Circular externa 14 de 1995
Señores
Bolsas de Valores,
Sociedades Comisionistas de Bolsa, Sociedades Comisionistas idependientes
de Valores, Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión, Sociedades
Administradoras de Depósitos Centralizados de Valores, Sociedades
Calificadoras de valores, Emisores de Valores inscritos en el Registro
Nacional de Valores e Intermediarios y Revisores
Fiscales :
Referencia: Mecanismos
de Para la Prevención del Lavado de Activos a través del
Mercado de Valores. Ley 190 de 1995.
Apreciados señores:
Por virtud de lo
previsto en el artículo 39 de la Ley 190 de 1995, o Estatuto Anticorrupción,
las obligaciones contenidas en los artículos 102 a 107 del Estatuto
Orgánico del Sistema Financiero para las instituciones vigiladas
por la Superintendencia Bancaria, se aplicarán a las entidades sometidas
a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia
de Valores.
Así las cosas,
las instituciones sometidas a inspección, vigilancia o control de
esta Superintendencia tienen la obligación de adoptar
las medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que
en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como
instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento
en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades
delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas
o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
Por consiguiente,
esta Superintendencia considera pertinente establecer unos parámetros
para lograr el mejor cumplimiento de las obligaciones que impone el Estatuto
Anticorrupción a las referidas entidades.
Las Bolsas de valores,
sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades comisionistas independientes
de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión,
sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores,
y sociedades calificadoras de valores, están obligadas a incorporar
y observar en el desarrollo diario de su objeto la aplicación de
los siguientes deberes:
1.
Conocimiento de su cliente:
En virtud de este
principio las entidades mencionadas deben conocer adecuadamente la actividad
económica que desarrollan sus clientes, su magnitud, y las características
básicas de las transacciones en las que se involucra corrientemente.
Así mismo
deben establecer la frecuencia, volumen y características de las
transacciones financieras de sus usuarios y que el volumen y movimiento
de fondos de éstos clientes guarda relación con la actividad
económica de los mismos.
2.
Obligación de Reporte de Operación Sospechosa
Las entidades sometidas
a inspección, vigilancia o control de esta Superintendencia deberán
reportar de manera inmediata y suficiente a la Fiscalía General
de la Nación, o a los cuerpos especiales de policía judicial
que ésta designe, cualquier información relevante sobre manejo
de fondos cuya cuantía o características no guarden relación
con la actividad económica de sus clientes; o sobre transacciones
de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas,
o por las características particulares de las mismas, puedan conducir
razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad
para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes
de actividades delictivas.
Solamente la experiencia
y la naturaleza de la entidad vigilada o controlada permite evaluar la
razonabilidad de una sospecha, por lo cual no pueden existir catálogos
exhaustivos sobre operaciones sospechosas, si bien se deberán establecer
unos parámetros como elementos auxiliares en la realización
del control adecuado.
3.
Adopción de Procedimientos.
Con el objeto de
dar cumplimiento a las obligaciones consagradas en el artículo 102
del Estatuto Orgánico del Sector Financiero, dentro de los tres
meses siguientes a la vigencia del Estatuto Anticorrupción que se
vencen el 6 de septiembre de 1.995, las entidades sujetas a inspección,
vigilancia o control de esta Superintendencia deben diseñar y poner
en práctica los procedimientos específicos para el control
exigido, conforme con los parámetros expuestos en el
presente instructivo que se exponen en este documento, y designar funcionarios
responsables de verificar el adecuado cumplimiento de los mismos.
3.1. Sociedades Comisionistas de Valores y Sociedades Administradoras de
Fondos de Inversión
En virtud de lo
anterior, esta Superintendencia ha dispuesto que las sociedades comisionistas
de bolsa, las sociedades comisionistas independientes de valores, y las
sociedades administradoras de fondos de inversión establezcan las
siguientes medidas de control:
3.1.1. Registro de Clientes
En adelante, las
sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades comisionistas independientes
de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión
deberán llevar un Registro de sus clientes, conforme a la siguiente
clasificación:
a. Entidades Financieras,
b. Entidades pertenecientes al Sector Público,
c. Emisores Inscritos en el Registro Nacional de Valores,
c.1. Grandes Contribuyentes
c.2. Otros
d. Personas Jurídicas no inscritas en el Registro Nacional
de Valores e Intermediarios,
e. Personas Naturales,
f. Adherentes a los Fondos de Valores y Fondos de
Inversión.
En el Registro de Clientes se deberá consignar el movimiento
detallado de las operaciones que realice cada cliente, de tal
forma que incluya la clase de operación efectuada, sus
características básicas y que permita establecer promedios
y
sacar estadísticas sobre las mismas.
3.1.2. Apertura de Cuentas
Las sociedades comisionistas de bolsa, comisionistas
independientes de valores, así como las sociedades
administradoras de fondos de inversión, deberán iniciar su
relación con los clientes llenando un formato denominado de
"apertura de cuenta" con los mismos, solicitando la
información y documentación mínima que adelante se
especificará, lo que a su vez les permite desarrollar el
"registro de clientes".
Para la apertura
de cuentas con cualquiera de los distintos tipos de clientes
clasificados en el punto 3.1.1, se deberán diligenciar formatos
que contengan mínimo la siguiente información.
3.1.3. Formato de apertura de cuenta
En dicho formato se deberá incluir, como mínimo, la siguiente
información:
a. Número de la Cuenta,
b. Nombres completos de sus titulares (representantes o apoderados
si se trata de personas jurídicas)
c. Cédula de Ciudadanía o Número de Identificación
Tributaria - NIT si se trata de personas jurídicas.
d. Profesión, oficio u ocupación o actividad,
e. Domicilio, Dirección y teléfono residencia.
Tratándose de personas jurídicas estos datos se deben
obtener del respectivo representante legal o apoderado,
f. Domicilio, Dirección y teléfono
oficina,
g. Nacionalidad,
h. Información financiera: A los clientes clasificados
en los literales c2, d, y e, del punto 3.1.1. de esta Circular, se debe
solicitar el Ingreso mensual, según rangos que se establezcan,
conforme a la naturaleza de los mismos.
A los clientes clasificados
en el literal f del punto 3.1.1., se les deberá solicitar la mencionada
información, si el aporte que realicen al fondo de valores o al
fondo de inversión es igual o superior a cuatrocientos veinte
(420) salarios mínimos mensuales,
i. Número de las cuentas corrientes bancarias y las
entidades respectivas.
3.1.4. Documentación adicional.
Adicionalmente,
al momento de la apertura de la cuenta, se solicitará la siguiente
documentación o información.
a. Copia de la cédula de ciudadanía o extranjería
en el caso de personas naturales nacionales o extranjeras residentes, según
se trate.
b. Exhibición de pasaporte, en caso de personas naturales
extranjeras no residentes, del cual deberá tomarse la información
general allí incluida.
c. Presentación del Número de Identificación
Tributaria (NIT) y Certificado de Existencia y Representación de
reciente expedición, en el caso de las personas jurídicas
nacionales, y de documento análogo, debidamente autenticado en el
consulado respectivo para personas jurídicas extranjeras.
Para el representante
legal o apoderado, tanto de personas naturales o jurídicas, nacionales
o extranjeras, se aplicará lo previsto en los literales a y b, para
las personas naturales. En todo caso, se podrá solicitar que
se acredite debidamente la representación legal. A los incapaces
se le solicitará la tarjeta de identidad si se trata de menores
de edad y la cédula de ciudadanía del representante
o apoderado.
Quedarán
exceptuados de la obligación de anexar la información
adicional aquellos clientes que se ubiquen dentro de los siguientes:
a. Entidades sometidas a inspección y vigilancia de
las
Superintendencias Bancaria y de Valores;
b. Entidades pertenecientes al sector público;
c. Inversionistas en fondos de valores y fondos de
inversión cuyos aportes sean inferiores a la suma de
cuatrocientos veinte (420) salarios mínimos mensuales,
d. Emisores de Valores inscritos en el Registro Nacional de
Valores e Intermediarios calificados como grandes
contribuyentes.
3.1.5. Excepciones bajo responsabilidad expresa
En casos excepcionales, por virtud del conocimiento y
experiencia que se tenga con algunos clientes, y bajo la
responsabilidad expresa del Presidente o Gerente de la entidad
o quien haga sus veces, quien deberá suscribir el formato de
apertura de cuenta respectivo, podrá eximirse a algunos
clientes del cumplimiento de algunos de los requisitos
mencionados en los numerales 3.1.3. y 3.1.4 anteriores.
En todo caso, el Presidente o Gerente de la entidad, o quien
haga sus veces, que asuma la responsabilidad referida deberá
demostrar la debida diligencia en el cumplimiento de las
obligaciones que le impone el Estatuto Orgánico del Sector
Financiero.
3.1.6. Cumplimiento
Los mecanismos de control arriba enunciados y las medidas de
auditoría que se adopten para el cumplimiento de lo mismos,
deben informarse a la Superintendencia de Valores a más
tardar el 4 de septiembre de 1995.
El Registro de Clientes, mediante el diligenciamiento de formato
de información y el anexo de la documentación exigida en
los
puntos 3.1.3. y 3.1.4 de esta circular, deberá implementarse de
inmediato, para aquellos clientes nuevos u ocasionales.
Tratándose de clientes con los cuales ya se tenga establecida
una relación comercial se contará con un término de
cuatro (4)
meses para efectos de actualizar la información y
documentación referida, de manera que al cabo de ese lapso
el Registro de Clientes esté al día.
El Registro de clientes deberá actualizarse anualmente.
4. Reporte de Operación Sospechosa
Con el objeto de cumplir con el mandato previsto en el artículo
102,
literal d) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero enunciado
arriba en el numeral 2. de este instructivo, y en virtud de la facultad
consagrada en el numeral 4. del artículo 102 citado, las Bolsas
de
Valores del país deberán adoptar conjuntamente unos parámetros
para que los mecanismos de control y auditoría versen exclusivamente
sobre aquellas transacciones, operaciones o saldos cuyas cuantías
sean superiores a unas sumas o porcentajes determinados,
considerados como razonables y suficientes por parte de esta
Superintendencia.
Para tal efecto, las bolsas conjuntamente deberán presentar los
parámetros definidos ante la Superintendencia a más tardar
el próximo
25 de agosto.
Ahora bien, es importante aclarar que las transacciones que queden
cobijadas por los parámetros que aquí se establezcan no implica
que
éstas deban ser reportadas de manera inmediata a la Fiscalía
General
de la Nación.
Precisamente lo que se persigue con el establecimiento de los mismos
es fijar unas condiciones claras sobre las cuáles se entraría
a realizar
el análisis descrito cuando se trata de reportar una operación
sospechosa. En otras palabras, las operaciones que queden
cobijadas por estos parámetros entrarán a ser evaluadas por
las
sociedades intermediarias, con base en su experiencia en el desarrollo
de este tipo de actividades, así como en los antecedentes e
información que tengan con relación a ese cliente.
Esta evaluación
servirá para determinar si la cuantía o características
de la operación
no guardan relación con la actividad económica del mismo
por razón
de su número, cantidad o características, o con el tipo de
operación
de que se trate, y por tanto, puedan llevar razonablemente a
sospechar que se está usando a la entidad para transferir, manejar
o
invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.
5. Control de Transacciones en Efectivo.
Con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo
103
del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las sociedades
comisionistas de bolsa, comisionistas independientes de valores, y las
sociedades administradoras de fondos de inversión, deberán
dejar
constancia, en formulario especialmente diseñado al efecto,
de la
información relativa a las transacciones en efectivo que realicen
(recibo de dinero en efectivo para desarrollar su encargo o para
participar en los portafolios colectivos de inversión), cuyo valor
sea
superior a la suma de $7,500,000.oo.
Estos formularios deberán contener, por lo menos, la siguiente
información:
a. Identidad, firma y dirección de la persona que
físicamente ordena o realice la transacción.
b. Identidad y dirección de la persona en nombre de
la cual
se ordena o realice la transacción.
c. Identidad del beneficiario o destinatario de la transacción
si la hubiere.
d. Identidad de la cuenta afectada por la transacción,
si
existe.
e. Tipo de transacción de que se trate (contrato de
comisión, adhesión a portafolios colectivos de inversión,
pago de otras operaciones autorizadas)
f. Fecha, lugar, hora y monto de la transacción.
Los destinatarios de esta circular deberán adoptar las medidas
que resulten apropiadas para la determinación de la existencia
de transacciones múltiples que deben ser consideradas como
una sola transacción, conforme a lo previsto en el artículo
6to
del Decreto 1872 de 1.992.
Para el efecto, se tomará el conjunto de operaciones que se
lleven a cabo en una misma oficina o en varias oficinas, en un
mismo día y sean susceptibles de acumularse con base en la
aplicación de los medio técnicos y operativos disponibles
para
el normal desarrollo de las actividades de las instituciones, de
modo que resulte factible para un funcionario de la entidad
establecer que mediante la suma de valores correspondientes
a cada una de las transacciones realizadas por o en beneficio
de determinada persona, se va a superar el límite señalado
y
que, por tanto, debe proceder a diligenciar el correspondiente
formulario.
Las sociedades anteriormente mencionadas deben informar, a
la Delegatura para la Promoción y Seguimiento del Mercado
dentro de los 20 primeros días calendario de los meses de
abril, julio, octubre y diciembre el número de transacciones en
efectivo realizadas, sus montos y el lugar donde se reciben los
dineros.
6. Procedimientos de Control por parte de los Emisores de Valores
Teniendo en cuenta el papel que juegan los emisores de valores en
el mercado público de valores, en la medida en que están
captando
recursos provenientes del ahorro e inversión del público,
y que por lo
tanto, en desarrollo de esa actividad pueden ser utilizados como
instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o
aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes
provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de
legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos
vinculados con las mismas, las sociedades emisoras de valores
inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios deberán
adoptar los siguientes controles:
6.1 Las sociedades emisoras de valores inscritas en el Registro
Nacional de Valores e Intermediarios, que no tengan el
carácter de entidades financieras vigiladas por la
Superintendencia Bancaria y que coloquen directamente sus
valores, es decir, sin utilizar un intermediario para el efecto,
deberá solicitar a todo comprador los siguientes datos:
a. Nombre completo o razón social,
b. Documento de identidad o NIT,
c. Actividad económica,
d. Dirección permanente,
e. Teléfono,
f. En el caso de personas jurídicas, certificado reciente
de
existencia y representación legal, en el que consten los
nombres del representante legal, los miembros de la
junta directiva u órgano equivalente y el revisor fiscal,
en el caso de las sociedades obligadas a tenerlo.
6.2. Los emisores de valores deberán mantener actualizada la
información a que hace referencia el numeral anterior.
6.3. Igualmente, deberán dar cumplimiento a la obligación
de
reporte de operación sospechosa, para lo cual evaluarán
previamente la información solicitada en virtud de los numerales
anteriores, con el objeto de determinar si el volumen y
transacciones efectuadas por el suscriptor de los valores
guarda relación con la actividad económica del mismo.
Las entidades en la situación anterior, deberán dar
cumplimiento a las obligaciones consagradas en el numeral 5
sobre reporte de transacciones en efectivo, cuando la
transacción se realice por este medio.
6.4. Sin perjuicio
de lo anterior, las sociedades emisoras de valores inscritas en el Registro
Nacional de Valores e Intermediarios, en el desarrollo ordinario de sus
negocios deberán tener en
cuenta el deber
"Conocimiento del Cliente", y estarán sometidos a la obligación
de reporte de operación sospechosa, descritos en los numerales 1
y 2 de este instructivo. Así las cosas, a manera de ejemplo,
en las relaciones con sus proveedores o clientes deberán conocer
adecuadamente la actividad económica que ellos desarrollan, su magnitud,
las carácterísticas básicas de los negocios que con
ellos realicen, con el objeto de evaluar si guardan relación con
la actividad económica de los mismos.
7.
Conservación de Documentos
Los documentos que
sirvan de soporte para efectos de los controles que corresponde adoptar
a los destinatarios del presente instructivo, deberán mantenerse
a disposición de la Superintendencia de Valores y de la Fiscalía
General de la Nación, y conservarse de acuerdo con las normas
que rigen la guarda y conservación de documentos.
8.
Acceso a la información producida en virtud de los controles adoptados
Sin perjuicio de
la obligación de reportar en forma inmediata y suficiente a la Fiscalía
General de la Nación o a los Cuerpos Especiales de Policía
Judicial que ésta designe, la información sobre operaciones
sospechosas a que se refiere la letra d. del numeral 2. del artículo
102 del Estatuto Orgánico del Sector Financiero, las entidades mencionadas
sólo estarán obligadas a suministrar información obtenida
en desarrollo de los mecanismos de control establecidos cuando así
lo soliciten los Directores Regionales o Seccionales de la Fiscalía
General de la Nación, quienes podrán ordenarlo durante las
indagaciones previas o en la etapa de instrucción, directamente
o por
conducto de
Última modificación 08/04/2013