Reserva de Documentos

Tribunal Administrativo de Cundinamarca. Sección Primera. Subsección B. M.P. Ligia Olaya de Díaz. Sentencia del 25 de junio de 2002. Expediente 0507. 

Síntesis: Recurso de insistencia. Derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Los libros y papeles del comerciante tienen reserva legal. 

[§ 036] «(...) 

CONSIDERACIONES

La posibilidad de consultar los documentos que reposan en las oficinas públicas y de obtener copia de los mismos es un derecho reglamentado en la ley como un ejercicio del derecho de petición (artículo 23 de la Constitución Nacional). El derecho de acceso a los documentos fue elevado a rango constitucional en 1991 cuando el artículo 74 de la nueva Carta consagró que, "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley".

La reglamentación referida se encuentra en el artículo 12 de la Ley 57 de 1985 el cual establece que todas las personas tienen derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, salvo que tengan el carácter de reservado o hagan relación a la defensa o seguridad nacional; así mismo, el artículo 21 de esta ley señala que "(...) la administración solo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante providencia motivada que señale el carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes." Para el evento en que la administración, aduciendo razones de reserva, niegue la consulta o la expedición de copia de documentos, el mismo artículo 21 prevé que el peticionario puede insistir en su pretensión, caso en el cual le corresponde al Tribunal Administrativo, con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir si accede o no a la solicitud presentada.

La decisión adoptada por la Superintendencia Bancaria de impedir el acceso a la información solicitada y la expedición de la certificación correspondiente, tuvo como fundamento la reserva establecida en el artículo 61 del Código de Comercio.

A juicio de la Sala, en el caso de estudio la Superintendencia Bancaria actuó en debida forma al negar la información y la certificación solicitada, toda vez que la misma está amparada por reserva legal.

En efecto, cuando se trata de determinar qué clase de la información de la reportada por las entidades vigiladas no puede ser divulgada por la Superintendencia Bancaria, se destaca que en principio la misma hace referencia a toda aquella que provenga de "los libros y papeles del comerciante".

Dispone el artículo 61 del Código de Comercio que los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

La interpretación de esta norma necesariamente debe ser sistemática, esto es, con observancia del conjunto de los preceptos título dentro del cual se encuentra ubicado pues sólo así se halla el verdadero alcance de las expresiones tales como "libros" y "papeles" del comerciante, contenidas en el citado artículo 61, que es el fundamento legal que provocó la negativa de la Administración.

Así, según se desprende de los artículos 49 y 51 del C. de Co., por libros y papeles del comerciante se entienden todos aquellos que determine la ley como obligatorios y los axiliares necesarios para el completo entendimiento de los primeros, así como todos los comprobantes que sirven de respaldo a las partidas asentadas en los libros y la correspondencia directa relacionada con sus negocios.

En este caso, observa la Sala que la información solicitada hace parte de la documentación que goza de reserva legal. Para ello es preciso tener en cuenta lo siguiente:

De acuerdo con el artículo 186 del E.O.S.F. las entidades aseguradoras deberán constituir las siguientes reservas técnicas, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional:

a) Reserva de riesgos en curso; 

b) Reserva matemática;

c) Reserva para siniestros pendientes, y 

d) Reserva de desviación de siniestralidad.

De acuerdo con la Resolución 2300 de 1990 de la Superintendencia Bancaria en el Plan Único de Cuentas se incluyen las Reservas Técnicas de Seguros y Capitalización, y dentro de éstas la Reserva para Siniestros Avisados. La primera se identifica como Grupo 26, y la segunda como Cuenta 2654.

Prevé esta norma que dicha cuenta "Registra el valor estimado de la indemnización que corresponde a la entidad por cuenta propia por cada siniestro avisado y que no haya sido liquidado. La constitución de esta reserva se efectuará en el momento en que la compañía tenga conocimiento por cualquier medio de la ocurrencia del siniestro, estimando su valor de acuerdo con la magnitud del mismo, el valor asegurado y la modalidad del amparo, ajustándose este valor si es del caso al recibirse el aviso del asegurado".

Señala así mismo que "las entidades llevarán los libros necesarios para el registro de los siniestros de conformidad con las normas legales vigentes".

Como se observa, aparece claramente que la información solicitada a la Superintendencia Bancaria hace referencia a aquella documentación de los comerciantes que por disposición legal está sometida a reserva, amén que hace parte de los libros y papeles que para la materia señalada -reservas técnicas de las compañías de seguros- deben llevar las aseguradoras.

(...). 

Primero.  No se accede a la solicitud de información y de expedición de certificación formulada por el señor (...), conforme a las razones anotadas en la parte considerativa de esta providencia.»