Afiliación

Concepto No. 1996038802-3. Marzo 10 de 1999

Síntesis: Efectos del diligenciamiento del formulario de vinculación al I.S.S.

[C-004] «(...) formula una consulta acerca del efecto que tiene la afiliación de trabajadores al Instituto de Seguros Sociales realizada a través del diligenciamiento del formulario de Inscripción de Trabajadores (Formato SF-31-009) del cual se allegó copia y según afirma "no llena los requisitos del formulario de afiliación a que se refiere el Decreto 692 de 1994". Específicamente pregunta si la firma de dicho documento "(...) indica selección de Régimen de manera libre y voluntaria por parte del empleado" y si "debe permanecer esta persona vinculada al Régimen de Prima Media con prestación definida por el término de tres (3) años."

Sobre el particular, me permito formular los siguientes comentarios:

1. MARCO LEGAL

En primer término es importante tener en cuenta que de conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993, es característica del Sistema General de Pensiones la libertad que tiene la persona de seleccionar el régimen pensional y la entidad administradora a la cual desea estar vinculado, selección que debe ser efectuada al momento de la vinculación o traslado.

El artículo 15 del Decreto 692 de 1994 en su inciso primero dispone que "una vez efectuada la selección de uno cualquiera de los regímenes pensionales, mediante el diligenciamiento del formulario, los afiliados no podrán trasladarse de régimen, antes de que hayan transcurrido tres años contados desde la fecha de la selección anterior." (Subrayado extratextual).

Así mismo, el artículo 11 del mencionado Decreto establece:

"(...)

Quienes decidan afiliarse voluntariamente al sistema, manifestarán su decisión al momento de vincularse a una determinada administradora.

Efectuada la selección el empleador deberá adelantar el proceso de vinculación con la respectiva administradora, mediante el diligenciamiento de un formulario previsto para el efecto por la Superintendencia Bancaria, que deberá contener por lo menos los siguientes datos:

a) Lugar y fecha;
b) Nombre o razón social y NIT del empleador;
c) Nombre y apellido del afiliado;
d) Número de cédula o NIT del afiliado;
e) Entidad administradora del régimen de pensiones a la cual desea afiliarse, la cual podrá estar preimpresa;
f) Datos del cónyuge, compañero o compañera permanente, hijos o beneficiarios del afiliado.

(...)

No se considerará válida la vinculación a la administradora cuando el formulario respectivo no contenga los anteriores datos, en cuyo caso la administradora deberá notificar al afiliado y a su respectivo empleador la información que deba subsanarse."

Esta Superintendencia, por su parte, mediante la Circular Externa No.30 del 30 de marzo de 1994 adoptó el formulario para la vinculación de afiliados a las entidades administradoras del Sistema General de Pensiones, y a través de la Circular Externa No. 37 del 2 de mayo de 1994 aclaró que "... la vinculación no es inválida por el hecho de que se omitan algunos datos del formulario, como por ejemplo el documento de identidad de los beneficiarios, siempre y cuando los mismos no correspondan a la información mínima que debe diligenciarse de conformidad con lo previsto en el artículo 11 del Decreto 692 de 1994."

2. LA CONSULTA

Conforme con el anterior marco legal es dable concluir que tanto la afiliación como la selección de régimen y de administradora se efectúan a través del diligenciamiento del formulario de vinculación previsto para tal efecto por la Superintendencia Bancaria, cuya validez descansa en el contenido mínimo de los datos señalados en el artículo 11 del Decreto 692 de 1994. En consonancia con lo precedente, en el caso de que la vinculación se lleve a cabo mediante un formulario que no cumpla con los requisitos establecidos en el mencionado artículo 11, la misma norma señala como efecto de dicha irregularidad la invalidez de la afiliación, lo cual, en concepto de este Despacho, adicionalmente, conlleva la invalidez de la selección. Ello por cuanto de acuerdo con el literal b) del artículo 13 de la Ley 100 de 1993 la selección debe efectuarse en el momento de la vinculación o traslado y conforme con los artículos 11 y 15 del Decreto 692 citado, la selección se entiende efectuada con el diligenciamiento del formulario.

Por otro lado, no resultaría lógico que ante la invalidez de la afiliación la persona no pudiera seleccionar nuevamente régimen y administradora con el objeto de afiliarse válidamente al sistema.

Ahora bien, en el formulario cuya copia se anexa a la consulta se observa, de una parte, que no corresponde al autorizado por la Superintendencia Bancaria y, de otra, que dicho formato no contiene los datos mínimos exigidos por el artículo 11 del Decreto 692 de 1994, toda vez que no incluye el NIT del empleador, ni la información del cónyuge, compañero o compañera permanente, hijos o beneficiarios del afiliado. En consecuencia, la afiliación efectuada con el mismo, en principio, estaría viciada de invalidez y, por lo tanto, la persona podría proceder a seleccionar válidamente régimen y administradora de pensiones sin necesidad de esperar los términos señalados en la ley para cada caso».