Carta circular externa 023 de 2000/09/20
Señores
Representantes Legales de
Emisores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios
con valores en el Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval
S.A.
Asunto: Prórroga del lanzamiento del sistema de saldos
Apreciados señores:
El pasado 28 de marzo de 2000 mediante la Carta Circular Externa No. 009, esta Superintendencia impartió instrucciones para lanzar el sistema de saldos en depósito, tema de gran importancia para el mercado y considerado como uno de los objetivos prioritarios plasmados en el del Plan Estratégico de esta entidad. La Superintendencia de Valores al efectuar el seguimiento al proceso, pudo determinar que algunos emisores considerados como críticos para el mercado de valores, no cumplieron con su alistamiento para garantizar la cobertura integral requerida para este lanzamiento.
En estas condiciones
y en razón de la responsabilidad legal de este Despacho de proteger
el mercado, nos vemos en la obligación de ordenar una prórroga
para el lanzamiento del sistema de saldos de Deceval para el 9 de Enero
de 2001, Plazo que se considera adecuado para que los emisores cumplan
con su obligación de puesta en marcha del sistema indicado.
Esta Superintendencia en
ejercicio de sus facultades legales, en especial aquellas contenidas en
los numerales 21, 39 y 40 del artículo 3º del Decreto 2739
de 1991, en concordancia con el numeral 16 del artículo 1º
del Decreto 1609 de 2000, imparte las siguientes instrucciones
para el logro de este propósito.
1. INFORMES DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO.
El responsable del proyecto deberá enviar al cierre de cada mes a la Superintendencia de Valores, un informe firmado por el representante legal de la entidad, en el que se detalle el avance del proyecto y que deberá contener como mínimo la siguiente información:
a. Porcentaje de construcción
o desarrollo de los sistemas de registro.
b. Estado de ajuste o modificación
de los procedimientos internos.
c. Resultado de pruebas
efectuadas.
Este informe deberá
ser remitido dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes
al cierre del respectivo mes.
2. OBLIGACIONES DEL DEPÓSITO
Y DE LOS EMISORES
2.1. PROGRAMA PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS Y REGISTROS DE DEUDA.
El Depósito
Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. y los emisores de valores
inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios con valores
en Deceval S.A., deberán realizar los siguientes procesos de conciliación
de registros de deuda, para garantizar la puesta en marcha del sistema
de saldos con el cotejo integral de los beneficiarios de los valores depositados
en caso de títulos nominativos y de la conformación de saldos
sobre valores depositados a la orden. La conciliación de saldos
deberá efectuarse con corte a las fechas que se indican a continuación,
para lo cual el Depósito remitirá la información correspondiente
dentro de los 5 días hábiles siguientes al cierre del mes
respectivo:
- 30 de septiembre de 2000.
- 31 de Octubre de 2000.
- 30 de noviembre de 2000.
- 5 de enero de 2001 saldos para la puesta en marcha: Desde esta fecha y el día previo al 9 de enero de 2001, las entidades emisoras y Deceval deberán tener ajustados completamente sus saldos y registros por beneficiario (títulos nominativos), para así garantizar la puesta en marcha del sistema de saldos por titular y la adecuada protección a los inversionistas.
2.2. PLAN DE PRUEBAS
Los emisores de valores con títulos valores en el Depósito, deberán preparar un plan de pruebas que incluya la evaluación integral de los sistemas, procesos y procedimientos ajustados.
La Superintendencia de Valores notificará a los emisores críticos y los monitoreará con el fin de validar el cumplimiento del alistamiento y la realización de las pruebas, las cuales tendrán como plazo máximo el 15 de diciembre de 2000.
Como resultado de este plan,
deberá garantizarse como mínimo los siguientes elementos:
Respecto de los valores que ingresan físicos:
1. Identificar los valores que entran en depósito estableciendo los derechos en cabeza del tenedor.
2. Controlar la circulación de los derechos en cabeza de los tenedores independientemente del título físico que ingrese, es decir solo referida a los derechos.
3. Globalizar los valores que llegan físicos al Depósito respecto de los cuales éste solicite su sustitución o su reemplazo ante el emisor.
4. Verificar y controlar los pagos que se realicen sobre estos valores junto con la información exigida por las normas tributarias sobre retención de rendimientos financieros.
5. Realizar los fraccionamientos
de títulos físicos para atender las solicitudes de retiro
del Depósito.
Respecto de los emitidos en forma globalizada
1. Efectuar el registro del título global representativo de la emisión, el cual comprende el registro contable de la emisión, los derechos en circulación y el control sobre el saldo circulante de la emisión, esto es el monto expedido, emitido, colocado, por colocar, cancelado y anulado de los derechos.
2. Controlar los pagos que se realicen sobre estos valores, junto con la información exigida por las normas tributarias sobre retención en la fuente sobre rendimientos financiero.
3. Realizar los fraccionamientos
de títulos físicos para atender las solicitudes de
retiro del Depósito cuando proceda su materialización.
Registro en el libro de valores nominativos.
Respecto del libro de registro
de valores nominativos habrá de tenerse en cuenta que a partir de
la información que le suministre el Depósito en cumplimiento
de los artículos 20 de la Ley 27 de 1990 y 14 del Decreto 437 de
1992, el emisor de valores nominativos deberá además de las
obligaciones tributarias antes señaladas, registrar la información
sobre:
1. La colocación
individual de los derechos.
2. La anulación de los derechos de acuerdo con las órdenes que imparta el emisor al Depósito, en los términos establecidos en el reglamento de colocación y del prospecto.
3. Las pignoraciones y gravámenes, para lo cual el titular o titulares de los derechos seguirán el procedimiento establecido en el reglamento de operaciones del Depósito.
4. El saldo en circulación bajo el mecanismo de anotación en cuenta.
5. El pago de los derechos patrimoniales que estén representados por anotaciones en cuenta a favor de los respectivos beneficiarios.
6. La actualización
del monto del título global o títulos globales depositados,
a partir de las operaciones de expedición, cancelación al
vencimiento, anulaciones y retiros de valores del Depósito.
2.2.1. Emisores con procesos automatizados
Los emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios con valores en Depósito deberán acordar con Deceval, la fecha de participación en los pilotos que se programen para la validación de las pruebas.
Los pilotos se programarán
para la primera y tercera semana de los meses de octubre, noviembre y la
segunda semana del mes de diciembre de 2000.
2.2.2. Emisores con procesos manuales
Los emisores deberán satisfacer los requerimientos enunciados en este numeral respecto a los valores en depósito.
3. PROGRAMA PARA EL LANZAMIENTO.
Deceval deberá remitir
a mas tardar el 7 de diciembre, el procedimiento que se seguirá
en el fin de semana previo al lanzamiento del sistema de saldos en el cual
se delimitarán las responsabilidades y obligaciones tanto del Deceval
como de los emisores.
Los emisores con títulos
en el Deceval deberán disponer de los recursos necesarios el 6,
7 y 8 de enero de 2001, a fin de garantizar los procesos de conciliación
y cierre de saldos definitivos por titular, que servirán como punto
de partida de la nueva metodología del sistema de saldos; en tal
sentido, el representante legal y el responsable del proyecto deberán
notificar al Depósito el recibo de la información y su conformidad
sobre la misma.
4. RÉGIMEN SANCIONATORIO
Quienes incumplan lo dispuesto
en la presente Carta Circular Externa, estarán sujetos a las sanciones
que establezcan las normas legales sobre el particular, de acuerdo con
lo establecido en el numeral 7 del artículo 4º del Decreto
2115 de 1992 y el artículo 6º de la Ley 27 de 1990.
5. VIGENCIA
La presente carta circular
rige a partir de la fecha de su publicación.
Atentamente,
ALVARO MIGUEL NAVAS PATRÓN
Superintendente Delegado
para Emisores
Última modificación 09/01/2013