Circular externa 011 de 2002/12/23
REPUBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO
DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
SUPERINTENDENCIA
DE VALORES
CIRCULAR
EXTERNA No. 011 DE 2002
(23
de diciembre)
Señores
Representantes legales, revisores fiscales y contadores
de las entidades sometidas al control y vigilancia de la superintendencia
de Valores.
Asunto:
Envío de información financiera por Internet.
Con
el propósito de hacer más eficiente el envío de información a la superintendencia
de Valores, las entidades destinatarias de la presente circular podrán remitir
su información financiera a través del sitio web de la Superintendencia, de
acuerdo con las siguientes instrucciones:
1.
Información a reportar.
A través
de Internet se transmitirá la misma información que hasta la fecha se ha enviado
por módem y que se resume en el siguiente cuadro:
Tipo de entidad |
Periodicidad
|
Información
|
Sociedades
comisionistas de bolsa de valores |
Diaria |
Saldos
de la cuenta 12 – Inversiones y derivados |
Intermediarios
no vigilados: personas naturales y jurídicas |
Mensual |
Cuentas
PUC y anexo |
Sociedades
comisionistas de bolsa de valores, Sociedades calificadoras de valores,
Sociedades comisionistas independientes de valores, Sociedades administradoras
de depósitos centralizados de valores, Sociedades administradoras de
inversión, Bolsas de valores, Fondos mutuos de inversión vigilados,
Sociedades titularizadoras. |
Mensual |
Cuentas
PUC y sus respectivos anexos |
Emisores
de Valores |
Trimestral |
Cuentas
PUC, anexos y notas a los estados financieros |
Fondos
mutuos de inversión controlados |
Anual |
Cuentas
PUC y sus respectivos anexos |
Emisores
de Valores obligados a consolidar información financiera |
Cierre de ejercicio |
Anexos
y notas a los informes financieros |
2.
Dirección electrónica.
En
el sitio web de la Superintendencia (www.supervalores.gov.co),
bajo el icono “Trámites ante la Superintendencia”, se encuentra el enlace
a la página “Trámites por Internet” y allí la opción “Envío de Informes Financieros”, la cual se deberá utilizar para
reportar la información relacionada en el numeral anterior.
3.
Usuario y contraseña.
Todas
las entidades se deberán identificar ante el sistema de la Superintendencia
con un código de usuario y una contraseña, los cuales son asignados por la
división de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de la Superintendencia.
Las entidades podrán solicitar un nuevo código de usuario y contraseña para
este trámite o pedir que se habilite uno de los ya asignados.
El
representante legal de la sociedad es el responsable de la administración
y confidencialidad de la contraseña, la cual podrá cambiar todas las veces
que lo requiera utilizando la opción “Cambiar contraseña”.
4.
Procedimiento.
Después
de ingresar al sistema de la superintendencia, con el respectivo código de
usuario y contraseña asignado para éste trámite, se deberá seleccionar el
tipo de informe a reportar, el período al cual pertenece y determinar si el
archivo a transmitir corresponde a informes financieros o a notas sobre los
mismos.
A continuación
se deberá seleccionar el archivo a remitir y proceder a su envío.
El computador de la superintendencia validará la información recibida
y generará un archivo con los resultados de la misma, que contendrá el código
de transmisión, CT, si la validación fue exitosa, o la lista de los errores
encontrados, en caso contrario.
Terminada
la validación el sistema informará al usuario para que proceda a consultar
el archivo de resultado en su computador.
La
información recibida por Internet será publicada en el sitio web de la superintendencia,
dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su recepción, como se viene haciendo
hasta la fecha.
Las
retransmisiones también se podrán hacer por Internet, previa autorización
de la Superintendencia.
Los
demás aspectos técnicos relacionados con el envío de información, tales como
el tipo de archivo, su estructura, las validaciones, los formatos, etc., seguirán
siendo los mismos que se definieron para la transmisión vía módem.
Las
entidades no deberán remitir vía módem, por fax, en forma impresa, o por cualquier
otro medio, la información transmitida por Internet a la Superintendencia.
5.
Firmas digitales de los informes financieros
A partir
del primero de Junio de 2003, las entidades deberán enviar sus informes financieros
por Internet, firmados digitalmente por el representante legal, el revisor
fiscal y el contador, a efectos de certificar que la información transmitida
corresponde a la real situación financiera de la entidad y ha sido tomada
de sus registros contables. La información reportada diariamente podrá ser
firmada solo por el representante legal de la entidad.
Para
los informes que se transmitan hasta el 31 de Mayo de 2003, se deberá remitir
la certificación firmada por el representante legal, el revisor fiscal y el
contador, de la misma forma en que se hace para las transmisiones vía módem.
Los
registros contables de la entidad siempre deberán permanecer a disposición
de la Superintendencia de Valores quien los podrá requerir para comprobar
su consistencia con la información transmitida.
6.
Horarios de transmisión.
Continuarán
vigentes las fechas y las horas establecidas para cada tipo de entidad.
7.
Transmisión.
Las
entidades que lo deseen podrán realizar el envío de sus informes financieros
a través de Internet, a partir del 27 de Enero de 2003, en los términos dispuestos
en la presente circular. Quien no
lo haga por este medio deberá efectuar la transmisión vía módem como ha sido
tradicional. Los informes financieros
transmitidos por Internet, que generen código de transmisión, no podrán ser
enviados vía módem y viceversa.
A partir
del primero de Junio de 2003 la única modalidad valida para el envío de los
informes financieros será por Internet,
a menos que la Superintendencia los requiera en otro medio, en desarrollo
de su plan de contingencia.
8.
Requisitos técnicos.
La
entidad que envíe sus informes financieros por Internet deberá estar conectada
a la red a una velocidad de al menos 56 kbps, para lograr un tiempo de respuesta
adecuado.
La
transferencia de archivos se hace con el protocolo FTP, por lo tanto, ese
servicio deberá estar disponible para el usuario que realiza la transmisión.
9.
Vigencia.
La
presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.
Cordialmente,
Juan
Fernando Lucio López
Superintendente
de Valores (e)
Última modificación 29/10/2012