Bonos Pensionales

Concepto No. 1999014389-1. Diciembre 17 de 1999

Síntesis: Proceso de emisión y liquidación de bonos pensionales.

[C-026] «"1. ¿Qué pasa si el empleador no confirma con el emisor?

2. ¿Qué pasa si el contribuyente no confirma con el emisor?"

Estos puntos, referidos a la confirmación de la historia laboral como etapa del proceso de liquidación y emisión de los bonos pensionales, están desarrollados en las siguientes disposiciones:

El artículo 22 del Decreto 1513 de 1998, modificatorio de los incisos 2°, 3°, 4° y 5° del artículo 52 del Decreto 1748 de 1995, según el cual:

"(…) Cuando la administradora reciba una solicitud de trámite de bono procederá así:

Establecerá dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes la historial laboral del afiliado con base en los archivos que posea y la información que le haya sido suministrada por el afiliado. Dentro del mismo plazo, solicitará a quienes hayan sido empleadores del afiliado, o a las cajas, fondos o entidades de previsión social a las que hubiere cotizado, que confirmen, modifiquen o nieguen toda la información laboral que pueda incidir en el valor del bono. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 48 en relación con la OBP.

El empleador, caja, fondo o entidad que deba dar certificación, requerido por una administradora para que confirme información laboral que se le envíe, deberá responder en un plazo máximo de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha en que reciba el requerimiento, los cuales podrán ser prorrogados por el mismo término por la administradora cuando haya una solicitud debidamente justificada. Si la requerida es una entidad pública, se aplicará lo dispuesto en el artículo 6º del Código Contencioso Administrativo. Si se trata de servidores públicos, el incumplimiento de este plazo será sancionado disciplinariamente de acuerdo con la Ley 200 de 1995.

Una vez concluido el procedimiento anterior, la administradora dará traslado de la información al emisor para que dé inicio al proceso de liquidación provisional del bono, en la forma que se prevé más adelante".

Por su parte el artículo 20 del Decreto 1513 de 1998, modificatorio del artículo 48 del Decreto 1748 de 1995 establece:

"(…) Corresponde a las entidades administradoras adelantar por cuenta del afiliado pero sin ningún costo para este, las acciones y procesos de solicitud de bonos pensionales y de pago de los mismos cuando se cumplan los requisitos establecidos para su redención. Las administradoras estarán obligadas a verificar las certificaciones que expidan las entidades empleadoras o cajas, de tal manera que cuando sean recibidas por el emisor, solo sea necesario proceder a la liquidación provisional del bono y a la solicitud de reconocimiento de las cuotas partes, de acuerdo con lo previsto en el artículo 52.

"(...) Parágrafo. Dentro del plazo establecido para la liquidación provisional y expedición del bono, el emisor podrá, sí lo considera conveniente, solicitar directamente a los empleadores la confirmación de información o recibir directamente certificaciones. En caso de que no reciba la confirmación certificada en el término de un mes (1) mes, se entenderá que la información anteriormente certificada es correcta."

Finalmente, el artículo 27 del Decreto 1513 de 1998, que se adicionó como artículo 65 el Decreto 1748 de 1995 indica que:

"(…) El procedimiento de liquidación de las cuotas partes será el establecido en el artículo 52. Una vez confirmada o certificada la información laboral con base en dicha disposición, el emisor informará a los contribuyentes el valor de la cuota a su cargo y les solicitará a los contribuyentes el reconocimiento de la misma dentro del término previsto para la expedición de los bonos. El reconocimiento de la cuota implicará la autorización para suscribir, en nombre del contribuyente, el cupón correspondiente a la cuota respectiva.

Para los propósitos del inciso final del artículo 15 del Decreto-Ley 1299 de 1994, se entenderá cumplida dicha responsabilidad con la información por parte del emisor del valor de la cuota a cargo del contribuyente.

Cuando las cuotas no hayan sido reconocidas por los contribuyentes en el término previsto anteriormente, el emisor expedirá el cupón con base en la información confirmada o certificada y dejara constancia expresa del no reconocimiento en el cupón. Así mismo, el emisor informará de este hecho a la entidad administradora y al trabajador, para que inicien las acciones pertinentes. También se dará aviso a la entidad administradora y al trabajador cuando se presenten reconocimientos parciales, para que este último decida si acepta la emisión parcial de la cuota (…)"

De acuerdo con las disposiciones transcritas debe precisarse, en primer lugar, que para efectos de completar la historia laboral o emitir el bono pensional la única información válida es la información certificada o la que ha sido debidamente confirmada por el empleador o contribuyente. Sobre este aspecto en concepto radicado con el número 1999014388-0 dirigido a la Oficina de Bonos Pensionales, este Despacho se pronunció en los siguientes términos:

"El artículo 4° del Decreto 1161 de 1994, refiriéndose al suministro de información, establece que "Para facilitar la expedición de bonos pensionales o completar la historia laboral del afiliado, las administradoras del Sistema General de Pensiones o la entidad u organismo al que corresponda la emisión de los bonos, podrán requerir la información necesaria a los empleadores o a las cajas, fondos o entidades de los sectores público y privado en que el trabajador haya efectuado cotizaciones o haya estado afiliado.

Es decir que, con fundamento en la norma transcrita, las entidades administradoras de pensiones o los emisores de bonos pensionales tienen la facultad de solicitar a los empleadores o a las cajas, fondos o entidades, públicas o privadas, en que el trabajador haya cotizado o estado afiliado, la información laboral que sea necesaria para efecto de completar la historia laboral o emitir el bono pensional.

Ahora bien, en los términos del artículo 52 del Decreto 1748 de 1995, si la información laboral va a ser utilizada para la liquidación y emisión del bono pensional es necesario que la misma sea "confirmada" por el empleador o contribuyente o "certificada" y no negada por cualquiera de éstos. Lo anterior se desprende de los incisos sexto y séptimo del citado artículo cuando establecen que:

‘Para la liquidación y emisión del bono sólo se utilizará aquella información laboral que haya sido confirmada directamente por el empleador o por el contribuyente, si es diferente, o aquella certificada que no haya sido negada por alguno de esto dos, dentro del plazo señalado en el inciso anterior (...).

Es certificada la información que la entidad administradora reporte como tal, con base en los documentos que acrediten debidamente tal hecho, los cuales se comprometerá a mantener a disposición del emisor, para que éste los pueda verificar o solicitar copia en cualquier momento. En el caso de los archivos masivos, para que los mismos se consideren certificados será necesario además de la manifestación en tal sentido del Representante Legal de la entidad, que se produzcan dos copias idénticas, una de las cuales será entregada a la Oficina de Obligaciones Pensionales y la otra se entregará en custodia a una entidad diferente que designe para ello el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Oficina de Obligaciones Pensionales verificará que las dos copias sean idénticas. Adicionalmente, se tendrá en cuenta que la certificación individual de un empleador no afiliado al I.S.S. prima sobre su Archivo Laboral Masivo; la certificación individual del I.S.S. prima sobre su Archivo Laboral Masivo; la certificación de un empleador afiliado al I.S.S., sólo prevalece sobre el Archivo Laboral Masivo del I.S.S. en el caso previsto en el numeral 1° del artículo 28° del Decreto 1748 de 1995.’

Según lo anterior, para que la información contenida en archivos laborales masivos se considere certificada es necesario que cumpla con los requisitos establecidos en la norma transcrita, valga decir: 1. Que exista manifestación del representante legal de la entidad en el sentido de ser certificada la información contenida en el correspondiente archivo laboral, y 2. Que se produzcan dos copias idénticas, según comparación que efectúe la Oficina de Bonos Pensionales, y entregada una de ellas a dicha oficina y la otra a la entidad que designe el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Ahora bien, independientemente de si la información laboral proviene de una certificación individual o de un archivo laboral masivo, si va a ser utilizada para la liquidación provisional y emisión de bonos pensionales es necesario que la entidad administradora adelante el proceso de verificación establecido en el artículo 52 en comento, según el cual, una vez recibida la solicitud de trámite del bono pensional, la administradora ‘Establecerá dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes la historia laboral del afiliado con base en los archivos que posea y la información que le haya sido suministrada por el afiliado. Dentro del mismo plazo, solicitará a quienes hayan sido empleadores del afiliado, o a las cajas, fondos o entidades de previsión social a las que haya cotizado, que confirmen, modifiquen o nieguen toda la información laboral que pueda incidir en el valor del bono. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 48 en relación con la OBP’.

Como corolario de lo expuesto se tiene que, aún en el caso de la información laboral proveniente de un archivo masivo, para efecto de la liquidación y emisión de un bono pensional y la determinación de las cuotas partes a que haya lugar, se debe adelantar una verificación que permite que los empleadores o las entidades de previsión a las que el trabajador haya estado afiliado o cotizando, puedan confirmar, modificar o negar tal información (...)"

Así entonces y sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que recaigan sobre quienes deben certificar o confirmar la información, la principal consecuencia de tal omisión es que para efectos de la liquidación provisional del bono pensional no se pueda tener en cuenta el respectivo período consultado.

"2. ¿Es válido separar los procesos de emisión y expedición del título valor?"

El artículo 1º del Decreto 1513 de 1998 que adiciona las definiciones contenidas en el artículo 1º del Decreto 1748 de 1995, definió en forma expresa e inequívoca las nociones de emisión del bono pensional y la de expedición del bono pensional, disponiendo en los siguientes términos qué se entiende por cada una de ellas, así:

"Emisión de bono: Se entiende por tal el momento en que se confirma o certifica la información contenida en la liquidación provisional, en el caso de emisores privados, o el momento en que queda en firme el acto administrativo que reconoce el derecho al bono pensional, en el caso de emisores públicos."

"Expedición de bono: Se entiende por tal el momento de suscripción del título físico o del ingreso de la información al depósito central de valores."

De acuerdo con lo previsto en las anteriores definiciones, es claro que se trata de dos momentos diferentes dentro del mismo proceso, en los términos dispuestos para el efecto en la norma parcialmente transcrita.

"3) ¿De conformidad con la Ley 100 de 1993, es posible que la entidad emisora, en el momento en que el bono pensional sea suficiente para financiar la pensión superior al 110%, pague el bono pensional sin necesidad de expedir el título valor?"

En relación con este interrogante, y sin consideración a las eventuales razones de conveniencia que puedan derivarse de la posibilidad planteada en la consulta en el sentido de efectuar el pago anticipado del valor del bono pensional sin que sea necesaria su expedición, en opinión de este Despacho a la luz de la normatividad vigente tal posibilidad resulta improcedente.

En efecto, en la comunicación radicada en esta Entidad con el número 97020097, en la cual este Despacho formuló algunos comentarios sobre el particular, se expresó:

"En primera instancia, es claro que la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios en momento alguno contemplan la posibilidad de que el Instituto de Seguros Sociales, las cajas o fondos de previsión del sector público o privado, el Estado, sus entidades descentralizadas o las empresas del sector privado que tenían a su cargo el reconocimiento y pago de las pensiones, puedan ante la eventualidad de que uno de sus afiliados se traslade al Régimen de Ahorro Individual el trasladar los recursos respectivos a los fondos de pensiones, sino que de manera exclusiva establecen que dichas entidades deben emitir bonos pensionales en las condiciones antes descritas.

Por lo anterior, este Despacho estima que las empresas que asumieron a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, están en la obligación de emitir los respectivos bonos pensionales hasta tanto se establezca de manera expresa la facultad de trasladar la reserva actuarial respectiva.

Sin embargo, la entidad emisora de bonos pensionales que no desee expedir físicamente los títulos puede optar por su desmaterialización, esto es, que las características y el valor del bono consten en archivos informáticos bajo la custodia de un Depósito Central de Valores, para lo cual deberá atenderse lo prescrito en el Decreto 437 de 1992 y demás normas que lo modifiquen o adicionen (artículo 53 Decreto 1748 de 1995).

Finalmente, se debe tener en cuenta que de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 3º del artículo 17 del Decreto 1748 de 1995, adicionado por el artículo 6º. del Decreto 1474 de 1997, ‘cuando se cause el derecho a redención de un bono aún no emitido, se hará el pago, sin que sea necesaria la expedición física del título, y el valor del bono se calculará de acuerdo con lo establecido en este Decreto.’

Lo anterior resulta mucho más claro si se tiene en cuenta que el hecho de haber acumulado en la cuenta de ahorro individual una suma suficiente para financiar una pensión superior al 110% de un salario mínimo legal mensual no es causal de redención anticipada del bono pensional. En efecto, el artículo 16 del Decreto 1748 de 1998, modificado por el artículo 5° del Decreto 1474 de 1997, establece:

"Habrá lugar a la redención anticipada de los bonos cuando se dé una de las siguientes circunstancias:

1. Para bonos tipo A que no hayan sido negociados ni utilizados para adquirir acciones de empresas públicas, el fallecimiento o la declaratoria de invalidez del beneficiario, o bien la devolución del saldo en los casos previstos en los artículos 66, 72 y 78 de la Ley 100 de 1993.

2. Para bonos tipo B, el fallecimiento o la declaratoria de invalidez del beneficiario del bono como también el reconocimiento de la indemnización sustitutiva de que trata el artículo 37 de la Ley 100 de 1993"».