Conservación de Documentos

Concepto No. 1999054854-2. Septiembre 30 de 1999. Director JurÌdico.

Síntesis: Conservación y reproducción de documentos. Período de conservación. Medios técnicos. Requisitos para que pueda procederse a la destrucción de libros y papeles del comerciante; procedimiento. Vigencia de los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y de la Resolución 20 de 1951.

[§ 0041] «1. Conservación y reproducción de documentos

Al respecto es necesario señalar, en primer término, que con la expedición de los Decretos Legislativos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, adoptados como legislación permanente por la Ley 141 de 1961, se estableció un régimen general sobre conservación y reproducción de documentos, aplicable tanto a entidades públicas como a personas privadas, incluidas en ese ámbito de aplicación las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado. Ese régimen se refiere a la microfilmación como medio técnico de conservación autorizado.

En lo que corresponde a documentos públicos, con posterioridad ese régimen fue complementado con normas como las Leyes 39 de 1981 (artículo 2) y 80 de 1989, los Decretos 1777 de 1990 y 1382 de 1995, y los Acuerdos 12 de 1991, 07 de 1994 y 09 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación.

Ahora bien, en lo atinente a libros y papeles del comerciante, los artículos 48 y 60 del Código de Comercio (Decreto Ley 410 de 1971) y el Decreto 2620 de 1993 complementaron ese régimen con disposiciones especiales aplicables a los comerciantes, disposiciones a las que se adiciona lo dispuesto en el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993. No obstante, respecto de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria, en particular respecto de los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros, el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero reguló de manera especial el régimen de conservación de documentos aplicable a ellas.

En ese contexto, debe tenerse en cuenta, respecto de instituciones vigiladas por esta entidad, que en la materia de su consulta a aquellas les serán aplicables en primer término las disposiciones contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. En lo no previsto allí y en consideración a la naturaleza comercial de la actividad desarrollada por dichas instituciones, en concordancia con lo dispuesto en los artículos 2034 del Código de Comercio y 53-1 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se les aplicará el régimen propio de los comerciantes, antes señalado. Finalmente, en lo no previsto en éste, les será aplicable el régimen general.

Así las cosas, en cuanto al período de conservación de documentos se aplica el artículo 96 del Estatuto citado respecto de las instituciones a las que se refiere dicho artículo; en lo no previsto allí sobre el tema, se aplican sobre el mismo los artículos 60 del Código de Comercio y 134, inciso 2, del Decreto 2649 de 1993.

En cuanto a medios técnicos de conservación autorizados, se aplican los mismos artículos citados en el párrafo precedente, en concordancia con el artículo 1 del Decreto 2620 de 1993, conforme al cual todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros. No obstante, se anota que en cuanto al procedimiento técnico como tal, para la reproducción se cuenta con la reglamentación prevista en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954, aplicables en consecuencia.

En lo que se refiere a los requisitos para que pueda procederse a la destrucción de libros y papeles del comerciante, una vez vencido el periodo legal de conservación, se aplican, además de los citados artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993, los artículos 2 y 3 del Decreto 2620 de 1993 y, en cuanto al procedimiento mismo de la microfilmación, lo previsto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954.

Armonizando dichas normas, se concluye que para que una vez vencido el término legal de conservación la reproducción de libros y papeles del comerciante que se deseen destruir tenga el valor probatorio correspondiente se debe: i) utilizar un medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de aquellos; ii) contar, al momento de la reproducción, con la presencia de un funcionario de la cámara de comercio, con el fin de que mediante acta se haga constar la relación de los documentos reproducidos, así como la exactitud de los mismos; iii) diligenciar, al momento de la destrucción, un acta en la que se anotan los libros y papeles que se destruyen y el procedimiento utilizado para su reproducción, trámite que puede coincidir con el indicado en el punto precedente; iv) para diligenciar el acta de destrucción, acreditar ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles a destruir, lo que será certificado por los ‘jefes de registro mercantil o quienes hagan sus veces” y que puede asimismo ser un trámite concomitante con los anteriores; y v) en los demás aspectos y en particular en cuanto al procedimiento a utilizarse en la microfilmación misma, se sigue lo dispuesto en los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954.

Ahora bien, habiéndose conservado los libros y papeles por un medio técnico adecuado y destruidos los mismos con las formalidades vistas, de las copias reproducidas que se conservan pueden obtenerse copias para efectos probatorios, respecto de cuya expedición se aplica el inciso 2 del artículo 60 del Código de Comercio, conforme al cual cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en ese artículo se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

En cuanto a quién expide y auténtica la copia de la copia reproducida que se conserva, se aplica lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 2527 de 1950, en concordancia con los artículos 254 del Código de Procedimiento Civil, 320 del Código de Régimen Político y Municipal y 15 de la Ley 57 de 1985 y con el numeral 4, Capítulo Décimo, Título Primero, de la Circular Básica Jurídica. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de certificación de las cámaras de comercio respecto de los actos, libros y documentos sujetos a registro mercantil (artículos 30 y 86, numeral 3, del Código de Comercio), del acceso público al mismo con la facultad de obtener copia de los documentos (artículo 26, inciso 2, ibídem) y de que en caso de pérdida o destrucción de un documento registrado pueda suplirse con el certificado de la cámara de comercio (artículo 44 ibídem).

2. Vigencia de los Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 y de la Resolución 20 de 1951

En cuanto a la vigencia de los decretos en mención, me remito a lo dicho en el acápite que antecede, debiendo distinguirse al efecto, como se vio, las normas aplicables al período de conservación de documentos, a los medios técnicos de conservación autorizados, a la destrucción de documentos, al procedimiento de reproducción en sí mismo y a la expedición y autenticación de copias de las copias reproducidas que se conserven.

Por lo demás, la Circular Externa 007 de 1996 (Circular Básica Jurídica), expedida por esta Superintendencia, de manera expresa reconoce la vigencia de esos decretos al tratar el tema de la microfilmación en el numeral 2, Capítulo Noveno, Título Primero, del cual remito copia en lo pertinente para su mayor ilustración.

En cuanto a la Resolución 20 del 25 de abril de 1951 expedida por el Superintendente Bancario, le informo que con la expedición de la Circular Externa 007 de 1996 se derogaron todas las instrucciones de carácter general que en materia jurídica se habían expedido con anterioridad. En consecuencia, la instrucción vigente sobre microfilmación es la contenida en el antes mencionado numeral 2, Capítulo Noveno, Título Primero, de la Circular Básica Jurídica.

Ahora bien, respecto de la vigencia de la Resolución 316 de 1956 expedida por la Superintendencia de Sociedades, le recomendamos dirigirse directamente a dicho órgano de control, en la medida que sería él el indicado para pronunciarse al respecto».