Carta Circular externa 011 de 1996/07/08
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
SUPERINTENDENCIA DE VALORES
CARTA CIRCULAR EXTERNA
NÚMERO 11 de 1996
(Julio 8)
Señores
REPRESENTANTES LEGALES,
CONTADORES Y REVISORES FISCALES DE EMISORES DE TITULOS
DEL SECTOR REAL INSCRITOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE VALORES E INTERMEDIARIOS
ASUNTO: ENVIO
DE LA INFORMACION TRIMESTRAL VIA MODEM
A continuación se
presentan los cambios al sistema de transmisión de estados financieros
de las
entidades del Sector Real
de la economía:
1. CAMBIOS EN FORMATOS
Teniendo en cuenta que en
la Ley 223 de 1995 y en la Circular Externa 002 de 1996 emitida por
la Superintendencia de Sociedades
se introdujeron cambios en el Plan Unico de Cuentas para las
entidades del Sector Real
de la economía, este despacho se permite informarle los cambios
introducidos en los Formatos
031 CUENTAS POR PAGAR POR EDADES y 042 ACTIVOS Y
PASIVOS DE CORTO PLAZO.
Formato 031 CUENTAS POR PAGAR
POR EDADES
Se introducen dos nuevos renglones en la Unidad de Captura 01 :
IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO - 2367
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO - 2368
Por lo tanto la Unidad de
Captura 01 quedará así :
.
.
.
070
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA - 2370
075
CUOTAS POR DEVOLVER - 2375
080
ACREEDORES VARIOS - 2380
085
IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO - 2367
090
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO - 2368
999
SUBTOTAL
Formato 042 ACTIVOS Y PASIVOS CORRIENTES
Se introducen dos nuevos renglones :
IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO - 2367
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO - 2368
Por lo tanto la Unidad de
Captura 06 CUENTAS POR PAGAR quedará así :
.
.
.
140
RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA - 2370
150
CUOTAS POR DEVOLVER - 2375
160
ACREEDORES VARIOS - 2380
170
IMPUESTO A LAS VENTAS RETENIDO - 2367
180
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETENIDO - 2368
999
SUBTOTAL
2. ARCHIVO DE NOTAS
En cumplimiento de las normas sobre revelaciones establecidas en el Decreto 2649 de 1993, todos los emisores a partir del segundo trimestre de 1996 deberán transmitir adicional a la información financiera trimestral, un archivo texto de máximo 2500 caracteres en ASCII (archivo plano) que contenga:
- Explicación
breve de los cambios en procedimientos o principios contables
que se hayan
realizado para la elaboración y presentación de los
estados financieros del trimestre objeto
del informe, con respecto a los utilizados en el mismo trimestre del año
anterior indicando
su naturaleza y justificación, así como su efecto, actual
o prospectivo sobre la información
contable.
- Explicación
o relación de cambios de magnitudes relevantes en cuentas
que se presenten
entre el trimestre objeto del informe y el mismo trimestre del año
inmediatamente anterior.
- Información
sobre partidas extraordinarias, esto es, aquellas registradas en el trimestre
de
cuantía significativa y de naturaleza diferente a la de las actividades
comprendidas en el
objeto social principal de la entidad, con indicación de su efecto
en la determinación de las
utilidades del período.
- Explicación
o relación de hechos económicos o contables que afecten la
contabilidad,
procedimientos contables o cuentas.
- Relación
de métodos o procedimientos que afecten partidas contables, por
ejemplo: método
de participación de inversiones y su periodicidad de aplicación.
- En caso
de no presentarse ninguno de los anteriores aspectos, este archivo no debe
transmitirse en blanco, sino que se debe dar fe sobre la no existencia
de hechos o
situaciones que por su naturaleza sean exigidos en este numeral.
Este archivo tendrá las siguientes características:
2.1 Nombre del archivo de notas :
8 dígitos y 3 de extensión distribuidos así: Los 3
primeros corresponden al tipo de entidad,
los 3 siguientes al código de la entidad, los 2 siguientes
al mes de corte. Los 2 primeros
dígitos de la extensión corresponden al año y el tercero
será una "N".
Ejemplo:
02400506.96N
024 Tipo de entidad
005 Código de la entidad
06 Sexto mes
96 Año 1996
N Notas
2.2 Cuando transmitir el Archivo de Notas :
Una vez se valide la información financiera y se genere el código
de transmisión, el
programa de recepción en la Superintendencia de Valores o
en la Bolsa de Valores a
donde se este transmitiendo, solicitará el archivo
de notas, ya sea por primera transmisión
o por retransmisión de los estados financieros. La trasmisión
de este archivo es de carácter
obligatorio, por lo tanto no se considerarán recibidos
los estados financieros, si este
archivo no forma parte de la transmisión.
2.3 Ejemplo de Archivo de Notas :
Para el tipo de entidad 024, código de entidad 005, segundo trimestre
del año 1996, el
nombre del archivo será: 02400506.96N y el contenido :
La Compañía valora sus inversiones en subordinadas
utilizando el método de participación,
de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 61 del Decreto 2649 de
1993 y en la Circular
Externa 1 de 1996 de la Superintendencia de Valores. A partir de
1996 la aplicación del
método citado se realiza en forma mensual, mientras con anterioridad
sólo se aplicaba al
cierre del ejercicio. Como consecuencia de lo anterior, en el primer
semestre de 1996 se
contabilizó una pérdida de $284 millones
que afectó los resultados del ejercicio.
En el informe de este período se presenta una reducción
del 30% en la cuenta de ingresos
operacionales con respecto al mismo semestre del año anterior, como
consecuencia de la
huelga realizada por los trabajadores de la empresa, cuya duración
fue de dos(2) meses.
En el mes de mayo la sociedad vendió el terreno que poseía
en el municipio de Fómeque,
obteniendo una utilidad de $5.000 millones, las cuales absorbieron las
pérdidas
operacionales de la sociedad y llevaron a presentar en el semestre una
utilidad neta $2.750
millones.
2.4 Como retransmitir solo el archivo de notas:
2.4.1 En el menú de transmisión se
implementó una nueva opción:
[ N ] Enviar archivo de notas.
Se podrá utilizar esta opción, únicamente si el archivo
de estados financieros ha
pasado todas las validaciones y se ha generado código de transmisión.
" Es importante recalcar que una vez se haya generado código de
transmisión, el
archivo con el código de transmisión no será devuelto
hasta que no se haya enviado
por parte del emisor el archivo de notas".
2.4.2 En caso de retransmisión del archivo
de estados financieros, es necesario enviar
nuevamente el archivo de notas
3. VALIDACIONES
Se introducen las siguientes validaciones:
Formato 042 ACTIVOS Y PASIVOS CORRIENTES
Para todas las Unidades de Captura R999 = Suma todos los renglones de la unidad de captura
Los valores que estén
en los nuevos renglones que se crearon en los formatos 031 y 042, deben
ser menor o igual a la cuenta
PUC correspondiente.
4. GRUPOS Y FECHAS
DE TRANSMISION
4.1 GRUPOS
Primer Grupo:
Transmitirán las entidades con código: 024 Agricultura, 025
Fondos ganaderos, 026
Silvicultura y reforestación, 027 Caza y pesca, 028 Extracción
de petróleo, gas natural y
carbón, 029 Hierro y metales ferrosos, 030 Oro y otros minerales
no ferrosos, 031
Alimentos, 032 Bebidas, 033 Tabaco y 034 Textiles y confecciones, 035 Calzado
y cuero.
Segundo Grupo:
Transmitirán las entidades con código: 036 Madera y corcho,
037 Papel y pulpa de papel,
038 imprenta y editores, 039 Productos químicos y petroquímicos,
040 Caucho y Plásticos,
041 Objetos de barro, loza y porcelana, 042 Vidrio y productos de vidrio,
043 Cementos, 044
Otros productos minerales, 045 Siderúrgicas, 046 Metalmecánica,
047 Maquinaría, equipos
y suministros eléctricos, 048 Equipos de transporte, 049 Fabricación
de productos diversos,
052 Electricidad, 053 Distribución de gas y otros combustibles.
Tercer Grupo:
Transmitirán las entidades con código: 054 Acueducto, 055
Edificaciones para vivienda, 056
Obras civiles, 057 Otras construcciones, 058 Artículos varios de
consumo popular, 059
Vehículos, 060 Comercializadoras de otros productos, 061 Transporte
aéreo, 062 Transporte
marítimo y fluvial, 063 Transporte terrestre, 064 Comunicaciones,
065 Administración de
inmuebles, 068 Clínicas, 069 Otros
servicios de salud privados, 070 Hoteles, 071
Agencias de viajes y turismo, 072 Otros establecimientos de turismo, 073
Colegios, 074
Universidades, 075 Otros establecimientos educativos, 076 Bolsas agropecuarias,
077
Centrales de abastos, 078 Centros de convenciones, 079 Terminales
de transporte, 080
Otros servicios.
4.2 FECHAS DE TRANSMISION
Primer Grupo:
Quinto y Cuarto día hábil previos a la fecha máxima
establecida en la Resolución 400 de
1995.
Segundo Grupo:
Tercer y Segundo día hábil previos a la fecha máxima
establecida en la Resolución 400 de
1995.
Tercer Grupo:
Penúltimo y último día hábil establecido como
fecha máxima en la Resolución 400 de 1995.
5. ACLARACIONES
Teniendo en cuenta que algunos
emisores de valores no elaboran correctamente el Formato 042
distorcionando la información
financiera, solicitamos a los representante legales, contadores y
revisores fiscales tomar
atenta nota de :
5.1 En el Formato 042
ACTIVOS Y PASIVOS CORRIENTES solo se debe diligenciar la parte
corriente de los activos o pasivos, los valores consignados en este formato
son los activos
y pasivos corto plazo.
5.2 La cuenta PUC 47 debe transmitirse a 6 dígitos.
5.3 Los estados financieros
que no estén debidamente certificados, no se divulgarán y
la
publicación estará a cargo del emisor.
5.4 Conviene recordar
que en la elaboración y presentación de los estados financieros
y los
anexos que se presentan al mercado público de valores deben
observarse en su integridad
los principios y normas de contabilidad establecidos en los Decretos 2649
y 2650 de 1993,
así como en las demás normas que los adicionen o sustituyan.
6. VIGENCIA Y REGIMEN SANCIONATORIO
La presente Carta Circular rige a partir de la fecha de su publicación.
La inobservancia de las instrucciones en ella impartidas
dará lugar a la aplicación de las
sanciones establecidas en el artículo 6o. de la Ley 27 de 1990,
sobre la sociedad, su
representante legal, revisor fiscal o cualquier otro funcionario
responsable por la infracción.
Cordialmente,
HECTOR ARMANDO SANMIGUEL
ARIAS
Superintendente Delegado
para Emisores
Los formatos anexos forman parte integral de esta circular
Última modificación 29/10/2012