla con la condición anotada, es decir, se asegure su reproducción por un medio técnico adecuado. Por lo tanto, para el caso, se considera que si no existen los originales de las nóminas requeridas, sí debe existir su reproducción por un medio idóneo como lo señalan las disposiciones en cita.

En lo que corresponde a los medios técnicos de conservación autorizados son aplicables el artículo 60 del Código de Comercio, el 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y el 134, inciso 2, del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con el artículo 1 del Decreto 2620 de 1993, conforme al cual "todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros".

Ahora bien, para que la reproducción de libros y papeles del comerciante tengan el valor probatorio correspondiente se debe: a) utilizar un medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de aquellos; b) contar, al momento de la reproducción, con la presencia de un funcionario de la cámara de comercio, con el fin de que mediante acta se haga constar la relación de los documentos reproducidos, así como la exactitud de los mismos; c) diligenciar, al momento de la destrucción, un acta en la que se anotan los libros y papeles que se destruyen y el procedimiento utilizado para su reproducción, trámite que puede coincidir con el indicado en el punto precedente; d) para diligenciar el acta de destrucción, acreditar ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles a destruir, lo que será certificado por los "jefes de registro mercantil o quienes hagan sus veces" y que puede asimismo ser un trámite concomitante con los anteriores; y e) en los demás aspectos y en particular en cuanto al procedimiento a utilizarse en la microfilmación misma, se sigue lo dispuesto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954.

Ahora bien, habiéndose conservado los libros y papeles por un medio técnico adecuado y destruidos los mismos con las formalidades vistas, de las copias reproducidas que se conservan pueden obtenerse copias para efectos probatorios, respecto de cuya expedición se aplica el inciso 2º del artículo 60 del Código de Comercio, conforme al cual cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en ese artículo se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

En cuanto a quién expide y auténtica la copia de la copia reproducida que se conserva, se aplica lo dispuesto en el artículo 6º del Decreto 2527 de 1950, en concordancia con los artículos 254 del Código de procedimiento Civil, 320 del Régimen Político y Municipal y 15 de la Ley 57 de 1985 y con el numeral 4, Capítulo Décimo, Título Primero, de la Circular Básica Jurídica. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de certificación de las cámaras de comercio respecto de los actos, libros y documentos sujetos a registro mercantil (artículos 30 y 86, numeral 3, del Código de Comercio), del acceso público al mismo con la facultad de obtener copia de los documentos (artículo 26, inciso 2, ibídem) y de que en caso de pérdida o destrucción de un documento registrado pueda suplirse con el certificado de la cámara de comercio (artículo 44 ibídem).

Bajo este contexto, deben distinguirse las normas aplicables al período de conservación de documentos, a los medios técnicos de conservación autorizados, a la destrucción de documentos, al procedimiento de reproducción en sí mismo y a la expedición y autenticación de copias de las copias reproducidas que se conserven, lo cual resulta pertinente al caso objeto de su consulta».

1 Artículo 60 del Código de Comercio. "Los libros y papeles a que se refiere este capitulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores".

2 "Sociedades de servicios financieros. 1. Clases. Para los efectos del presente estatuto son sociedades de servicios financieros las sociedades fiduciarias, los almacenes generales de depósito y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, las cuales tienen por función la realización de las operaciones previstas en el régimen legal que regula su actividad". (Art. 3º del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero).

3 GUIÑO DAVILA. Emma Lucía y CORAL DELGADO, Lucy del Carmen. Contabilidad 2000. Segunda Edición McGraw-Hill. 1994. Pg.145.