Carta circular externa 009 de 2000/03/28
( 28 de marzo )
Señores
Representantes Legales
de Emisores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios
con valores en el
Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A.
Asunto: Medidas para
adecuar los sistemas de información de registro de deuda a la metodología
de saldos en depósito
Apreciados señores:
El pasado 14 de enero de 2000 mediante la Carta Circular Externa No. 1, esta Superintendencia emitió instrucciones con el fin de orientar a los emisores sujetos al control de la Superintendencia de Valores, en la adopción de acciones para lograr el alistamiento de los mismos hacia la puesta en marcha del sistema de saldos del Depósito de Valores Deceval S.A.
A partir de la evaluación del seguimiento realizado por esta Superintendencia, donde se evidenció que un número representativo de entidades aún no se encuentran listas para este cambio y dada la necesidad de garantizar una cobertura integral para el conjunto de emisores, el lanzamiento definitivo del sistema de saldos se aplazará hasta el próximo 2 de Octubre de 2000.
La importancia de
este proyecto para la operación y dinámica futura del mercado
de valores del país, nos exige una acción decidida
para garantizar su puesta en marcha efectiva. Para ello esta Superintendencia
en ejercicio de sus facultades legales, en especial aquellas contenidas
en los numerales 21, 39 y 40 del artículo 3º del Decreto 2739
de 1991, en concordancia con el numeral 15 del artículo 1º
del Decreto 193 de 1994 se permite impartir las siguientes instrucciones,
con el propósito de coordinar un plan de ajuste inmediato,
en el que se establezca por lo menos lo que se indica a continuación:
1. DETERMINACION DE UN RESPONSABLE DEL PROYECTO.
Todas las entidades emisoras inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios con valores depositados en el Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. deberán designar un responsable del proyecto al interior de las respectivas entidades, que servirá como enlace entre el emisor y el Depósito para el seguimiento del alistamiento al modelo de saldos de los emisores del mercado. Este responsable será a quien el Depósito remita la información comprendida dentro de esta circular y tendrá a su cargo la respuesta a los distintos procesos de conciliación de saldos y capacitación que se desarrollarán hasta la puesta en marcha de este proyecto. En todo caso la responsabilidad por el cumplimiento de esta Carta Circular corresponde al Representante Legal de la entidad emisora.
Con base en lo anterior, las entidades emisoras deberán notificar a la dirección acetina@multi.net.co, la persona responsable de este proyecto indicando nombre y apellidos completos, dirección completa, teléfono, fax y dirección e-mail para establecer comunicación directa en torno de este proyecto, a más tardar el 31 de marzo de 2000.
2. PRESENTACION DE UN PLAN DE TRABAJO DETALLADO
Las entidades emisoras inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios con valores en el Depósito Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A., deberán elaborar un plan de trabajo detallado en el que se indique con claridad las etapas que seguirá la entidad para el alistamiento de sus sistemas de información al registro de deuda bajo la metodología de saldos en Depósito en contraposición a la de título individual.
El plan de trabajo
deberá comprender como mínimo el manejo de la siguiente información
y revisión de los procesos así:
- El análisis, revisión y ajuste de los procedimientos y reglamentos internos de la entidad al registro bajo la metodología de saldos.
- Análisis de requerimientos tecnológicos para el proceso de puesta en marcha de la solución: determinación de necesidades y ajustes de infraestructura, de ser ello requerido.
- La conformación del grupo humano que atenderá el proceso de ajuste, estableciendo las responsabilidades y obligaciones de cada participe en el proceso.
- El cronograma de trabajo detallado para ajuste de sistemas, procesos y procedimientos que incluya los puntos de control necesarios para lograr la puesta en marcha en la fecha indicada.
- Cronograma detallado de seguimiento y metodología para la evaluación del proceso de alistamiento.
- Cronograma de pruebas de funcionalidad y pruebas de integración de información con el Depósito de Valores.
1. Análisis
para el alistamiento de los sistemas de Información.
2. El diseño
de la solución de registro sobre la metodología de saldos.
3. La construcción
de la solución y el ajuste de los procesos internos.
4. La ejecución
de pruebas de integración a los sistemas de información
y procesos de la entidad.
5. ¡Puesta
en marcha o implantación.
6. Seguimiento de
la puesta en marcha.
Para finalizar el
proyecto el 2 de octubre de 2000 cada una de
las etapas deberá tener como fechas limites las
siguientes:
- Análisis y diseño: contado a partir de la fecha de esta circular hasta el 30 de abril de 2000.
- Construcción de la solución: entre el 1 de Mayo al 31 de julio del 2000.
- Pruebas de integración de procesos: entre el 1 de agosto y el 30 de septiembre de 2000.
- Puesta en marcha: 2 de Octubre de 2000.
De igual forma este
plan deberá ser remitido a DECEVAL a mas tardar el
12 de abril de 2000.
3. DOCUMENTO DE LOS FLUJOS DE INFORMACION DEPOSITO – EMISOR BAJO EL MODELO DE SALDOS.
Deceval hará
entrega de un documento con los flujos de información de salida
por operación de su sistema de información, que incluirá
los campos mínimos que deben ser registrados por el emisor en sus
respectivos sistemas de registro de deuda, al igual que las estructuras
de datos para el intercambio electrónico de información a
través del módulo de emisores desarrollado por el Depósito.
Para ello igualmente se deberán tener en cuenta los requerimientos
señalados a continuación:
Respecto de los valores que ingresan físicos:
1. Identificar los
valores que entran en depósito estableciendo los derechos en cabeza
del tenedor.
2. Controlar la
circulación de los derechos en cabeza de los tenedores independientemente
del título físico que ingrese, es decir solo referida a los
derechos.
3. Globalizar los
valores que llegan físicos al Depósito respecto de los cuales
éste solicite su sustitución o su reemplazo ante el emisor.
4. Verificar y controlar
los pagos que se realicen sobre estos valores junto con la información
exigida por la normas tributarias sobre retención de rendimientos
financieros.
5. Realizar los
fraccionamientos de títulos físicos para atender las solicitudes
de retiro del Depósito.
Respecto de los emitidos en forma globalizada
1. Efectuar el registro
del título global representativo de la emisión, el cual comprende
el registro contable de la emisión, los derechos en circulación
y el control sobre el saldo circulante de la emisión, esto
es el monto expedido, emitido, colocado, por colocar, cancelado y anulado
de los derechos.
2. Controlar los
pagos que se realicen sobre estos valores, junto con la información
exigida por las normas tributarias sobre retención de rendimientos
financiero.
3. Realizar los
fraccionamientos de títulos físicos para atender las solicitudes
de retiro del Depósito cuando proceda su materialización.
Registro en el libro de valores nominativos.
Respecto del libro de registro de valores nominativos habrá de tenerse en cuenta que a partir de la información que le suministre el Depósito en cumplimiento de los artículos 20 de la Ley 27 de 1990 y 14 del Decreto 437 de 1992, el emisor de valores nominativos deberá además de las obligaciones tributarias antes señaladas, registrar la información sobre:
1. La colocación individual de los derechos.
2. Las enajenaciones y transferencias de los derechos individuales anotados en cuenta o subcuentas de depósito.
3. La anulación de los derechos de acuerdo con las órdenes que imparta el emisor al Depósito, en los términos establecidos en el reglamento de colocación y del prospecto.
4. Las pignoraciones
y gravámenes, para lo cual el titular o titulares de los derechos
seguirán el procedimiento establecido en el reglamento de operaciones
del Depósito.
5. El saldo en circulación bajo el mecanismo de anotación en cuenta.
6. El pago de los derechos patrimoniales que estén representados por anotaciones en cuenta a favor de los respectivos beneficiarios.
7. La actualización del monto del título global o títulos globales depositados, a partir de las operaciones de expedición, cancelación al vencimiento, anulaciones y retiros de valores del Depósito.
8. El documento que
contiene los flujos de información y las estructuras de datos deberán
ser remitidos por el Depósito a todas las entidades emisoras con
valores en el mismo, a más tardar el próximo 3 de abril de
2000.
4. PROGRAMA PARA LA CONCILIACION DE SALDOS Y REGISTROS DE DEUDA.
El Depósito
Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. y los emisores de valores
inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios con valores
en Deceval S.A. deberán realizar los siguientes procesos de conciliación
de registros de deuda para garantizar la puesta en marcha del sistema de
saldos con el cotejo integral de los beneficiarios de los valores depositados
en caso de títulos nominativos y de la conformación de saldos
sobre valores depositados a la orden. La conciliación de saldos
deberá efectuarse con corte a las fechas que se indican a continuación,
para lo cual el Depósito remitirá la información correspondiente
dentro de los 5 días hábiles siguientes al cierre del mes
respectivo:
- 31 de Mayo de 2000.
- 31 de Julio de 2000.
- 31 de agosto de 2000.
- 29 de septiembre de 2000: Saldos para la puesta en marcha. Desde esta fecha y el día previo al 2 de octubre de 2000, las entidades emisoras y Deceval deberán tener ajustados completamente sus saldos y registros por beneficiario (títulos nominativos), para así garantizar la puesta en marcha del sistema de saldos por titular y la adecuada protección a los inversionistas.
5. PLAN DE PRUEBAS
Los emisores de valores con títulos valores en el Depósito, deberán preparar un plan de pruebas que incluya la evaluación integral de los sistemas, procesos y procedimientos ajustados. Para ello deberá formular y ejecutar un plan de pruebas, con al menos las siguientes características:
1. Documentado.
2. Aprobado por
el grupo de trabajo del proyecto.
3. Grupo de pruebas.
A nivel técnico y a nivel usuario por sistema crítico
ajustado.
4. Cronograma de
aplicación de las mismas: detalle de la programación
de tiempos para las pruebas por sistema crítico en ajuste.
5. Alcance de las
pruebas: Pruebas de integración y pruebas de registro por
operación relacionada con valores en depósito.
6. Controles de
auditoría informática y de procedimientos a aplicar.
7. Criterios de
aceptación o rechazo de los resultados alcanzados.
8. Aceptación
de los usuarios de cada sistema.
Los emisores de valores
inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios con valores
en Depósito deberán remitir a DECEVAL el cronograma
del plan de pruebas a más tardar el 19 de julio de 2000.
6. CONTROL
Y SEGUIMIENTO DEL PLAN DE TRABAJO
Con el propósito
de verificar el rigor, formalidad, cobertura y cumplimiento del plan de
trabajo, los representantes legales de las entidades emisoras inscritas
en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios con valores en el Depósito
Centralizado de Valores de Colombia Deceval S.A. deberán remitir
a DECEVAL la información que contenga una descripción
detallada del grado de avance del proceso de alistamiento ejecutado por
la entidad respectiva. En todo caso la información deberá
ser suficiente para determinar el grado de avance de cada entidad. A su
vez Deceval deberá informar a la Superintendencia de Valores el
grado de cumplimiento del plan de trabajo, así como las situaciones
particulares de incumpliento por parte de los emisores.
Los informes deberán
contener como mínimo la siguiente información:
- Responsable del proyecto
- Lista de sistemas, procesos y procedimientos críticos a ser ajustados y determinación de su importancia relativa porcentual.
- Breve descripción de la funcionalidad del sistema o aplicaciones bajo ajuste ( tan solo en el primer informe indicado para el 2 de mayo de 2000)
- Avance por sistema, procesos y procedimientos críticos: Indicación porcentual del avance y comparación contra presupuesto inicial.
- Estado de avance de las pruebas: confrontación de lo ejecutado contra el plan de pruebas proyectado.
- Determinación del avance total del proyecto: Determinación porcentual del estado de avance global, una vez analizados los sistemas, procesos y procedimientos críticos individuales.
- Observaciones: contendrá información adicional relevante sobre el estado de preparación.
- 2 de Mayo de 2000: Informe de avance sobre el análisis y diseño de la solución.
- Junio 19 y agosto 31 de 2000: Informe de avance sobre la construcción del sistema.
- 31 de Agosto de 2000: informe de avance sobre las pruebas del sistema de información.
- 20 de Septiembre: Informe sobre estado de alistamiento para la puesta en marcha.
Quienes incumplan
lo dispuesto en la presente Carta Circular, estarán sujetos a las
sanciones que establezcan las normas legales sobre el particular de acuerdo
con lo establecido en el numeral 7 del artículo 4º del Decreto
2115 de 1992 y el artículo 6º de la Ley 27 de 1990.
8. VIGENCIA
La presente carta
circular rige a partir del 29 de marzo de 2000 y deroga en todas sus partes
la Carta Circular Externa No. 001 del 14 de enero de 2000.
Cordialmente,
ALVARO MIGEL NAVAS
PATRON
Superintendente
Delegado para Emisores.
Última modificación 04/12/2012