Conservación de archivos. Entidades financieras
Conceptos de la Superintendencia Financiera | |
Concepto 2007013121-002 del 14 de mayo de 2007 «(…) formula diversos interrogantes relacionados con el término máximo de conservación de archivos y documentos que las entidades financieras deben observar, así como el procedimiento de reproducción y destrucción definitiva, atendiendo la modificación prevista en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. 1. Sobre el particular, debemos precisar que el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero consagra un régimen especial para la conservación de archivos y documentos de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia1. En efecto, el artículo 96 del mencionado ordenamiento, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, dispone que los libros y papeles de dichas instituciones "(…) deberán conservarse por un período no menor de cinco (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta". La norma transcrita señala las directrices que las instituciones financieras deben observar para la conservación de sus archivos y documentos, prescribiendo un término perentorio no menor de cinco (5) años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, durante el cual la entidad debe mantener los libros y papeles relacionados con la actividad que desarrolla; transcurrido dicho lapso de tiempo, podrá optar por reproducirlos en un medio técnico adecuado, situación que le permitiría destruirlos o mantenerlos en el documento original2.
2. Respecto de su segundo interrogante relativo a la eliminación o destrucción definitiva, esto es, "(…) la suma, para la conservación en tiempo total de los libros y papeles (...) entre su conservación en papel y posteriormente en medio técnico (...)", conviene resaltar que la norma especial en estudio no contiene previsión que regule tal situación, por consiguiente, resultan aplicables a las entidades financieras las normas vigentes de carácter general que regulan ese aspecto de manera específica, por virtud del principio de remisión establecido en el artículo 2034 del Código de Comercio. Veamos: La Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, consagró en su artículo 28 una previsión referida a la racionalización de la conservación de libros de comercio, prescribiendo que "los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta". Del texto de la norma trascrita se infiere que el legislador consagró un régimen general de libros y papeles de comercio, disponiendo que su conservación deberá prolongarse por un término de diez (10) años a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, independientemente de que el comerciante decida mantener tales documentos en papel o utilizar cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. De la confrontación de la norma en estudio con los artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993, reguladores de aspectos generales relativos a la conservación de documentos del comerciante, se concluye que dichas disposiciones no se pueden conciliar con los preceptos de la citada ley y, en consecuencia, se predica la derogatoria tácita de estos últimos, en aplicación del mandato contenido en el artículo 86 de la prenombrada Ley 962, en concordancia con lo señalado en el artículo 71 del Código Civil. La anterior interpretación guarda correspondencia con las posiciones jurisprudencial y doctrinal que sobre la materia se encuentran consignadas en la Sentencia C-832 de 2006 proferida por la Corte Constitucional3, a través de la cual se adelantó el estudio de inconstitucionalidad de algunas disposiciones de la Ley 962 de 2005, entre éstas el artículo 28. Ahora, en punto de la destrucción definitiva de archivos procede destacar que la reducción a diez (10) años para conservación de documentos del comerciante, guarda conexidad con los nuevos términos de prescripción contemplados en la Ley 791 de 20024aspecto que, como se anotó, resulta aplicable a las instituciones financieras, sin que se pierda de vista, en todo caso, la observancia de las reglas especiales que deben atender dichas entidades en relación con la conservación de libros y papeles referidos a sus negocios, como se expuso anteriormente. 3. En cuanto al período de conservación física de " (...) documentos diferentes a los contables como son historias laborales y la correspondencia administrativa de la entidad (…)", se precisa anotar que en el ordenamiento jurídico que rige las entidades financieras no se consagra norma que regule de manera específica los asuntos señalados. Dicha circunstancia supondría la aplicación de los parámetros antes examinados; sin embargo, en relación con las historias laborales haría imperativa la revisión de las normas que regulen los derechos derivados de estos documentos, en orden a establecer la existencia de términos especiales que deban observarse. Por otro lado, en punto a la correspondencia administrativa debe atenderse el criterio impartido por la jurisprudencia nacional5 en el sentido de que todo lo que es traducible en cifras es objeto de registro contable y, por ende, estaría sujeto en su conservación a los directrices analizadas en forma precedente. 4. De otra parte, en relación con el interrogante consignado en el numeral 6 de su comunicación referido al carácter probatorio de los medios técnicos de conservación de libros y papeles del comerciante, el artículo 5 del Decreto 2527 de 1950 prescribe que "(...) la copia de un documento que haya sido microfilmado tendrá el mismo valor probatorio que la ley otorga al original así copiado, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo con las normas (...)"6. Con la misma orientación, en lo atinente con el reconocimiento jurídico de mensajes de datos, el artículo 5° de la Ley 527 de 1999 dispone que "no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensajes de datos". Por tanto, los libros y papeles del comerciante conservados a través de medios electrónicos en tanto asumen la condición de mensaje de datos, tienen efectos jurídicos, siempre que cumplan con las condiciones señaladas en el artículo 12 de la precitada Ley 527. 5. Finalmente, con referencia a las consideraciones antes expuestas, en relación con su último cuestionamiento, se concluye que el término de conservación de cinco (5) años que debe ser atendido por parte de las instituciones financieras se cuenta a partir de fecha del último asiento, documento o comprobante, de manera independiente de cualquier fenómeno jurídico o proceso de organización empresarial adelantado por tales entidades. (…).» | |
1 Es pertinente anotar que las normas de carácter especial que regulan la actividad de las entidades sujetas a la vigilancia de la entonces Superintedencia Bancaria de Colombia, no resultan aplicables a las entidades vigiladas por la antigua Superintendencia de Valores por el hecho de la fusión que operó con ocasión de la expedición del Decreto 4327 de 2005, éstas ultimas se rigen por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, como lo expuso este Organismo en pronunciamiento emitido mediante oficio 2006041569 del 27 de septiembre de 2006. 3 Magistrado Ponente Doctor Jaime Córdoba Triviño. 4 Mediante la cual se reduce a diez (10) años el término de todas las prescripciones establecidas en el Código Civil, tales como la extraordinaria adquisitiva de dominio, la extintiva, la de petición de herencia, la de saneamiento de nulidades absolutas. 5 Sentencia del Consejo de Estado, Sección Cuarta, magistrado ponente Dr. Daniel Manrique Guzmán, del 9 de octubre de 1998, expediente 9069. 6 El artículo 1 del Decreto 2620 de 1993, señala que puede utilizarse "(…)cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros". | |
Última modificación 17/12/2012