Archivo Laboral Masivo

Concepto No. 1999014388-2. Noviembre 16 de 1999

Síntesis: Manejo de la información contenida en el archivo laboral masivo del I.S.S.

[C-009] «"¿Puede (quizás, debe) la OBP, comunicar a otras entidades emisoras de bonos la historia laboral contenida en el archivo laboral masivo del ISS, respecto a (sic) una persona cuyo bono pensional va a ser emitido por la entidad que solicita la historia?"

"¿Puede esa entidad considerar esa información equivalente a una certificación del ISS?"

Sobre el particular, resultan procedentes los siguientes comentarios:

El artículo 4° del Decreto 1161 de 1994, refiriéndose al suministro de información, establece que "Para facilitar la expedición de bonos pensionales o completar la historia laboral del afiliado, las administradoras del Sistema General de Pensiones o la entidad u organismo al que corresponda la emisión de los bonos, podrán requerir la información necesaria a los empleadores o a las cajas, fondos o entidades de los sectores público y privado en que el trabajador haya efectuado cotizaciones o haya estado afiliado".

Es decir que, con fundamento en la norma transcrita, las entidades administradoras de pensiones o los emisores de bonos pensionales tienen la facultad de solicitar a los empleadores o a las cajas, fondos o entidades, públicas o privadas, en que el trabajador haya cotizado o estado afiliado, la información laboral que sea necesaria para efecto de completar la historia laboral o emitir el bono pensional.

Ahora bien, en los términos del artículo 52 del Decreto 1748 de 1995, si la información laboral va a ser utilizada para la liquidación y emisión del bono pensional es necesario que la misma sea "confirmada" por el empleador o contribuyente o "certificada" y no negada por cualquiera de éstos. Lo anterior se desprende de los incisos sexto y séptimo del citado artículo cuando establecen que:

"Para la liquidación y emisión del bono sólo se utilizará aquella información laboral que haya sido confirmada directamente por el empleador o por el contribuyente, si es diferente, o aquella certificada que no haya sido negada por alguno de esto dos, dentro del plazo señalado en el inciso anterior (...)

Es certificada la información que la entidad administradora reporte como tal, con base en los documentos que acrediten debidamente tal hecho, los cuales se comprometerá a mantener a disposición del emisor, para que éste los pueda verificar o solicitar copia en cualquier momento. En el caso de los archivos masivos, para que los mismos se consideren certificados será necesario además de la manifestación en tal sentido del Representante Legal de la entidad, que se produzcan dos copias idénticas, una de las cuales será entregada a la Oficina de Obligaciones Pensionales y la otra se entregará en custodia a una entidad diferente que designe para ello el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Oficina de Obligaciones Pensionales verificará que las dos copias sean idénticas. Adicionalmente, se tendrá en cuenta que la certificación individual de un empleador no afiliado al I.S.S. prima sobre su Archivo Laboral Masivo; la certificación individual del I.S.S. prima sobre su Archivo Laboral Masivo; la certificación de un empleador afiliado al I.S.S., sólo prevalece sobre el Archivo Laboral Masivo del I.S.S. en el caso previsto en el numeral 1° del artículo 28° del Decreto 1748 de 1995."

Según lo anterior, para que la información contenida en archivos laborales masivos se considere certificada es necesario que cumpla con los requisitos establecidos en la norma transcrita, valga decir:

1. Que exista manifestación del representante legal de la entidad en el sentido de ser certificada la información contenida en el correspondiente archivo laboral, y

2. Que se produzcan dos copias idénticas, según comparación que efectúe la Oficina de Bonos Pensionales, y entregada una de ellas a dicha oficina y la otra a la entidad que designe el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Ahora bien, independientemente de si la información laboral proviene de una certificación individual o de un archivo laboral masivo, si va a ser utilizada para la liquidación provisional y emisión de bonos pensionales es necesario que la entidad administradora adelante el proceso de verificación establecido en el artículo 52 en comento, según el cual, una vez recibida la solicitud de trámite del bono pensional, la administradora "Establecerá dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes la historia laboral del afiliado con base en los archivos que posea y la información que le haya sido suministrada por el afiliado. Dentro del mismo plazo, solicitará a quienes hayan sido empleadores del afiliado, o a las cajas, fondos o entidades de previsión social a las que haya cotizado, que confirmen, modifiquen o nieguen toda la información laboral que pueda incidir en el valor del bono. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 48 en relación con la OBP".

Como corolario de lo expuesto se tiene que, aún en el caso de la información laboral proveniente de un archivo masivo, para efecto de la liquidación y emisión de un bono pensional y la determinación de las cuotas partes a que haya lugar, se debe adelantar una verificación que permite que los empleadores o las entidades de previsión a las que el trabajador haya estado afiliado o cotizando, puedan confirmar, modificar o negar tal información.

En este orden de ideas y teniendo en cuenta que, según establece el inciso octavo del artículo 47 del citado Decreto 1748, a la Oficina de Bonos Pensionales simplemente le corresponde informar periódicamente a las entidades administradoras de pensiones y a todos los emisores de bonos que utilizan sus servicios "(...) cuáles Archivos Laborales Masivos tiene en su poder y con qué limitaciones, si es el caso", este despacho considera que dentro de esta obligación no está incluida la posibilidad de suministrar, a las entidades administradoras de pensiones o a otros emisores, la información contenida en los archivos laborales que tenga en su poder.

No obstante lo anterior, en caso de mediar solicitud directa o autorización expresa del afiliado, podría resultar viable que la Oficina de Bono Pensionales haga entrega de la información correspondiente a su historia laboral, bajo el entendido que una solicitud en tales condiciones está comprendida dentro de las facultades que, en virtud del denominado "habeas data", tienen los titulares de la información.

En efecto, refiriéndose al artículo 15 de la Constitución Política, que establece que toda persona tiene derecho a "(...) conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas o privadas", en sentencia SU-089/95 la H. Corte Constitucional señaló:

"(...) ¿Cuál es el núcleo esencial del habeas data? A juicio de la Corte, está integrado por el derecho a la autodeterminación informática y por la libertad, en general, y en especial económica.

La autodeterminación informática es la facultad de la persona a la cual se refieren los datos, para autorizar su conservación, uso y circulación, de conformidad con las regulaciones legales (...)" (subraya extratextual).

Adicionalmente, en caso de entregarse tal información, es necesario que la Oficina a su cargo advierta claramente a los solicitantes si ésta puede o no ser utilizada para la liquidación y emisión de bonos pensionales, según se hayan cumplido o no las condiciones establecidas para el efecto. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de la obligación de verificación que le corresponde a la entidad administradora o al emisor, según sea el caso.

Adicionalmente debe aclararse que el traslado del archivo laboral masivo del Instituto de Seguros Sociales a la OBP no lo exime de atender las solicitudes de certificación individual que los interesados le hagan y, en consecuencia, el Instituto deberá proceder a su expedición oportuna y, cuando sea del caso, a su corrección. En este sentido debe recordarse que el mismo artículo 52 del Decreto 1748 de 1995 establece como regla general la prevalencia de las certificaciones individuales frente a la información contenida en archivos laborales masivos.

En cuanto tiene que ver con el valor de la información contenida en el archivo laboral de Instituto de Seguros Sociales, el artículo 47, inciso quinto, del Decreto 1748 de 1995, señala que "(...) equivaldrá a una certificación expedida por el ISS. De ello deberá quedar constancia suscrita por el representante legal de la entidad", es decir que aunque no es propiamente una certificación, equivale o se equipara a ella, siempre y cuando se cumplan las condiciones arriba anotadas y, se reitera, sin perjuicio del deber de verificación de la información para efecto de la liquidación y emisión de los bonos pensionales».