Lavado de Activos

Concepto No. 2003044819-1. Septiembre 15 de 2003.

Síntesis: Reporte de operaciones sospechosas. Normativa de control de lavado de activos. Mecanismos de reporte. Registro individual de operaciones en efectivo. Responsables de presentar el reporte de operaciones sospechosas y requisitos.

[§ 054] «(…) plantea alguna inquietudes referentes a la normatividad del lavado de activos, con el fin de dar cumplimiento a la misión de trabajo No. (…).

Al respecto, se procede a dar respuesta a los interrogantes planteados en el siguiente orden:

"PREGUNTA. Sírvase definir ¿qué es el ROS (Reporte de operaciones sospechosas)?".

Al respecto cabe señalar que desde 1992 impuso a las entidades que conforman el sector financiero, la obligación de implementar medidas tendientes a evitar el lavado de activos. En efecto, con el Decreto 1872 de ese año se les obligó a las instituciones a adoptar medidas de control orientadas a evitar que en la realización de operaciones puedan ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dineros u otros bienes provenientes de actividades delictivas.

Es así como dentro de los mecanismos de control se estableció la obligación de reportar de forma inmediata y suficiente las operaciones sospechosas a determinadas autoridades¹, esto es, enviar cualquier información relevante sobre el manejo de los fondos cuyas características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes o sobre transacciones que por sus peculiaridades puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están utilizando a la entidad para realizar operaciones provenientes de hechos ilícitos.

En síntesis, el reporte de obligaciones sospechosa en un deber que tienen las entidades financieras de informar a las autoridades competentes aquellas operaciones que, conforme a su buen criterio y teniendo en cuenta la información acerca del cliente y del mercado, se considera irregulares o extrañas.

"PREGUNTA. ¿A través de qué circular o informativo se encuentran reglamentadas las disposiciones en materia de Lavado de Activos?".

Como quedó atrás anotado en lo que corresponde a las normas de control de lavado de activos en el sistema financiero importa destacar que sólo a partir de 1992, con la expedición del decreto anotado se obliga a los intermediarios financieros a adoptar las medidas de control necesarias para prevenir el lavado de dinero. Dicho decreto fue incorporado en su totalidad en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993)² -EOSF-, en su capítulo XVI, parte tercera.

Al Decreto 1872 de 1992 le siguieron las Circulares Externas 075 de 1992, 015, 019 y 052 de 1993, a través de las cuales la Superintendencia Bancaria impartió instrucciones a sus vigiladas con el propósito de asegurar la cabal observancia de aquél, teniendo en cuenta los mecanismos de control que legalmente se debían adoptar.

Posteriormente, se expidió la Circular Externa No. 061 de 1996 mediante la cual se hace obligatorio para las entidades vigiladas la adopción de un Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos SIPLA. Este instructivo esclarece la manera como debían cumplirse las obligaciones establecidas por el estatuto, consagrando la definición de cliente, y se señala cómo debe ser desarrollado el conocimiento del mismo. De igual manera se fijan los parámetros de mercado, entendiendo éste como el ámbito en el cual se desenvuelven los usuarios de las entidades, y se señala la necesidad de contar con una plataforma tecnológica adecuada para poder implementar estos mecanismos y con un conjunto de señales de alerta que permitan detectar la ocurrencia de operaciones por fuera de los rangos de normalidad en que se mueven los clientes.

Exige además la designación de un oficial de cumplimiento, persona encargada de velar porque al interior de la entidad se dé cumplimiento a todas esas disposiciones, y el adoptar un código de conducta y un manual de procedimientos.

Igualmente, se establecen los rangos a partir de los cuales se realizará el control y reporte de transacciones en efectivo.

En cuanto al conocimiento del cliente, la Circular Externa 072 de 1996 establece los requisitos para su vinculación a través de cuentas corrientes, cuentas de ahorro, y CDT's; a las 081 y 084 de 1996 lo hacen respecto de negocios fiduciarios; la 005 de 1998 establece esos requisitos respecto de las compañías aseguradoras y sociedades de capitalización; y la 006 de 1998, por último, los establece respecto de los fondos de pensiones voluntarias, de los afiliados independientes a los fondos de cesantía, y para las realización de aportes voluntarios a los fondos de pensiones obligatorias.

A su turno, la 018 de 1997 establece los plazos para actualizar la información de los clientes vinculados a través de cuentas corrientes, cuentas de ahorro, depósitos a término y negocios fiduciarios, y la 039 de 1997 prevé que cuando las entidades realicen operaciones de compra y venta de inversiones deben identificar al comprador y su actividad económica. Ahora bien, dichos instructivos fueron incorporadas en el Capítulo Noveno del Título Primero de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 007 de 1996)³, expedida por esta Agencia Gubernamental.

En la actualidad, a través de la Circular Externa No. 046 de octubre del 2002, la cual fue incorporada en el Capítulo Décimo Primero de la Básica en mención, (modifica la Circular Externa No. 061 de 1996) se impartieron nuevas instrucciones a las vigiladas sobre las reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos, en la que se señalaron parámetros sobre la forma de conocer al cliente, la detección de operaciones inusuales y reporte de operaciones, el reporte de transacciones en efectivo, entre otros. (Se adjunta copia). Así mismo, este instructivo fue modificada por la Circular Externa 025 del 10 de junio de 2003.

"PREGUNTA. ¿Cómo se debía efectuar el reporte en el año de 1995, por favor explique el procedimiento?".

"PREGUNTA. Para 1995 ¿cuál era el formato que las entidades bancarias debía utilizar para el reporte?".

"PREGUNTA. ¿Cuál era para el año de 1995 el tope del reporte de operaciones sí existió y como operaba el reporte?"

Tratándose del reporte de operaciones sospechosas, importa destacar que teniendo en cuenta que de conformidad con lo señalado en el Decreto 1872 de 1992 las operaciones sospechosas debían remitirse a la Fiscalía General de la Nación, no existía un procedimiento específico sobre la forma como debía enviarse dicha información ni la Superintendencia Bancaria de Colombia diseñó tal procedimiento.

No obstante lo anterior, debe precisarse que mediante Carta Circular 36 de 1995, aunque se titula transacciones en efectivo, se instruyó a las entidades vigiladas sobre el reporte que debían enviar a la Fiscalía General de la Nacional en cumplimiento de los previsto en el numeral 2 del artículo 102 del EOSF, en concordancia con lo reglado en el numeral 1 de la Circular Externa No. 075 de 1992, en el sentido de que el mismo debía remitirse a la Dirección del Cuerpo Técnico de investigación de dicha autoridad.

Así mismo, no existía un formato especial para que las entidades enviaran el reporte de operaciones sospechosas, sólo hasta la expedición de la Circular Externa No. 061 de 1996 se dispuso lo siguiente:

"6.4.2 Reporte de transacciones sospechosas a la Fiscalía General de la Nación

a) Aspectos generales

Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite previa y debidamente reglamentado en el Manual de Procedimientos, para hacer el respectivo reporte a la Fiscalía General de la Nación.

Para efectos del reporte no se requiere que la institución vigilada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que maneja provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo penal; sólo se requiere que la entidad considere que las operaciones son sospechosas.

Bajo el entendido de que el reporte de operaciones sospechosas a la Fiscalía no constituye denuncia penal, no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la entidad.

b) Contenido del reporte

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Fiscalía General de la Nación mediante formato especial, de acuerdo a las instrucciones impartidas en la Circular 100 (anexo II pág. 38), utilizando el formato que aparece en la página 39 del mismo anexo.

Los documentos originales de soporte se conservaran con las debidas seguridades, a efecto de hacerlos llegar de manera completa y oportuna a la Fiscalía cuando ésta los solicite". (se anexa copia para su conocimiento)⁴.

En tratándose del reporte de transacciones en efectivo en las circulares anotadas, de las cuales se adjunta copia, se impartieron instrucciones sobre la forma como deben ser reportadas a este Organismo.

"PREGUNTA. Para la fecha ¿se podría asimilar el `RIOE' registro individual de operaciones en efectivo, como reporte de operaciones sospechosas?".

Sobre el particular cabe precisar que ni a la fecha objeto de investigación ni en este momento se puede asimilar el reporte de operaciones sospechosas con el reporte de transacciones en efectivo, toda vez que, aunque las dos son mecanismo para prevenir el lavado de activos, obedece a obligaciones y conceptos diferentes.

Pues bien, con la expedición del Decreto 1872 de 1992 sobresalen, entre otros, el deber para las instituciones vigiladas de reportar, de un lado, las operaciones sospechosas a la Fiscalía General de la Nación (literal d) del artículo 2º) y, de otro, reportar a esta Superintendencia las transacciones en efectivo correspondiente a depósitos, retiros, pagos e inversiones que se realizaran en moneda legal, cuyo valor fuera igual o superior a la suma de siete millones $7.5000.000, así como a las compras o ventas de divisas en efectivo, cuyo valor fuera igual o superior a la suma de diez mil dólares (US$10.000.00), o su equivalente en otras monedas (artículo 6º).

Así, en el caso de las operaciones sospechosas, se reitera, la entidad debe detectar conforme a su buen criterio, teniendo en cuenta la información acerca del cliente y el mercado, que se trata de una operación irregular o extraña, en tanto que en el reporte de transacciones en efectivo una vez se verifica la realización de la operación por el monto señalado se procede a su reporte. En todo caso debe precisarse que el reporte de transacciones en efectivo no releva a la entidad de remitir el reporte de operaciones sospechosas.

"PREGUNTA. ¿Quién tiene la obligación de reportar las mencionadas operaciones, la oficina que recibe la consignación o la oficina de la cual es titular el cuentahabiente?".

Es pertinente precisar que la función de la Superintendencia es supervisar que las entidades vigiladas adopten y apliquen medidas de control apropiadas y suficientes para el control de actividades delictivas, entre esos el SIPLA, y se cumplan los esquemas de prevención previstos por este Organismo, pudiendo hacer las observaciones e imponer las sanciones administrativas del caso, conforme al régimen establecido en los artículos 102 a 107 del EOSF. Y corresponde a las vigiladas, en cumplimiento de los dispuesto en el literal d) del numeral 2º del artículo 102 del mismo Estatuto, reportar de forma inmediata a la UIAF- antes Fiscalía General de la Nación- y no a la Superintendencia cualquier información relevante sobre el manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o en general sobre las transacciones sospechosas, de acuerdo con su Manual de Procedimientos.

En tal sentido, es del resorte de cada entidad establecer dentro de sus manuales internos, orientados bajo principios de armonía, eficiencia y coordinación, a cargo de quién está la obligación de remitir el reporte, previa la información remitida por los diferentes funcionarios de la institución a fin de que haya una gestión proactiva en materia de prevención de lavado de activos, sin que sea dable a esta Agencia Gubernamental determinar a cargo de quien está dicha responsabilidad. Lo anterior, sin perjuicio del cumplimiento de la instrucción de este organismo en torno al nombramiento del Oficial de Cumplimiento quien debe velar porque se observen las normas referentes al lavado de activos.

"PREGUNTA. ¿El reporte lo debe hacer total o parcialmente, es decir si una consignación contiene varios cheques, lo debe discriminar por cheque o debe reportar el valor total de la misma?".

Como quiera que el interrogante se refiere a transacciones en cheque debe entenderse que el reporte al que se alude es al de operaciones sospechosas y no el de transacciones en efectivo. Pues bien, tal como ha quedado expuesto a lo largo del presente escrito, no existía un procedimiento específico sobre la forma de hacer el reporte sino que una vez la entidad establecía que corresponde a una operación sospechosa o extraña debía informar inmediatamente a la autoridad competente.

En tal sentido, la operación debía ser analizada bajo todo un contexto y si la misma generaba dudas era necesario informarla con todas sus características, de tal suerte que permitiera dar claridad sobre las condiciones en que se realizó.

En la actualidad, para efectuarse dicho reporte es preciso observar los requisitos señalados en el formulario anexo de la Circular Externa No. 046 del 2002, sobre operaciones sospechosas.

"PREGUNTA. ¿Los reportes de operaciones sospechosas que efectuaban las oficinas en el año de 1995 se encuentran consignadas en alguna base de datos?".

Teniendo en cuenta que este tipo de reportes se efectuaban a la Fiscalía General de la Nación y no a la Superintendencia Bancaria se sugiere revisar los archivos de esa institución a fin de verificar la existencia [de] alguna base de datos. Así mismo, como quiera que las instituciones financieras deben conservar los documentos que soportan las operaciones, que en materia de lavado de activos el término de conservación es de 5 años⁵, sería necesario acudir a cada entidad a fin de que ellos [los] suministren.»

1 El Decreto 1872 de 1992 consagró en su artículo 2º, letra d) la obligación de reportar las operaciones sospechosas a la Fiscalía General de la Nación. Con posterioridad el reporte de transacciones sospechosas debía efectuarse a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Fiscalía General de la Nación. Con la expedición de la Ley 526 de 1999 el reporte debe enviarse a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF.

2 En este estatuto se compendian las principales normas que regulan la actividad de las vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia y puede ser consultado en la página web: www.superbancaria.gov.co, ícono normativa.

3 Esta Circular recoge los diferentes instructivos expedidos por esta Superintendencia en torno al desarrollo del objeto social de las instituciones sometidas a control, la cual puede ser consultada en el sitio en mención.

4 El anterior instructivo fue modificado por la Circular Externa No. 12 de 1999, disponiendo en la parte pertinente lo siguiente:" 6.4.2 Reporte de transacciones sospechosas a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Fiscalía General de la Nación.

a) Aspectos generales

Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite previa y debidamente reglamentado en el Manual de Procedimientos, para hacer el respectivo reporte tanto a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda como a la Fiscalía General de la Nación.

Para efectos de ambos reportes no se requiere que la institución vigilada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que maneja provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo penal; sólo se requiere que la entidad considere que las operaciones son sospechosas.

Bajo el entendido de que el reporte de operaciones sospechosas que se efectúe ya sea a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda o a la Fiscalía no constituye denuncia penal, no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la entidad.

b) Contenido del reporte

1. Reporte a la Fiscalía General de la Nación.

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Fiscalía General de la Nación mediante formato especial, de acuerdo a las instrucciones impartidas en la Circular 100 de 1995 Anexo II, utilizando la proforma B.0000-01.

2. Reporte a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda.

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda, exclusivamente en medio magnético, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la Circular 100 de 1995 Anexo II, conforme a la proforma B.0000-01"

5 Antes de la expedición de la Circular 046 del 2001, el término de conservación de los documentos referentes a las operaciones sobre lavado de activos era de 10 años, ahora el término es el señalado en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 23 de la Ley 795 de 2003, esto es, cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento.