Conservación de Documentos

Concepto No. 1999069171-3. Noviembre 19 de 1999. Intendente de la Delegatura para Intermediación Financiera Uno.

Síntesis: Término de conservación de documentos. Constancias de asientos definitivos y tiquetes de depósito. Documentos relativos a la prevención del lavado de activos. Comercio electrónico; conservación de mensajes de datos y documentos.

[§ 0043] «1. Se debe resaltar en primer término que, de conformidad con lo establecido en el artículo 96 de Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, “Los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósitos por un período no menor a seis (6) años, desde la fecha del último asiento”.

La disposición transcrita se refiere, de una parte, al conjunto de los establecimientos de crédito y, de otra, a las sociedades de servicios financieros, que para efectos del mismo Estatuto son las sociedades fiduciarias, los almacenes generales de depósito y las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías.

Por lo expuesto, en lo relativo al límite de conservación de cada documento, será imperativo determinar si se trata de un documento relacionado con las operaciones desarrolladas por alguna de las entidades enunciadas en precedencia, evento en el cual se deberán conservar las constancias de sus asientos definitivos y tiquetes de depósitos por un período que no puede ser inferior a seis (6) meses.

Para ilustrar este aspecto de su consulta resulta oportuno transcribir el numeral 2 del Capítulo Noveno del Título I de la Circular Externa 007 de 1996 (Básica Jurídica) de esta Superintendencia, en el cual se precisan los libros y papeles que se deben conservar, así como su destino una vez transcurridos los seis (6) años a que alude la normativa precedente:

“De acuerdo con el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósitos por un período no menor a seis (6) años, desde la fecha del último asiento. En tal sentido proceden las siguientes aclaraciones acerca de los libros y papeles que deben conservarse, y su destino una vez transcurridos los seis años a que alude la norma.

a) Constancias de Asientos Definitivos y Tiquetes de Depósito

Los libros y papeles del comerciante, conforme se infiere de los artículos 49 y 51 del Código de Comercio y 123 a 131 del Decreto 2649 de 1993 comprenden los siguientes documentos:

1. Los libros que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.

2. Todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros.

3. La correspondencia directamente relacionada con los negocios.

4. Los libros de actas, y

5. Los libros de registro de socios y de accionistas.

Ahora, si bien una interpretación gramatical podría sugerir diferencias entre la noción de libros y papeles del comerciante y la expresión “asientos definitivos y tiquetes de depósito”, una interpretación sistemática y teleológica conduce a concluir que esta última expresión es asimilable a la primera (“libros y papeles del comerciante”), toda vez que carecería de sentido jurídico y práctico la destrucción de los comprobantes de contabilidad y sus soportes y de los recibos expedidos por virtud de los depósitos que efectúen los clientes de las entidades financieras, en un período distinto de los libros de contabilidad y del resto de la correspondencia relacionada con los negocios, dada la inescindibilidad de la relación que, desde el punto de vista contable, existe entre los documentos y que representan el hecho económico, los soportes y comprobantes de contabilidad y los asientos que registran el hecho económico en los libros auxiliares y principales.

Así las cosas, el conjunto de libros y papeles del comerciante de las entidades a que alude el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, puede destruirse a los seis años, desde la fecha del último asiento, documentos o comprobantes, observando eso sí la regla del artículo 60 del Código de Comercio en cuanto hace a la obligación de asegurar su reproducción por un medio técnico adecuado”.

No sobra recordar que el numeral 6.8 del Capítulo Noveno del Título I de la precitada Circular Básica, establece que “Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un período no menor de diez (10) años”.

2. Es pertinente anotar en primer término, que con anterioridad a la expedición de la denominada Ley de Comercio Electrónico (527 de 1999), respecto de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, se había previsto la posibilidad de emplear diversos medios técnicos para la conservación de los archivos y documentos.

En efecto, establece el numeral 2.2. del Capítulo Noveno del Título I de la Circular Básica de este Organismo:

“Está pues autorizado el uso de la microfilmación de los archivos de las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de esta Superintendencia en los términos y condiciones que señalan los mencionados decretos números 2527 (de 1950) y 3354 (de 1954), a más de los demás mecanismos previstos en el Decreto 2620 de 1993 (…). El procedimiento de microfilmación deberá utilizarse siguiendo estrictamente las previsiones contenidas en los Decretos 2527 y 3354, así como el procedimiento dispuesto en el Decreto 2620 de 1993 pues, de lo contrario, de la correspondiente copia no se predica el valor probatorio que la ley otorgue al original microfilmado” (resaltado nuestro).

El mencionado Decreto 2620 de 1993, consagra en el artículo 1, la viabilidad de emplear la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos o cualquier otro medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de los archivos.

Ahora bien, en relación con la Ley 527 de 1999, observa este Despacho, a título ilustrativo, que fundamentalmente no se ocupa de regular expresamente los aspectos relativos a la conservación de archivos. Ciertamente, considerando la motivación de la normativa y el ámbito de aplicación, ésta se encuentra principalmente dirigida a reglamentar el valor de la información enviada y recibida con ocasión de las transacciones celebradas a través de los nuevos canales tecnológicos, dándoles un fundamento jurídico y otorgando carácter probatorio a los mensajes de datos propios de dichas operaciones.

No obstante, frente al tema de su indagación, resulta pertinente citar el artículo 11 de la referida ley:

‘‘Artículo 11. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en formato en que se haya generado, enviado o recibido, o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Los libros y papeles del comerciante podrán conservarse en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta” (resaltado nuestro).

De tal forma, se aprecia que el aparte final de la normativa transcrita contempla expresamente el principio según el cual los comerciantes pueden conservar sus libros y papeles en cualquier medio que garantice su reproducción exacta, reiterando los criterios contemplados en el citado Decreto 2620 de 1993 y la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Bancaria».