Síntesis: las obligaciones de las entidades vigiladas en materia de conservación de libros, papeles e información relacionada con actividades del mercado de valores se encuentran previstas en las disposiciones de carácter legal y reglamentario, cuyo alcance está sujeto a la naturaleza de la respectiva entidad y a la actividad que desarrolle.

«… mediante la cual, (…) solicita a la Superintendencia Financiera establecer claridad sobre los plazos que deben aplicar las entidades vigiladas en este asunto, así como los lineamientos técnicos y jurídicos para la conservación, reproducción y destrucción de los documentos electrónicos.

Sobre el particular, es de indicar que (...) las obligaciones de estas últimas en materia de conservación de libros, papeles e información se encuentran previstas en disposiciones de carácter legal y reglamentario, cuyo alcance, como se expone a continuación, está sujeto a la naturaleza de la respectiva entidad y la actividad que desarrolle:

i) En el caso de los establecimientos de crédito, las sociedades de servicios financieros y de capitalización y las entidades aseguradoras e intermediarios de seguros y reaseguros, el régimen aplicable se encuentra previsto en el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero —EOSF— (Decreto Ley 663 de 1993), conforme al cual deben conservar sus libros y papeles por un período no menor de cinco (5) años, contados desde la fecha del respectivo asiento. Vencido este lapso, según la misma disposición, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

ii) En tratándose de entidades y actividades del mercado de valores, el Decreto 2555 de 2010 establece disposiciones específicas en materia de conservación de información, entre las cuales se destacan las siguientes:

• El artículo 2.10.5.2.12 dispone que las bolsas de valores deben mantener y conservar la información relativa a operaciones, órdenes, posturas y mensajes que se realicen a través de sus sistemas durante el término previsto en el artículo 96 del EOSF.

• En el mismo sentido, el artículo 2.15.1.5.3 establece que los administradores de sistemas de negociación de valores y de sistemas de registro de operaciones sobre valores deben conservar la información sobre las operaciones, los registros, las posturas y los mensajes o avisos que se realicen o coloquen a través de los sistemas que administren, durante el término previsto en el artículo 96 del EOSF.

• A su turno, el artículo 2.14.4.1.10 señala que los depósitos centralizados de valores deben conservar la información que permita reconstruir los registros practicados a nombre de cada titular durante el término señalado por la ley^[1].

• En relación con operaciones sobre instrumentos financieros derivados y productos estructurados efectuadas con una contraparte que sea una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera, el artículo 2.35.1.5.2 dispone que, para efectos de que se entienda realizado el respectivo registro, las contrapartes deben conservar la información allí prevista durante la respectiva relación contractual y cinco (5) años más.

• Así mismo, el artículo 5.3.2.1.1 establece que los intermediarios de valores deben contar con procedimientos y mecanismos que permitan la conservación de la información en forma fidedigna y verificable por un período equivalente al previsto en la legislación comercial para los libros y documentos del comerciante^[2].

iii) Es con referencia en las disposiciones de rango legal y reglamentario señaladas en precedencia que cada entidad vigilada debe determinar “los plazos de conservación documental” que le resulten aplicables, así como establecer los “lineamientos técnicos y jurídicos para la conservación, reproducción y destrucción de los documentos electrónicos”, según el caso, aspectos cuya definición no le corresponde fijar a esta Superintendencia.

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