Conservación de Documentos

Concepto: 1999043051-2. Agosto 26 de 1999. Superintendente Delegado para Seguros y Capitalización.

Síntesis: Marco normativo. La póliza de seguros; medios técnicos de conservación.

[§ 0042] «1. Marco normativo - Archivo y destrucción de documentos

El Estatuto Mercantil en su artículo 48 dispone que “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico - contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios”.

Esta norma señala, en primer lugar, que los comerciantes tienen la obligación de ajustar sus libros y papeles de comercio a las normas vigentes sobre la materia, y en segundo lugar, permite la utilización de distintos mecanismos para facilitar la gestión contable de las sociedades, siempre y cuando su uso se configure como la historia clara completa y fidedigna de la situación de los negocios.

El Código de Comercio en su artículo 60 refiriéndose a la conservación de libros y papeles del comerciante, establece un término preciso para que los comerciantes hagan uso de cualquier sistema técnico tendiente a garantizar su reproducción exacta, ordenando para tal efecto, que los libros y papeles de comercio deben ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre o último asiento de los documentos o comprobantes.

Adicionalmente, el artículo 60 mencionado, impone la obligación según la cual la Cámara de Comercio donde se encuentran registrados los libros o documentos debe verificar que la copia sea exacta a los originales que se van a destruir, y que el acta que se levante como consecuencia de este trámite debe ir firmada por el secretario de la misma cámara.

A su vez, el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 dispone que “Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos”.

2. La póliza de seguro

El artículo l046 del Código de Comercio, modificado por el artículo 3 de la ley 389 de 1997 dispone que “El contrato de seguro se probará por escrito o por confesión.

Con fines exclusivamente probatorios, el asegurador está obligado a entregar en su original, al tomador, dentro de los quince días siguientes a la fecha de su celebración el documento contentivo del contrato de seguro, el cual se denomina póliza, el que deberá redactarse en castellano y firmarse por el asegurador.

La Superintendencia Bancaria señalará los ramos y la clase de contratos que se redacten en idioma extranjero.

PAR.-El asegurador está también obligado a librar a petición y a costa del tomador, del asegurado o del beneficiario duplicados o copias de la póliza”.

Adicionalmente, el primer inciso del artículo 68 del mismo ordenamiento dispone que “Los libros y papeles del comerciante constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre si, judicial y extrajudicialmente”.

De lo anteriormente expuesto, podemos deducir que el documento denominado póliza es una prueba de la celebración del contrato de seguro el cual es por esencia mercantil y, por lo tanto, tiene la calidad de papel del comerciante y su archivo y destrucción se rige bajo el marco normativo señalado en el punto número 1 de este oficio.

3. Medios técnicos de conservación de documentos

Sobre los medios técnicos de conservación que se pueden utilizar, el artículo 1 del Decreto 2602 de 1993 dispone que “Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros”.

Por otra parte, el Decreto 2527 de 1950, reglamentó lo relacionado con el proceso de microfilmación de documentos, en especial lo que tiene que ver con los rollos de película, el valor probatorio de los documentos microfilmados, autenticación de copias, entres otros; posteriormente el Decreto 3354 de 1954, dispuso que para la aplicación de este procedimiento es necesario mantener los documentos originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen, depen diendo de la naturaleza del mismo, esta norma no solo le da posibilidad de utilizar el microfilm a las entidades oficiales, sino también a las entidades de crédito y aquellas instituciones sometidas a la supervigilancia del Estado.

En el mismo sentido, la Superintendencia de Sociedades mediante la Resolución 316 de 1956 determinó los parámetros de aplicación de las normas analizadas anteriormente, señalando que el sistema de microfilmación se puede usar siempre y cuando se conserven los documentos por un lapso no inferior a diez años, contados a partir del cierre, o último asiento de los mismos, y que la Cámara de Comercio verifique la exactitud de la copia con los libros de comercio.

Para el caso en que no sea posible la microfilmación, se podrán destruir los libros y documentos hasta después de veinte años, contados a partir del cierre o último asiento de los mismos, según lo consagrado en el artículo 134 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993».