Documento de Identificación

Concepto No. 2004021408-1. Mayo 13 de 2004.

Síntesis: La contraseña de trámite de cédula de ciudadanía como identificación en entidades financieras.

[§ 045] «(…) solicita se le informe si la contraseña que expide la Registraduría Nacional del Estado Civil con ocasión de la solicitud por primera vez de la cédula de ciudadanía, duplicados por pérdida o extravío o cambio de la misma, puede ser tenida como documento valido de identificación ante las entidades vigiladas por esta Superintendencia, así como la responsabilidad que tienen las entidades vigiladas cuando los usuarios presentan contraseñas falsas.

Sobre el particular, esta Superintendencia en concepto 2001079933-1 del 15 de abril de 2002 expresó sobre el punto lo siguiente:

"1. Al respecto es preciso recordar que dentro de las funciones asignadas al Registrador Nacional del Estado Civil, según el artículo 266 de la Constitución Política de Colombia, se encuentra la atinente a la dirección y organización de la identificación de las personas.

En este aspecto, igualmente se estableció en la Ley 39 de 1961 que los Colombianos que hayan cumplido veintiún años de edad se identificarán con la cédula de ciudadanía, disposición modificada por la Ley 27 de 1977 que fijó la mayoría de edad a los dieciocho años. Así pues, en la actualidad las personas mayores de dieciocho años se identificarán con la cédula de ciudadanía.

2. Bajo este contexto y para el propósito de los interrogantes planteados se tiene que cuando la cédula de ciudadanía se encuentra en trámite (sea por que se expide la primera vez o en una segunda ocasión por pérdida o deterioro de la misma) se expide la llamada `contraseña' que según lo dispuesto por el Registrador Nacional del Estado Civil a través de la Circular 124 del 11 de octubre de 1996, es lo único que certifica que este documento de identidad se está gestionado."

En efecto la citada circular indica:

"En virtud del Decreto 2150 de 1995 que tiene como fin la supresión de trámites y de la duplicidad de documentos, y con el ánimo de prestar un mejor servicio a los ciudadanos y evitarles dificultades frente a las distintas autoridades en las diligencias que deban realizar, solicito a ustedes ilustrar a los registradores de su circunscripción para que la contraseña que se les expida por el trámite de su documento de identificación, sea la constancia o certificado de aquel.

Por ello, en lo sucesivo, la contraseña que viene inserta en las tarjetas del Nuevo Sistema de Identificación, será lo único que certifique el trámite que el ciudadano realiza, a la cual le deberá incluir la fotografía del titular; la impresión del índice derecho; la fecha y el lugar de nacimiento y la firma del registrador municipal de conformidad con el modelo siguiente, cuando la cédula sea del mismo lugar y previa confrontación con el archivo alfabético de la oficina.

Esta información deberán hacerla conocer de las autoridades regionales y locales, así como de las entidades financieras y educativas a fin de que tomen nota de lo dispuesto en la misma.

Como se observa, cuando la cédula que se tramita es del mismo lugar y previa confrontación con el archivo alfabético de la oficina, se debe incluir en la contraseña la fotografía del titular, la impresión del índice derecho, la fecha y el lugar de nacimiento y la firma del Registrador Municipal para que haga las veces de identificación al portador.

3. Así las cosas, las entidades financieras no pueden abstenerse de celebrar actos jurídicos con una persona que porte la `contraseña' expedida bajo estos términos so pretexto de que no tiene identificación, por cuanto la contraseña con la certificación correspondiente indica que el documento de identificación existe y se encuentra en trámite, por ende, hace las veces de aquel, hasta tanto el mencionado documento no se expida, salvo en materia electoral donde expresamente se exige que para ejercer el derecho al voto debe presentarse la cédula de ciudadanía" (resaltado fuera del texto original).

Así mismo, es necesario precisar que con ocasión de una petición elevada en tal sentido a este organismo, se solicitó concepto a la Registraduría General de la Nación, cuyas conclusiones se encuentran contenidas en el oficio 000793 del 19 de agosto del año pasado, las cuales se transcriben:

"Conforme a las disposiciones del Código Electoral y las consideraciones jurisprudenciales es indispensable la presentación de la cédula de ciudadanía en el momento de la inscripción del ciudadano y para poder ejercer su derecho al voto. Para los colombianos en el exterior, el pasaporte también le sirve para la inscripción.

Para la realización de ciertas circunstancias de carácter comercial y administrativa en la que se requiera la identidad del ciudadano, la misma se puede acreditar con la contraseña de trámite de cédula expedida conforme a las instrucciones impartidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil tal como lo han expresado las altas cortes en los diferentes fallos"¹.

Conforme a lo anotado y a lo concluido por la Registraduría Nacional del Estado Civil en el oficio citado, la contraseña es válida como documento de identificación ante las entidades financieras. Situación diferente se presenta para el ejercicio del derecho al voto, caso en el cual es indispensable la presentación de la cédula de ciudadanía.

De todas maneras, teniendo en cuenta que, de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 325 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Superintendencia Bancaria es un organismo de carácter técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público al que corresponde fundamentalmente supervisar de manera integral la actividad de las entidades sometidas a su control y vigilancia con el fin de velar por el cumplimiento de las normas que las regulan, asegurando la confianza en el sistema y que su operación se realice en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia, puede solicitar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, mayor información al respecto.

Respecto a la responsabilidad que tienen las entidades vigiladas en los casos en que los usuarios presenten contraseñas falsas es de anotar que la misma deberá determinarse por la justicia ordinaria, como quiera que se trata de un asunto de carácter penal que escapa a la competencia de esta Superintendencia.»

1 (Radicado número) 2003038376-2 del 25 de agosto de 2003.