Observaciones y comentarios proyecto: 13-2004-O
PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 20 de Octubre de 2004
Autor: MARIA DEL PILAR JACOME
Bogotá D.C.
Doctor
JUAN FERNANDO LUCIO LOPEZ
Superintendente Delegado para intermediarios y mercados
SUPERINTENDENCIA DE VALORES
Ciudad
Ref Proyecto 013-2004-0
Respetado doctor Lucio
Comedidamente nos permitimos hacer los siguientes comentarios al proyecto de circular en la referencia, relacionado con instrucciones en materia de prevención y control al lavado de activos.
Sobre el particular, deseamos hacer algunos comentarios a manera general y otros ya específicamente sobre la norma propuesta :
COMENTARIO GENERAL
Como observaciones generales al proyecto presentado, muy amablemente proponemos considerar por parte de esa Delegatura los siguientes aspectos:
Tener en cuenta los principios y lineamientos establecidos por la Superintendencia Bancaria sobre el mismo tema, Capítulo Undécimo de la Circular Única Jurídica de la Superintendencia Bancaria: Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos, en el sentido que se busque homologar el cumplimiento de normas entre las entidades vigiladas por parte de las superintendencias, procurando de esta forma evitar arbitrajes regulatorios que coloque a unas entidades con obligaciones distintas o más exigentes que otros, o en situaciones eventuales de "inequidad", si así pudiéramos llamarlo, creemos que entre mas homogénea sea la regulación para el total del mercado mayor seguridad jurídica habrá para los inversionistas
Acompasar la norma que se busca expedir con la orientación que hoy por hoy ha venido tomando la regulación internacional en esta materia, tal como se señala en los considerandos de este proyecto, específicamente con el concepto de causales objetivas contenidas en regulaciones como son Ley Patriótica de los Estados Unidos de 2001; las 40 Recomendaciones del GAFI, el Comité de Regulación y Sanas Prácticas Bancarias (Comité de Basilea) y las regulaciones de la OFAC (Office of Foreign Assets Control), su alcance global entre otras. No se puede ignorar que Colombia se mueve en un mercado globalizado, amén de los tratados que se discuten y que están al orden del día. Debe darse herramientas a los agentes del mercado para que puedan exigir el cumplimiento de determinados compromisos y a su turno se les exija.
Definir una posición frente a las listas públicas y su manejo por parte de los intermediarios de los agentes del mercado lista OFAC, la lista de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, las listas que se pudieran confeccionar a partir de condenas por lavado de activos o enriquecimiento ilícito, las listas de personas bajo medida de extinción de dominio y en general las listas de narcotraficantes y terroristas de gobiernos extranjeros y organismos multulaterales (ONU, OEA).
Unificar la regulación sobre prevención y control al lavado de activos en un solo cuerpo para los agentes del mercado, algunos tienen doble calidad.
Considerar la posibilidad de establecer una regulación particular en la circular que se busca expedir, que atienda las funciones particulares que cumplen el Banco de la República, la Bolsa de Valores de Colombia, las bolsas agropecuarias, las cámaras de compensación y los depósitos centralizados de valores; como quiera que si bien estas no se deben exonerar del cumplimiento de mecanismos de protección y control sobre el lavado de activos, su valor agregado en la cadena de protección y control no puede darse en los mismos términos de aquellos que tienen contacto directo con los beneficiarios de los valores o intermedian en el mismo.
En efecto, estas instituciones son básicamente mecanismos automatizados de registro, sistemas de liquidación y compensación, transaccionales conformados por los sistemas centralizados de operaciones y los sistemas centralizados de información para transacciones todo a bajo un esquema masiva, donde su relación es única y exclusivamente con entidades vigiladas por las Superintendencias Bancaria o de Valores cuyo objeto social es precisamente la intermediación a través de estos sistemas; siendo entonces, éstos los clientes de la Bolsa de Valores de Colombia, de los Depósitos Centralizados de Valores, de las bolsas agropecuarias o del Banco de la República. Por ello, los criterios tradicionales para calificar una operación como inusual o sospechosa en los términos descritos en los artículos 102 y 103 del E.O.S.F frente a un usuario o a un cliente, prácticamente son estériles tratándose de la operación realizada en desarrollo del objeto social por estas instituciones,. En efecto, ¿cómo calificar actividades como sospechosas o inusuales sobre parámetros como volumen, frecuencia, actividad económica, estados financieros entre otros, de los intermediarios del mercado que son entidades con esta vocación natural de intermediación por cuenta de terceros o en posición propia?. Menos aun podríamos hablar de los clientes de los intermediarios sobre los cuales no se tiene ningun contacto y sobre los que simplemente se cumple con ordenes de registro o de traslado. .
Consideramos que, sin exonerar nuestras entidades de la labor en la prevención y control al lavado de activos en el tema administrativo con empleados y proveedores, su función en el desarrollo de su operación debe ser la de dar soporte al mercado y colaborar en el blindaje de la cadena de valor a través de información que pueda ser de utilidad al total del mercado, pero en particular a la entidad vigilada que administra una determinada cuenta o realiza una determinada operación y donde se detecten situaciones que puedan colocar en peligro a la entidad mandataria y por ende al mercado. Para ello se informaría de eventos que fueran de público conocimiento a sus clientes, protegiendo dentro del alcance de sus funciones y actividades, la confianza del inversionista.
Extender la circular de prevención y control al lavado de activos a las relaciones contractuales distintas a las generadas en la operación del negocio tales como las laborales y con proveedores
Independizar el Código de Conducta de las políticas generales, el manual y los procedimientos y procesos relacionados con la prevención y control al lavado de activos. Si bien creemos que es importante y útil en toda entidad, creemos que maneja temas distintos y complementarios. No puede llegar a entenderse como si se tratara del mismo asunto, pues el conflicto de interés, los principios éticos entre otros, si bien pueden conllevar a faltas disciplinarias y hasta penales, el tema de lavado de activos es distinto, ponemos de ejemplo la letra c) del numeral 2.2.3 donde prácticamente los dos temas se tratan como si se tratara de un solo asunto.
CONSIDERACIONES PARTICULARES
En particular, deseamos hacer las siguientes observaciones a la circular:
Punto 1.1.Alcances.
La circular sobre prevención y control al lavado de activos que pretende ser emitida cobija a los emisores de valores sometidos al exclusiva inspección y control de la Superintendencia y a los emisores que no estando bajo el control exclusivo de la Superintendencia de Valores, estén sometidos a la vigilancia de otra entidad que no hubiera expedido regulación al respecto.
Sobre el particular, consideramos que el alcance de la norma debería ser explícito en señalar que:
Cobija a emisores de deuda pública y privada, con emisiones de inscripción automática o no.
Cobija a la DIAN como emisor de TIDIS y al Ministerio de Hacienda como emisor de Bonos Pensi
Cobija a entidades con control exclusivo o concurrente con la Superintendencia de Valores, en aquellos aspectos que no esté regulado o tenga un menor exigencia, esto es que no haya exoneración de su aplicación, pues puede ocurrir un arbitraje legal en cuanto a la aplicación de las normas, generando eventualmente confusión en el mercado. En el caso de emisores vemos que lo que vela es por la confianza de los inversionistas en el mercado y una regulación menos exigente puede permitir vacíos que afecten de alguna forma este intangible.
Numeral 2.1. letra e): Consideramos importante que la Superintendencia de Valores regule la posibilidad de levantar la reserva no solo por parte de las autoridades sino cuando ella sea requerida por entidades públicas o privadas, emisores o intermediarios en el cumplimiento de compromisos nacionales e internacionales, donde las exigencias de información tiene mayor alcance que el que en la actualidad se maneja para algunos casos en Colombia, exigiéndose en todo caso la confidencialidad de la información por parte del destinatario y el control sobre la destinación de la misma.
Esta solicitud se hace en razón de que las normas internacionales como la USA Patriot Act y las normas de la Comunidad Económica Europea tienen niveles de exigencia superiores a los que actualmente posee Colombia, sin olvidar que nos encontramos ad portas de la firma del Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos amén de las relaciones internacionales que ya muchas empresas colombianas tienen actualmente, en particular cuentas bancarias a través de corresponsalías
Tal como señalamos antes, creemos que la limitación establecida en la letra f) del numeral 2.1. que habla de la observancia por parte del personal que interviene en la autorización, ejecución y revisión de operaciones debe extenderse a otras actividades conexas de la entidad tales como las relacionadas con vinculación de personal o de proveedores.
Numeral 2.2.1.1 Funciones de la junta Directiva u órgano que haga sus veces
En la letra d), h) y e ji) en la medida en que la política y el manual estén aprobados por la Junta Directiva, consideramos que los mecanismos que conforman el SIPLA corresponden a un desarrollo de los mismos. Por tal razón, creemos que estos aspectos operativos deberán ser administrados por la gerencia (la administración) a partir de los lineamientos que la Junta apruebe.
Numeral 2.2.1.3 en relación con la posesión del oficial de cumplimiento y del deber de remitir información a la UIAF en los casos que se trate de entidades de no vigiladas. Debemos mencionar, que no vemos claro por qué para unos casos donde existe un verdadero control y vigilancia se exige la posesión y en otros casos donde puede incluso no haber regulación sobre el particular basta con una remisión de información. Creemos que esta es una responsabilidad de la alta gerencia y en ese sentido sería la Junta Directiva quien asumiría esta responsabilidad junto con la Gerencia o la Presidencia de la entidad.
Numeral 2.2.1.3. Letra K numeral i) El programa anual para el desarrollo del SIPLA: Consideramos que este programa anual no puede ser independiente o distinto al presupuesto anual global que debe preparar la Gerencia dentro del plan de negocio del giro ordinario del negocio que a su vez es sometido a aprobación de la Junta Directiva.
Numeral 2.2.1.3. Numerales iii y ivIV informes periódicos y semestrales: Creemos que el oficial de cumplimiento debe pasar un informe mensual, tal como se preveía en la circular vigente, que al parecer quedará derogada. En el proyecto no se fija una periodicidad concreta sobre el estado de su función. El informe semestral al que se hace referencia con las mismas características no es necesariamente útil. Consideramos que dentro de una conducta de autoregulación debe darse libertad a la entidad para que ella asuma el control de esta función y la responsabilidad de este deber legal.
Numeral 2.2.1.6 Consideramos que el reporte de la Revisoría fiscal debe ser anual incluido en el dictamen de revisoria fiscal, salvo que detecte situaciones extraordinarias que deban ser reportadas a la Asamblea o a la Junta Directiva.
Numeral 2.2.2 parágrafo 2. No vemos práctico que cualquier modificación al los mecanismos adoptados en el Manual para la Prevención del Lavado de Activos, deba ser informada a la Superintendencia de Valores, como quiera que necesariamente deberá haber un pronunciamiento de conformidad o no del mismo, creemos que la entidad tal como se señala en otro aparte, mantenga a disposición de la entidad la información.
Numeral 2.2.4 incluir dentro del concepto de cliente a los empleados y proveedores de la entidad, además de los vinculados en desarrollo de la labor propia del objeto social. En este mismo sentido si se va a describir información que debe ser tenida en cuenta para el conocimiento del cliente debe señalarse la que deberá ser tenida en cuenta para empleados. Los requisitos exigidos allí deberían ser calificados como mínimos.
Numeral 2.2.4.5 Conocimiento del cliente de entidades que pertenezcan al mismo grupo: Consideramos que estos eventos deben ser asumidos por las entidades que así lo consideren, bajo criterios de responsabilidad que respondan a los parámetros establecidos por la Superintendencia de Valores. Los lineamientos señalados en los aspectos a tener en cuenta en el proyecto de la Superintendencia permiten diluir la responsabilidad de las entidades en esta labor, por ello creemos que lo pertinente sería dejar que las entidades regulen y establezcan los controles que consideren pertinentes cuando se trabaje bajo estos esquemas y que la Superintendencia haga lo propio en la supervisión del cumplimiento.
Numeral 2.2.4.7., 4.1 y 4.2 Relación con usuarios. En este aspecto reiteramos que para entidades como la Bolsa de Valores de Colombia, las bolsas agropecuarias, los depósitos Centralizados de Valores y en lo que toca al Banco de la República dada la actividad "masiva" que desarrollan es absolutamente complejo analizar el volumen, características perfiles de clientes. No es viable hacer un análisis razonable si no se tiene información completa de una persona natural o jurídica. Consideramos que estas entidades deberían ser entidades de soporte al mercado a partir del cruce de bases de datos de público conocimiento, que aporte un blindaje a la confianza del inversionista en los sistemas. Dicho en otras palabras, a estas entidades debe dárseles una función dentro del alcance de su objeto social, no tratar de que se ocupen de establecer perfiles de mercado o monitoreos que seguramente no aportarán mayor información o simplemente se las dejará expuestas desde la vigencia de la presente norma a su incumplimiento.
2.2.5 Operaciones inusuales y sospechosas: Consideramos que debe cubrir el concepto de proveedores de servicios y empleados. Igualmente para entidades como la Bolsa de Valores de Colombia, las bolsas agropecauria, las camaras de compensación y los depósitos centralizados de valores, el concepto de inusual o sospechosa reviste un carácter especial.
Damos un ejemplo eson las entidades vigiladas por las Superintendencias de Valores o Bancaria
En el caso de la operación del Depósito respecto de los Depositantes Directos o Depositantes Indirectos, proponemos se considerar una operación como inusualuna operación cuando las personas que operan están reportadas en las listas de personas como investigadas por las autoridades colombianas, tales como Fiscalía General de la Nación, DIJIN, SIJIN, DAS, Policía Nacional, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación y otros entes de investigación. Aquí es claro que las entidades que venimos describiendo como la nuestra, recibe a diario infinidad de comunicaciones en este sentido, que usada en una forma confidencial esto es sin informar la fuente y el carácter de la investigación pueden dar al depositante directo un elemento mas de juicio que lo llevara a un razonamiento sobre la calificación de su cliente o de la operación que realiza
Respecto de los proveedores o empleados se puede calificar una actividad como inusual cuando haya un cambio sustancial en sus indicadores o información que se posea, caso en el cual la entidad entraría a investigar.
Una operación será sospechosa cuando cualquiera que los depositantes directos o indirectos estén reportados en listas de público conocimiento y que deben ser tenidas en cuenta por un profesional diligente en su labor como son
Las listas de la OFAC o de personas condenadas por las autoridades colombianas por el delito de Lavado de Activos o actividades delictivas conexas de los cuales el Deposito tenga conocimiento.
Estar reportado en la lista de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.
En el caso de proveedores o empleados
Este reportado en las listas de la OFAC.
Este reportado en las listas de personas condenadas por las autoridades colombianas por el delito de Lavado de Activos o actividades delictivas conexas de los cuales el Deposito tenga conocimiento.
Estar reportado en la lista de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.
No justificar razonablemente una operación inusual y que a juicio del oficial de cumplimiento en estudio realizado genere una sospecha fundada.
Para realizar el proceso de análisis de la información y con ello establecer si los datos presentan alguna característica de inusualidad que pueda conducir razonablemente a establecer si una operación es simplemente inusual o es sospechosa, se ha determinado que existen dos fuentes de información que deben ser cruzadas, a saber:
Información administrada por DECEVAL.
Listas de seguimiento.
Numeral 2.2.7.3 Letra c) Control y registro de transacciones, Registro SIPLA: Debemos señalar que a la fecha la UIAF posee un software con el que trabaja el mercado denominado ROS VGEM versión 2 para operaciones sospechosas. En consecuencia consideramos de importancia consultar con esta unidad cómo sería el reporte, pues la propuesta de la Superintendencia tiene una manera de realizar el reporte distinto al que las entidades vienen usando.
Numeral 2.2.7.3.Letra d) reporte mensual de ausencia de operaciones sospechosas: Consideramos que si las entidades no remiten reportes de operaciones sospechosas es simplemente porque no se dieron. Este reporte es presentado mensualmente a la Junta Directiva. Creemos que esta responsabilidad la puede asumir la entidad sin necesidad de incrementar el trámite de documentos. La Superintendencia podrá en todo caso inspeccionar las condiciones en que se ha implementado la labor en cualquier momento, cuando quiera que haya una irregularidad.
La sección 3 conservación, acceso y reserva
Sobre este punto reiteramos lo dicho en otros puntos, consideramos que existe regulación suficiente sobre conservación y manejo de documentos en la legislación colombiana y particularmente en el Código de Comercio, creemos que con una breve mención sobre el particular sería suficiente.
Sección 4
4.2. Envio del manual para la Prevención del lavado de activos: No es claro si el manual se debe enviar o se debe elaborar. Existe imprecisión entre el título y su contenido. Independientemente de ello, consideramos que el Manual de Prevención y control al lavado, debe ser:
Elaborado a partir de las normas que regulan el tema, unas pautas mínimas señaladas por la Superintendencia, una política general aprobada por la Junta Directiva y un procedimiento para su implementación y su cumplimiento. Este manual debe ser colocado a disposición de la Superintendencia de Valores. No creemos que deba ser remitido para aprobación de la Superintendencia como quiera que es responsabilidad de la alta gerencia su cumplimiento y su seguimiento por parte de la Junta Directiva.
Con las anteriores precisiones esperamos haber podido colaborar con la expedición de la norma
Cordialmente
MARIA DEL PILAR JACOME
Vicepresidente Jurídico
DECEVAL S.A.
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 12 de Octubre de 2004
Autor: ANGELICA GOMEZ ESCALANTE
Bogotá D.C., septiembre 29 de 2004
Doctor
JUAN FERNANDO LUCIO LÓPEZ
Superintendente Delegado para
Intermediarios y Mercados
Avenida el Dorado No. 68B-85 Piso 2
Ciudad
400-001 Bolsa Nacional Agropecuaria S.A.
332 Remisión Información
01
Respetado Doctor Lucio:
Con relación al proyecto de circular 013-2004-O, por el cual se imparten instrucciones en materia de prevención y control de lavado de activos, tenemos las siguientes observaciones:
1. Incluir una definición de Cliente, para efectos de la resolución de SIPLA, usuario, y proveedor, teniendo en cuenta que el alcance de la resolución debe incluir dichos conceptos.
2. En el anterior sentido, enmarcar los presupuestos de la resolución, con miras a que la entidad vigilada, no solamente este obligada a conocer quien es su cliente, sino quien puede ser usuario y proveedor, al cual se le debe practicar el SIPLA.
3. Incluir el conocimiento de los accionistas, es decir de los que adquieren acciones en el mercado secundario por fuera de bolsa. Es decir, cuando una persona natural o jurídica por cuenta de cualquier negocio jurídico por fuera de bolsa adquiere un porcentaje de acciones de una entidad vigilada. En dicho caso, consideramos prudente incluir parámetros de conocimiento de quien es el accionista, el negocio jurídico por el que adquiere las acciones y el origen de los recursos con los cuales las adquirió, así como una revisión genérica de la persona, sea natural o jurídica.
4. En la relación con los de funcionarios de cada entidad, seria necesario incluir que corresponde a quien hace las veces de middle office verificar las informaciones suministradas por el frond office, frente a cada uno de los clientes que vinculen.
5. Así mismo, es pertinente que dentro de los informes de fin de ejercicio que se remitan a la Superintendencia de Valores, se incluya un informe anual del cumplimiento de los mecanismos de prevención y control de lavado de activos, así como todas aquellas actividades que se implementaron al interior de cada entidad en el periodo que se esta terminando.
6. Sería necesario determinar las diferencias, en materia de miembros comisionistas de bolsa, cuando los mismos realizan operaciones a través de contratos de comisión o mediante contratos de corretaje, teniendo en cuenta las características de cada uno.
7. Se hace mención a las transacciones individuales en cuantías inferiores a las señaladas en el articulo anterior que se realicen en una o varias oficinas (cursiva fuera de texto), consideramos que no aplica para entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores la realización en una o varias oficinas, mas aplicable a las entidades financieras.
8. Reportes:
Dejar aclarado que los reportes hacia entes externos siempre debe canalizarlos el oficial de cumplimiento de cada entidad.
? Dejar aclarado que el reporte interno de operación sospechosa debe dirigirse al funcionario de cumplimiento para que éste lo canalice, y determine con base en los documentos aportados si debe reportarlo a la UIAF o no.
9. Incluir al organismo de compensación y liquidación de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales.
10. Cuando se menciona al operador u operadores, consideramos que la mención adecuada es comisionista para que quede claro a quien se dirige la normatividad.
11. Aclarar para los miembros de las bolsas de productos agropecuarios y agroindustriales, si cuando realizan operaciones a través de contratos de corretaje y posteriormente registra en la BNA, debe cumplir con el SIPLA.
Esperamos que las anteriores sugerencias sean de recibo por parte de esa Entidad.
Cordial saludo,
ANGELICA GOMEZ ESCALANTE
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO BNA Y CCBNA
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 04 de Octubre de 2004
Bogotá D.C, septiembre 30 de 2004
Doctor
Juan Fernando Lucio
Superintendente Delegado para
Intermediarios y Mercados
Superintendencia de Valores
Ciudad
Apreciado doctor Lucio:
Hacemos referencia al proyecto de resolución No. 013-2004-0, mediante el cual se establecen normas para la prevención y control de lavado de activos aplicables a entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores. Sobre el particular nos permitimos presentar a su consideración nuestros comentarios y observaciones al proyecto mencionado:
1. Numeral 2.1 ? Parágrafo: Se señala la obligación de prestar atención a las conductas relacionadas con actividades terroristas.
Comentario: No es clara la relación entre las obligaciones prevención de lavado de activos y la obligación de prestar atención a las conductas relacionadas con actividades terroristas. Es un deber ciudadano reportar a las autoridades este tipo de situaciones. Sin embargo para los efectos del manual de lavado de activos, el parágrafo mencionado no define que se entiende por este tipo de conductas ni cuales son los casos en que hay lugar a tal reporte.
2. Numeral 2.2.1.1 ? Literal i): Establece la obligación de presentar informes mensuales en las reuniones de Junta Directiva.
Comentario: Se sugiere eliminar la referencia a los informes mensuales y en su lugar incluir informes periódicos en concordancia con el numeral 2.2.1.3 numeral K. lit (iii). De esta manera se flexibiliza la periodicidad del informe teniendo en cuenta los hechos señalados en el literal (iii), pero definiendo en todo caso la periodicidad semestral del informe de contenido general.
3. Numeral 2.2.1.3: Auditor interno- Oficial de Cumplimiento
Comentario: Se sugiere aclarar la posibilidad de que el funcionario a cargo del control interno tenga la condición de Oficial de Cumplimiento.
4. Numeral 2.2.1.3 Literal l): Obligación de atender y coordinar requerimientos en materia de prevención de actividades ilícitas.
Comentario: Se propone adicionar en el literal, la obligación de documentar tales procedimientos.
5. Numeral 2.2.2 Parágrafo 2: Obligación de informar a la Superintendencia de Valores las modificaciones y actualizaciones a los mecanismos adoptados para la prevención del lavado de activos.
Comentario: Se sugiere incluir la precisión de que las modificaciones y actualizaciones de manuales deben ser aprobadas por la Junta Directiva o el órgano competente.
6. Numeral 3.1 Literal d): Obligación de conservación de documentos relacionados con el reporte de operaciones sospechosas.
Comentario: No es clara la referencia a la obligación de conservación de documentos en la oficina de ?radicación?. Se sugiere precisar si la obligación es del reportante o de la entidad oficial que recibe el reporte.
7. Numeral 4.4: Obligación de sociedades titularizadoras de incluir en los contratos de administración de cartera de créditos la obligación de aplicar por parte del administrador procedimientos de prevención y control de lavado de activos.
Comentario 1: Se sugiere ampliar esta obligación a los contratos que se celebren con sociedades comisionistas y demás agentes colocadores para la colocación de títulos hipotecarios en el mercado de valores.
Comentario 2: En desarrollo de lo anterior se sugiere precisar que las sociedades titularizadoras no serán responsables por la realización de procedimientos de control y prevención en relación con aquellas actividades en las cuales el control directo le corresponda a la entidad contratada por la sociedad titularizadora para el desarrollo de la actividad de administración de cartera o de colocación de títulos hipotecarios. En tales casos, la responsabilidad de control corresponderá a tales entidades en los términos definidos en los contratos correspondientes, obligación que deberán cumplir de conformidad con la reglamentación de la Superintendencia Bancaria o la Superintendencia de Valores, según sea el caso.
Quedamos a su disposición para ampliar nuestros comentarios en caso de ser requerido.
Cordialmente,
Oscar Eduardo Gómez Colmenares
Secretario General
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 01 de Octubre de 2004
Bogotá D.C, 30 de septiembre de 2004
Doctor
JUAN FERNANDO LUCIO LOPEZ
Superintendente Delegado para Intermediarios y Mercados
SUPERINTENDENCIA DE VALORES
Comentarios_mercados@supervalores.gov.co
Ciudad.
Asunto : Proyecto No. 013-2004-O
Apreciado Doctor Lucio:
A continuación se realizan nuestros comentarios al proyecto de circular 013-2004-O, por el cual se imparten instrucciones en materia de prevención y control de lavado de activos.
Sección/numeral Texto Actual Texto Sugerido
Referencia Mecanismos para la prevención y control del lavado de activos provenientes de actividades delictivas... Mecanismos para la prevención y control del lavado de activos y financiación de actividades terroristas.
(Se adecuaría a las nuevas exigencias del GAFI)
SECCION 1.
ASPECTOS GENERALES 1.2.- Objetivo. La prevención y el control del lavado de activos... transacciones y fondos vinculados con las mismas. 1.2.- Objetivo. La prevención y el control del lavado de activos... transacciones y fondos vinculados con las mismas o que se canalicen recursos de origen ilícitos hacia la realización de actividades terroristas o que pretendan el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
2.2.1.1.- De la Junta Directiva u órgano que haga sus veces I) Revisar y analizar en las reuniones de Junta Directiva los informes mensuales que presente el Oficial de Cumplimiento.
I) Revisar y analizar en las reuniones de Junta Directiva los informes que cuando menos trimestralmente presente de manera personal el Oficial de Cumplimiento..
2.2.1.2.- De la Administración.
Se recomienda incluir en este aparte las siguientes funciones de gestión que son de responsabilidad de la administración.
e)Diseñar el manual de procedimientos a seguir por los funcionarios de la entidad para el adecuado cumplimiento del SIPLA.
f)Someter a aprobación de la junta directiva u órgano equivalente el manual de procedimientos a que se refiere el numeral anterior.
g) Diseñar, programar y coordinar los planes de capacitación sobre la prevención y control del lavado de activos, necesarios para que los funcionarios que se pretendan vincular o que ya formen parte de la entidad conozcan los procedimientos y mecanismos para el adecuado cumplimiento del SIPLA, haciendo énfasis en el conocimiento del marco normativo, y de las consecuencias administrativas y legales que se puedan generar por su inobservancia. Estos planes deberán adicionalmente promover y consolidar la formación de una cultura respecto de la importancia del cumplimiento de las normas y políticas establecidas para la prevención y control del lavado de activos.
h)Adelantar un seguimiento permanente del cumplimiento de los procedimientos por parte de las distintas áreas de la entidad.
i) Asegurarse que el área de recursos humanos, en los procesos de vinculación, realice un análisis completo de los antecedentes de los candidatos a desempeñarse como funcionarios de la entidad y efectuar un seguimiento para detectar cambios en el comportamiento y estilo de vida de los empleados.
2.2.1.3 "Oficial de Cumplimiento" La participación del oficial de cumplimiento en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA comprenderá los siguientes aspectos:
c) Establecer un sistema de alertas que permita detectar y establecer qué operaciones son inusuales y cuáles sospechosas, de acuerdo con las diferentes operaciones realizadas por la entidad y los perfiles de sus clientes o usuarios.
...
l) Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas. La participación del oficial de cumplimiento en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA comprenderá los siguientes aspectos:
Se sugiere eliminar las funciones contenidas en los literales e) i), las cuales se consideran deben ser de responsabilidad directa de los administradores.
Se sugiere modificar los siguientes literales:
c) Colaborar en el establecimiento de un sistema de alertas que permita detectar y establecer qué operaciones son inusuales y cuáles sospechosas, de acuerdo con las diferentes operaciones realizadas por la entidad y los perfiles de sus clientes o usuarios.
l) Asegurar que la entidad atienda cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.
2.2.1.3 "Oficial de Cumplimiento",
Parágrafo - Numeral a.
Que no sea designado para desempeñarse como tal en más de cinco (5) entidades de manera simultánea. Se sugiere modificar el texto para hacerlo mas acorde a los lineamientos internacionales en la materia y coherente con las disposiciones de la Superintendencia Bancaria.
Que no sea designado para desempeñarse como tal en más de cinco (5) entidades de manera simultanea, salvo de que se trate de entidades que pertenezcan todas a un mismo Grupo Económico Consolidable (GFC), evento en el cual puede desempeñarse de manera simultanea en todas ellas.
SECCION 3
5.2 Envío del Manual para la Prevención del Lavado de Activos y el Código de Conducta. Las entidades destinatarias de la presente circular deberán enviar a la Superintendencia de Valores el Manual para la Prevención del Lavado de Activos y el Código de Conducta, debidamente actualizados conforme lo dispuesto por la presente circular, a más tardar el 15 de enero de 2005. Las entidades destinatarias de la presente circular deberán enviar a la Superintendencia de Valores el Manual para la Prevención del Lavado de Activos y el Código de Conducta, debidamente actualizados conforme lo dispuesto por la presente circular, a más tardar el 15 de febrero de 2005.
(Dadas las implicaciones de desarrollos y cambios estructurales en las plataformas de sistemas no es conveniente implementar cambios normativos sin dar tiempo a las entidades vigiladas de ajustar sus sistemas, realizar pruebas y realizar la formación de sus funcionarios)
5.3.- Vigencia y Derogatorias. La presente norma rige a partir del 15 de enero de 2005. La presente norma rige a partir del 15 de febrero de 2005.
ANEXO I
2. Requisitos en materia de documentación anexa al proceso de vinculación de clientes Cuadros por tipo de persona
2.1 Anexos a personas naturales
2.2 Anexos a personas jurídicas Recomendamos revisar estas exigencias, dado que se puede afectar la realización de los negocios.
Se considera que con la información plasmada en el formulario de vinculación y los actuales anexos documentales exigidos por la Circular 004 de 1998, se puede tener elementos mínimos de conocimiento del cliente.
Por otra parte, dentro de un concepto de administración del riesgo cada entidad debe mantener, los requisitos los debería fijar cada una de ellas de acuerdo con la naturaleza del producto, cuantías negociadas u otros elementos de riesgos que se establezcan.
Esperamos que nuestros comentarios sean tenidos en cuenta y que se pueda gestionar una reunión con los Oficiales de Cumplimiento del Sector a fin de establecer el impacto en la gestión administrativa y comercial de esta mediada, a la cual nos adherimos de manera irrestricta.
Cordial saludo,
GERMAN ENRIQUE MILLAN ROMAN
Area de Cumplimiento
BBVA Valores S.A.
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 01 de Octubre de 2004
Bogotá D.C., 30 de septiembre de 2004
Doctor
Juan Fernando Lucio López
Superintendente Delegado para
Intermediarios y Mercados
Superintendencia de Valores
Ciudad
Ref: Comentarios Proyecto de Resolución 13-2004-O
Respetado doctor:
De la manera más atenta y en atención a la convocatoria formulada por esa Superintendencia para allegar comentarios y sugerencias respecto del proyecto de Resolución 13-2004-O, me permito poner en su consideración, las siguientes observaciones de la Bolsa de Valores de Colombia S.A.:
a) Sistema de Alertas
En primer lugar, la Bolsa no estima conveniente establecer una obligación como la prevista en el numeral 4.1 del Proyecto de Circular de la referencia, de acuerdo con la cual los administradores de Sistemas Centralizados Operaciones y las Bolsas de Valores deben establecer un sistema de alertas que les permita detectar comportamientos inusuales en las negociaciones que se realizan en ellos y comunicar esta circunstancia a los afilados u operadores a través de los cuales se efectúan las mismas, con el fin de que estos últimos evalúen y si es del caso se reporten la operación sospechosa.
Lo anterior teniendo en cuenta que tal disposición no consultaría el funcionamiento operativo del sistema de negociación de bolsa y de los sistemas centralizados de operaciones.
En efecto, de acuerdo con la normatividad actualmente vigente sobre esta materia, en el sistema de negociación de la bolsa solo pueden actuar sociedades comisionistas, bien sea por cuenta propia o por cuenta ajena (esto último en desarrollo de un contrato de comisión).
Por su parte, en el sistema centralizado de operaciones pueden actuar por cuenta propia las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, Superintendencia de Valores o entidades de carácter público cuyo régimen legal se lo permita. Igualmente, pueden actuar en representación de los fondos que administran, las sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades fiduciarias, las sociedades administradoras de inversión y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías. Sin embargo, en esta clase de sistemas tan sólo las sociedades comisionistas pueden actuar por cuenta de terceros mediante el desarrollo de un contrato de comisión.
Ahora bien, una obligación como la indicada en el numeral 4.1 del Proyecto desconoce estas particularidades y obliga a establecer un sistema de alertas que permita a las bolsas detectar comportamientos inusuales en las negociaciones de los clientes de sus afiliados o miembros.
Lo anterior resulta prácticamente inoperante pues tal obligación sólo podría aplicarse para los clientes de las sociedades comisionistas cuando éstas actúan en nombre de aquellos a través de los sistemas de negociación anteriormente señalados, pues en todos los demás casos quienes actúan en los sistemas son las entidades referidas en el párrafo anterior, por cuenta propia o en representación de los fondos que administran y no en representación de clientes.
Sin embargo en el caso de clientes de sociedades comisionistas tampoco sería viable establecer un sistema de alertas tal como se pretende en el proyecto, pues la Bolsa desconoce el tipo de cliente de las mismas, su actividad económica, orígenes, mercados, entre otros, teniendo en cuenta que el vínculo contractual existe únicamente entre éste y la sociedad comisionista.
Así las cosas, en la medida en que los terceros por cuenta de los cuales las sociedades comisionistas actúan en los sistemas, no son clientes ni usuarios de la Bolsa en los términos señalados en el presente proyecto, sugerimos establecer una disposición que consulte la realidad operativa y legal en la cual se desarrolla el mercado de manera que la Bolsa tan solo implemente procedimientos que le permitan a las firmas comisionistas detectar los montos sobre los cuales debe entenderse que las operaciones realizadas por sus clientes se salen de los promedios del sector al cual pertenecen, tal como se encontraba establecido en la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Valores.
b) Diferencias en regulación
En la actualidad existen diferencias en regulación importantes en cuanto hace a la actividad de intermediación en el mercado de valores en lo referente al sistema de prevención de lavado de activos.
Si bien el proyecto parece estar encaminado a eliminar estas diferencias, en cuanto establece de manera general las mismas disposiciones que regulan el tema para las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, persisten algunas divergencias. En ese sentido existirían obligaciones distintas para entidades que realizan en el mercado de valores la misma actividad, sean vigiladas de Bancaria o de Valores, lo cual podría originar que los inversionistas orientaran sus decisiones de inversión a partir de este tipo de diferencias.
En ese orden de ideas, proponemos modificar los numerales del proyecto relacionados con las funciones de la junta directiva y del oficial de cumplimiento para adecuarlos a lo previsto en la normatividad que para el efecto ha dispuesto la Superintendencia Bancaria.
c) Eliminación de calificativos que pueden generar controversia en cuanto al alcance de las obligaciones dispuestas en el proyecto
En relación con el artículo 4.2., respecto a la obligación de las bolsas de valores como organismos autorreguladores, consideramos que la utilización de calificativos tales como ?de manera adecuada y suficiente?, puede generar controversias sobre el alcance de la obligación a cargo de la bolsa, por lo cual tales calificativos deberían ser eliminados, de tal manera que el artículo señale en esta parte: ?(?) contar con los medios necesarios que les permita efectuar el seguimiento y control de lo dispuesto en la presente circular.?.
De otro lado, consideramos importante que se analice el efecto de hacer referencia a principios éticos en algunos apartes del proyecto de circular (Ej: numeral 2.1. literal j. y numeral 2.2.3. literal d.).
Lo anterior, en razón a que la incorporación del concepto ?principios éticos? no solamente va en contra de la naturaleza de tales principios, dado que, al ser incorporados en una proposición jurídica adquieren fuerza normativa que es extraña al concepto de ética (entendida como conjunto de valores que orientan la actuación hacia lo bueno y lo justo), sino que dificultarían la gestión disciplinaria de los organismos supervisores y autorreguladores, toda vez que no existiría la claridad necesaria sobre el alcance de los principios eventualmente vulnerados, situación que a su vez podría generar sustanciales controversias sobre la procedencia de una investigación y la consecuente sanción disciplinaria.
d) Participación del Director de Riesgos en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA
Finalmente es preciso indicar que el presente proyecto no resuelve una inquietud ya generalizada, que se hizo nuevamente explícita en el Encuentro Panamericano de Lavado de Activos llevado a cabo este año en Cartagena, relacionada con el papel específico de los gerentes o directores de Riesgo frente al SIPLA. En ese sentido se sugiere a esa Superintendencia tomar una decisión al respecto.
Quedamos a su disposición para aclarar cualquier duda o inquietud sobre el particular.
Cordialmente,
GERMAN DARIO ABELLA ABONDANO
Vicepresidente - Secretario
Bolsa de Valores de Colombia
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 30 de Septiembre de 2004
Por favor contemplar la idea de adicionar a esta circular el nombramiento de un Oficial de Cumplimiento suplente, en forma similar a como lo hace el proyecto 014-2004-0 y la circular 034 de 2004 emitida por la Superintendencia Bancaria.
Esteban Tobon Tirado
Oficial de Cumplimiento
Interbolsa S.A. - Bogotá
Cra 12 A No. 77-41 Piso 6
Tel: 606 6500 Ext. 2309
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 30 de Septiembre de 2004
Autor: Rafael Aparicio Escallon
Bogotá, Septiembre 30 de 2004.
Señores
SUPERINTENDENCIA DE VALORES
Atn: Dr Juan Fernando Lucio López
SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA INTERMEDIARIOS Y MERCADOS
Ciudad
Ref: Proyecto No 013-2004-0
Respetados señores:
A continuación formulamos las observaciones que Acciones y Valores S.A. considera pertinentes respecto del proyecto de circular mencionado en la referencia.
Numeral 2.2.1.1. De la Junta Directiva: No consideramos que deba existir un funcionario o funcionarios que tengan capacidad para exonerar a ningún cliente del cumplimiento de los requisitos de diligenciar el formulario de transacciones en efectivo o cualquiera de los requisitos de vinculación a la compañía.
Numeral 2.2.1.3. Del Oficial de Cumplimiento: Con respecto a los Oficiales de Cumplimiento de los intermediarios sujetos a control, no es claro que si se busca hacer un debido seguimiento a estos funcionarios, no tengan la obligación de posesionarse sino que se cumpla el requisito con el simple envío de una comunicación. Estos funcionarios, deberían posesionarse ya que la posesión implica un procedimiento igual al requerido a los Administradores y Representantes Legales lo que garantiza una mayor profesionalización.
Numera 2.2.1.3. Parágrafo: No consideramos prudente que una persona sea designada en forma simultánea hasta en cinco entidades como Oficial de Cumplimiento. El primer requisito para ser Oficial de Cumplimiento es ser funcionario de alto nivel jerárquico y capacidad decisoria dentro de la compañía y nadie puede ser funcionario (empleado) ni tener capacidad decisoria en cinco entidades a la vez. Al expresarse que en cada entidad debe designarse un equipo humano y técnico, estaríamos frente a una figura de Oficial de Cumplimiento externo similar a la figura del Revisor Fiscal que ha sido debatido por ustedes. Por otro lado, si un Oficial de Cumplimiento reporta una operación sospechosa en una de las cinco entidades a su cargo, por su conocimiento tendría la obligación de reportar la operación en la cinco entidades?
Numeral 2.2.2. Litera M: no consideramos que deban existir criterios de exoneración de clientes de diligenciar el formulario de transacciones en efectivo.
Numeral 2.2.4.3. Literal E: este conocimiento del cliente debe hacerlo el comercial o tiene que hacerlo directamente el Oficial de cumplimiento? Si este último fuera el caso, creemos que seria un imposible.
Numeral 2.2.4.4. Literal A: debe incluirse en esta excepción las operaciones realizadas por los fondos de pensiones y cesantías por cuenta de los fondos por ella administrados al igual que las fiduciarias y la comisionistas de bolsa respecto a los fondos fiduciarios y fondos de valores.
Numeral 2.2.7.1. La constancia debe dejarse por $10.000.000 o su equivalente en otras monedas. No prima el control en monedas diferentes a la legal colombiana.
Numeral 2.2.7.2. Al igual que el numeral 2.2.7.1. el control debe realizarse sobre $50.000.000 o su equivalente en otras monedas.
Numeral 2.2.7.3. literal H: El reporte de las operaciones de cambio incluiría las operaciones de mercado interbancario? o estas operaciones estarían exoneradas?
Cualquier comentario no duden en contactarnos.
Cordial saludo,
RAFAEL APARICIO ESCALLON
Representante Legal.
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 28 de Septiembre de 2004
COMENTARIOS
Atendiendo el llamado a formular observaciones, sugerencias y propuestas al proyecto publicado y comprometidos con el desarrollo e implementación de los mecanismos para la prevención y control del lavado de activos, a continuación formulamos algunos comentarios sobre el Proyecto de Circular:
1. En la Sección 2, numeral 2.2.1.1. - De la Junta Directiva u órgano que haga sus veces, literal i) señalan: Revisar y analizar en las reuniones de Junta Directiva los informes mensuales que presente el Oficial de Cumplimiento.
Proponemos que el informe del Oficial de Cumplimiento se presente con la periodicidad que sesione la Junta Directiva.
2. En el mismo numeral y sección, literal j) señalan: Evaluar una vez por semestre el funcionamiento del SIPLA y el cumplimiento del plan aprobado para la adecuada prevención y control del lavado de activos
Consideramos que si los informes se presentan con la periodicidad que sesione la Junta Directiva basta con que en dichas sesiones se evalue también el funcionamiento del SIPLA y el cumplimiento de las normas.
3. En el Numeral 2.2.7.3. Reportes, literal g) Reporte de clientes exonerados se indica que este informe debe remitirse a la UIAF dentro de los diez ( 10 ) primeros días del mes inmediatamente siguiente y en el anexo V se indica que dentro de los 15 días.
Esto se debe aclarar
4. En la sección 3, numeral 3.1.- Conservación de documentos, literal d) se indica: ......debe organizarse internamente en forma centralizada en una base datos por orden alfabético, número de identificación y por oficina, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades....... .
Sugerimos que la organización de los documentos y la información quede a criterio de cada entidad siempre y cuando se garantice su ubicación inmediata y su conservación para los requerimientos de las autoridades y que no necesariamente se tenga que organizar por orden alfabético.
5. En el numeral 2.2.4.4. - Excepciones a la obligacion de diligenciar el formulario de vinculación de clientes y de realizar entrevista o visita contemplan en el literal c) Las realizadas con entidades públicas del orden nacional , departamental y municipal y en el anexo I REQUISITOS PARA LA VINCULACIÓN DE CLIENTES, señalan en el numeral 1.2. " Cuando el solicitante sea una persona jurídica de derecho público, la firma y huella requerida en esta circular , se impondrá por quien sea designado para el efecto por la respectiva entidad ".
Esto es contradictorio y se debe aclarar.
6. En el anexo I Requisitos para la vinculación de clientes, numeral 2.1. y 2.2. Anexos a personas naturales y Anexos a personas jurídicas respectivamente se sugiere como documento anexo los estados financieros certificados o dictaminados.
Consideramos que con los demás documentos solicitados, con la información contenida en los mismos y en el formulario de vinculación de clientes, se cumple con el soporte necesario para el análisis del conocimiento del cliente.
7. El anexo V se refiere a Clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo y del diligenciamiento del formato de Vinculación de Clientes.
No es claro por qué en este anexo se habla de clientes exonerados del diligencimiento del formato de vinculación de clientes, cuando dentro del texto de la circular en ninguno de sus apartes se indica que se pueden exonerar clientes para este formato diferentes a los contemplados en la misma circular. O lo que se reglamenta con este informe es que se deben informar lo clientes que la misma norma exceptua de la obligación de diligenciar el formulario?
8. En el numeral 2.2.4.4. se exceptua de diligenciar formulario de vinculación de clientes y de realizar entrevista o visita a los organismos multilaterales y en el anexo I numeral 2.3. donde se enumeran las excepciones generales a la obligación de adicionar documentación no se contemplan los organismos multilaterales.
No es claro que se eximan de formulario y entrevista o visita y si se les exigan documentos anexos.
SOMETEMOS A CONSIDERACIÓN LA POSIBILIDAD DE:
1. Contemplar dentro de las excepciones a la obligación de diligenciar el formulario, de realizar entrevista o visita y de anexar documentos adicionales, a los clientes que para las operaciones, el dinero sea descontado directamente de su cuenta corriente, cuenta de ahorros y que el cliente haya autorizado expresamente su descuento. La anterior petición la hacemos basados en que si ya la persona es cliente de una entidad financiera, ésta debió cumplir con la normatividad en cuanto al conocimiento del cliente y el cumplimiento con los requisitos de vinculación.
Igual solicitud hacemos para los casos en que el dinero que ingresa a la Compañía, es descontado directamente de la nómina de los clientes.
2. Con relación a los documentos ANEXOS PERSONAS NATURALES, permitir que se solicite cualquiera de los siguientes documentos constancia de Ingresos ( honorarios, laborales, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda ) o declaración de renta del último período gravable disponible y no como lo informa la circular que se debe solicitar tanto la constancia de ingresos como la declaración de renta.
3 . Con relación a los Fondos de Empleados y partiendo de la base de que los clientes de los fondos son los empleados de la misma Compañía y que ésta ya cuenta con la información y documentación de conocimiento del cliente y que adicionalmente el dinero que ingresa al fondo proviene de la nómina del empleado, solicitamos que se exoneren del diligenciamiento del formulario de conocimiento del cliente y de presentar documentación anexa.
Agradecemos la atención que se sirvan darle a la presente y quedamos a su disposición para ampliar o aclarar lo que ustedes estimen conveniente.
Cordial saludo,
RODRIGO FERREIRA CAMACHO
SURAMERICANA DE INVERSIONES S.A.
ADMINISTRADORA SURAMERICANA DE INVERSIONES S.A.
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 28 de Septiembre de 2004
Autor: Natalia Alvis Rodríguez
COMENTARIOS
PROYECTO: 13-2004-O
Dr. Juan Fernando Lucio López, Superintendente Delegado para
Intermediarios y Mercados.
Muy atentamente me permito formular algunos comentarios en relación con el proyecto enunciado en la referencia:
1. En cuanto al numeral 2.2.1.1. “De la Junta Directiva u Órgano que haga sus veces”.
El literal i) del numeral en mención, establece que “la participación de la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces en la definición, gestión, control y aplicación del SIPLA comprenderá los siguientes aspectos:
“(...)
“i) Revisar y analizar en reuniones de Junta Directiva los informes mensuales que presente el Oficial de Cumplimiento.
“(...)”.
Es de advertir en cuanto a lo anterior, que en la actualidad, la Junta Directiva de Seguridad Compañía Administradora de Fondos de Inversión no tiene la obligación legal de reunirse mensualmente.
Así las cosas, no resulta claro si lo que está estableciendo el literal i) antes mencionado, es que en adelante la Junta Directiva deberá reunirse mensualmente para tales efectos o si por el contrario, lo que está estableciendo es que el Oficial de Cumplimiento tendrá la obligación de producir informes mensuales y que estos deberán ser revisados y analizados por la Junta Directiva cuando ésta se reúna, aunque no lo haga mensualmente.
Si se trata de lo primero, es decir que la Junta Directiva tenga reuniones mensuales, sugerimos muy respetuosamente que se piense en modificar la periodicidad, de manera que la obligación de hacerlo sea por lo menos de una vez cada trimestre.
2. En cuanto al numeral 2.2.2. “Manual para la prevención del lavado de activos”.
El parágrafo 1 del numeral establece que “El manual para la prevención del Lavado de Activos debe estar siempre actualizado y disponible en todas las dependencias de las entidades, en las oficinas, agencias o sucursales, dejando evidencia escrita de recepción y lectura por parte de todos los funcionarios o empleados.” (Negrilla fuera del texto original).
Nos gustaría conocer si en opinión de esa Superintendencia, se reuniría el requisito de dejar evidencia escrita de recepción y lectura por parte de los funcionarios, utilizando el sistema de “intranet” y “Correo electónico”, mediante los cuales se remita un comunicado general avisando de la publicación del manual, pudiendo establecer posteriormente cuantos y quienes de los funcionarios han accedido al lugar para su lectura.
3. En cuanto al numeral 2.2.3 “Código de Conducta”.
En nuestro entender un código de conducta desarrolla políticas, reglas o preceptos que definen un comportamiento frente a una situación particular. Por lo anterior, no compartimos que se establezca la obligación de determinar o establecer en el código de conducta procedimientos, tal como lo prevén los literales c) y d), los cuales deben hacer parte de los ya definidos en general para la organización o sociedad.
4. En cuanto al numeral 2.2.4.1 “Información para el conocimiento del cliente”.
Debería definirse en la misma norma que es “una fuente independiente y confiable”, pues en el literal a) se alude a ella, pero cada entidad que aplique el precepto, puede entender por tal algo diferente.
Un cordial saludo,
NATALIA ALVIS RODRIGUEZ
Jefe Departamento Jurídico de Sociedades
Seguridad Compañía Administradora de Fondos de Inversión S.A.
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 27 de Septiembre de 2004
Autor: Alejandro Pérez Lalinde
COMENTARIOS
PROYECTO: 13-2004-O
1. CLIENTES EXONERADOS
En el artículo 2.2.1.1, literal g), se establece como una de las funciones de la Junta Directiva la aprobación del sistema de selección del funcionario o funcionarios autorizados para exonerar clientes del diligenciamiento del formato de transacciones en efectivo o del cumplimiento de los requisitos de vinculación.
Adicionalmente, en el artículo 2.2.2, literal m) se establece que el Manual para la prevención del lavado de activos debe contener los criterios para exonerar a los clientes del diligenciar el formulario de transacciones en efectivo.
De acuerdo con lo establecido en los artículos anteriores, la norma permitiría la exoneración del cualquier cliente del diligenciamiento del formato de apertura, sin embargo, en el Anexo 1 “Requisitos para la vinculación de clientes” en el numeral 1.1 “Reglas generales” se establece que solo quedaran exoneradas del diligenciamiento de los formatos de apertura las entidades señaladas en el articulo 2.2.4.4. “Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario”.
Comentario 1. Debe existir claridad sobre la situación anterior, ya que, en primera instancia se entiende que se puede exonerar a cualquier cliente del diligenciamiento del formato de apertura y posteriormente se dice que solo se podrán exonerar los clientes que se mencionan en el artículo 2.2.4.4.
Comentario 2. Considero que se debe establecer como un requisito obligatorio para la totalidad de los clientes el diligenciamiento del formato de apertura de acuerdo a lo establecido en al Anexo 1, salvo las excepciones contenidas en el artículo 2.2.4.4. Si se deja abierta la posibilidad de exonerar a cualquier cliente y además, las firmas comisionistas pueden designar a muchos funcionarios para autorizar dichas exoneraciones, se perdería el control efectivo que se pretende realizar con este requisito y no se tendría uno de los principales mecanismo para el adecuado conocimiento del cliente.
2. REQUISITOS EN MATERIA DE INFORMACION ANEXA AL PROCESO DE VINCULACION DE CLIENTES
En los numerales 2.1. y 2.2. del Anexo 1 se establecen los documentos que se deben anexar en el proceso de vinculación de los clientes.
Comentario 1. En dichos numerales se establece que se considera adecuado exigir que se adjunten los documentos que se mencionan y por lo tanto, no se establece que sea obligatorio anexar dicha documentación. Considero que debe establecerse que tipo de documentos son obligatorios para el proceso de vinculación de los clientes y que tipo de documentos no lo son. Por ejemplo, podrían establecerse como obligatorios y opcionales los siguientes documentos:
Personas Naturales:
Fotocopia del documento de identificación Obligatorio
Constancia de ingresos (Honorarios, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda) Opcional
Declaración de renta del último período gravable disponible Opcional
Estados financieros certificados o dictaminados a la fecha del último corte disponible al momento de la vinculación del cliente, cuando aplique. Opcional
Personas Jurídicas:
Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio, o documento análogo. Documento que se renovará cada año. Obligatorio
Fotocopia del número de identificación tributaria (NIT). Obligatorio
Fotocopia del documento de identificación del representante legal Obligatorio
Estados financieros certificados o dictaminados Opcional
Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social, si esta información no consta en el certificado de existencia y representación legal, indicando el respectivo número de reconocimiento legal. Opcional
Declaración de renta del último período gravable disponible Opcional
Comentario 2. Con el objetivo de tener un control efectivo de los clientes a los cuales no se les exige la totalidad de la información anexa es necesario incluir en el Anexo V “Clientes Exonerados” aquellos clientes a los cuales no se les exigió la documentación opcional en el proceso de vinculación y determinar que tipo de información no se anexo y las razones que se tuvieron para no obtener dicha documentación.
3. REQUISITOS VINCULACION
Comentario 1. Es necesario que se establezca claramente la obligación de cumplir con los requisitos de vinculación que se determinan en el Anexo 1 antes de iniciar operaciones con un cliente determinado, es decir, cumplir con el diligenciamiento de los formatos de apertura y la obtención de la documentación anexa.
Como se han definido los requisitos de vinculación existe la posibilidad de iniciar una vinculación comercial y realizar operaciones sin haber cumplido cabalmente con los requisitos establecidos en la norma.
Comentario 2. Si se determina que es posible realizar la vinculación de un cliente sin cumplir con los requisitos mencionados en el Anexo 1, considero que debe existir un formato diseñado para informar tales situaciones.
En el formato 5 se incluiría el reporte de los clientes que iniciaron operaciones sin cumplir con los requisitos de vinculación determinados en el anexo 1 y que se comprometieron a cumplir con dichos requisitos con posterioridad a la iniciación de las operaciones.
4. ANEXO V. CLIENTES EXONERADOS.
De acuerdo con los comentarios incluidos en los numerales anteriores, el anexo numero 5 debería incluir los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo y los clientes exonerados de presentar la documentación opcional en el proceso de vinculación.
5. ACTUALIZACION DE LA INFROMACION CONTENIDA EN LOS FORMATOS Y DOCUMENTACION ANEXA
En el Anexo 1, articulo 3 se establece la obligación de actualizar la información contenida en los formatos de vinculación y los documentos complementarios con una periodicidad anual.
Comentario 1. Considero que se debe exigir la inactivación inmediata de los clientes que superan el término de un año para realizar la actualización de la información. Igualmente, la activación de los clientes que permanecían en estado inactivo debe realizarse acorde con las obligaciones establecidas en el Anexo I, es decir, el diligenciamiento del formato de apertura y la obtención de la documentación requerida.
El objetivo que se busca al realizar esta modificación es que existan una obligación real por parte de los asesores comerciales y los clientes para realizar la actualización de la información, ya que, en la norma no se han definido las consecuencias del incumplimiento del artículo y por lo tanto considero que es difícil su cumplimiento.
Alejandro Pérez Lalinde
Director de Riesgo y Control Interno
INVERSIONISTAS DE COLOMBIA S.A.
TEL: 315 98 25
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PROYECTO: 13-2004-O
Fecha: 23 de Septiembre de 2004
Autor: Jose Ricardo Ladino Silva
Dr. Juan Fernando Lucio López, Superintendente Delegado para
Intermediarios y Mercados.
Señores Superintendencia de Valores, buenos días.
Considero que el proyecto de prevención de lavado de activos debería contener como requisitos adicionales para los inversionistas, tales como:
1) Estar inscritos en el RUT (registro único tributario)
2) El patrimonio líquido de la declaración de renta no debe exceder en más de un 40% el patrimonio comercial o contable que reporte el inversionista.
3) La utilidad comercial o contable antes de impuestos no puede exceder en más de un 40% la renta líquida determinada en la declaración de renta del mismo periodo en que corresponda el estado financiero.
Gracias por la atención a la presente.
Última modificación 28/12/2012