Señores
REPRESENTANTES
LEGALES, MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA Y REVISORES FISCALES
DE EMISORES DE VALORES.
Referencia:
Modifica
la Circular Externa 028 de 2007.
En
atención a que una adecuada estructura de prácticas
de gobierno corporativo ayuda a las entidades emisoras de
valores a atraer inversión, crecer y competir exitosamente,
con el ánimo de proteger la confianza de los inversionistas
mediante la identificación, fortalecimiento y suficiencia
de la información a la que pueden acceder, este Despacho,
en ejercicio de sus atribuciones, en especial las consagradas
en los incisos 3° y 4° del artículo 100 de
la Ley 100 de 1993, el literal a) del artículo 6º
de la Ley 964 de 2005 y el numeral 9º del artículo
11 del Decreto 4327 de 2005, considera pertinente modificar
la Circular Externa 028 de 2007 mediante la cual se adopta
la obligación de diligenciar y remitir la encuesta
sobre la adopción de las recomendaciones del Código
de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia (en adelante
Código País), en los siguientes términos:
1.
Ámbito de Aplicación. El presente instructivo
es aplicable a todas las entidades que se encuentren inscritas
o que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de
Valores y Emisores – RNVE excepto la Nación;
los patrimonios autónomos fiduciarios; las carteras
colectivas de que trata el Decreto 2175 de 2007, las universalidades
de que trata la Ley 546 de 1999; las entidades territoriales
a que se refiere el artículo 286 de la Constitución
Política; los organismos multilaterales de crédito;
los gobiernos extranjeros y las entidades públicas
extranjeras; las sucursales de sociedades extranjeras y las
entidades extranjeras.
2.
Alcance del Código de Mejores Prácticas Corporativas
y Adopción de la Encuesta. El Código
País se construyó bajo el principio de “cumpla
o explique” y por lo tanto, sus recomendaciones son
de adopción voluntaria para los emisores de valores;
no obstante lo anterior, los destinatarios del presente instructivo
deberán dar a conocer esta información al mercado,
mediante el diligenciamiento y remisión anual a la
Superintendencia Financiera de Colombia de la encuesta de
mejores prácticas corporativas, cuyo objeto es la revelación
general sobre las prácticas de gobierno corporativo
de cada emisor y sobre la adopción de las recomendaciones
del Código País. Dicha encuesta se incorpora
al presente instructivo mediante el Anexo 1.
Adicionalmente,
dada la naturaleza jurídica diferente que pueden tener
los emisores de valores, en el Anexo 3 se desagrega por tipo
de emisores las preguntas que deben responder.
En
todos los casos, el emisor deberá responder si adoptó
o no las medidas recomendadas para el período que esté
revelando. Cuando su respuesta sea afirmativa, el emisor deberá
explicar la forma y mecanismos por los cuales se asegura tal
adopción. Si la respuesta es negativa, la explicación
al mercado es optativa.
A
pesar de que la encuesta exige un pronunciamiento concreto
sobre las recomendaciones del Código País, lo
anterior no impide que las entidades puedan voluntariamente
agregar cualquier información adicional o aclaración
relacionada con la adopción de otras prácticas
de gobierno corporativo, siempre que éstas resulten
relevantes para la comprensión de las respuestas.
El diligenciamiento de la encuesta deberá reflejar
la situación del emisor frente a las recomendaciones
del Código País durante el período comprendido
entre enero y diciembre del año inmediatamente anterior
a su diligenciamiento, reporte y envío.
3.
Estructura del Código de Mejores Prácticas Corporativas
de Colombia. El Código cuenta con un conjunto
de medidas y recomendaciones concretas que pueden ser adoptadas
por los emisores de valores en materia de: (i) Asamblea General
de Accionistas, (ii) Junta Directiva, (iii) Revelación
de Información Financiera y No Financiera, y (iv) Solución
de Controversias. El texto del Código de Recomendaciones
de Mejores Prácticas Corporativas de Colombia se encuentra
incorporado al presente instructivo mediante el Anexo 2.
4. Diligenciamiento de la Encuesta. La encuesta está
integrada por ochenta preguntas y cada una guarda estricta
relación con las recomendaciones del Código
País, por tal razón, mantiene su estructura:
(i) Asamblea General de Accionistas, (ii) Junta Directiva,
(iii) Revelación de Información Financiera y
No Financiera, y (iv) Solución de Controversias. Para
su diligenciamiento y remisión deberá ingresar
a la página de Internet de la Superintendencia Financiera
de Colombia www.superfinanciera.gov.co en el vínculo
Trámites y Sanciones.
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Las
setenta y nueve (79) preguntas iniciales podrán responderse
afirmativa o negativamente señalando la casilla que
corresponda según se cumpla o no con la recomendación
referida, siempre y cuando la situación del emisor
se encuadre dentro del supuesto que allí se plantea,
en caso contrario, el emisor tendrá la opción
de responder No Aplica. Adicionalmente, cada pregunta cuenta
con un espacio para que, en caso de que la respuesta sea afirmativa
el emisor explique la forma y mecanismo de adopción.
En
la parte final de la encuesta se plantea una pregunta opcional
de respuesta abierta que tiene como objetivo incluir toda
la información que ayude al mercado a conocer la forma
mediante la cual el emisor ha incorporado prácticas
de gobierno corporativo que sean adicionales, complementarias
o diferentes a las previstas por el Código País.
Toda
la información debe ajustarse a los principios de transparencia,
integralidad y veracidad, por tal razón no podrá
incluirse información sesgada, insuficiente, no verificable,
o cualquier otra que pueda inducir a error o confusión,
o no permita al mercado en general y a los inversionistas
hacerse un juicio fundado y objetivo sobre la entidad.
Así
mismo, las respuestas y explicaciones, deberán estar
redactadas en un lenguaje claro y preciso, de forma tal que
no de lugar a la formación de un juicio erróneo
entre sus destinatarios.
La
responsabilidad por el diligenciamiento y remisión
de la encuesta, así como por la integralidad y veracidad
acerca del contenido de las respuestas, corresponde al representante
legal de la entidad emisora.
En
los casos en los cuales exista pluralidad de representantes
legales, deberá designarse a uno de éstos como
funcionario responsable por el diligenciamiento y envío
de la información. Dicha designación, así
como cualquier modificación temporal o definitiva de
la misma, deberá ser comunicada al Registro Nacional
de Valores y Emisores – RNVE, en la forma y oportunidad
establecida para la divulgación de información
relevante.
El acceso para el diligenciamiento y transmisión requerirá
la firma digital del representante legal designado.
Simultáneamente con la remisión a la Superintendencia
Financiera de Colombia, la encuesta deberá publicarse
por el emisor en su página de Internet y deberá
actualizarla con la misma periodicidad con la que se reporte
a esta entidad. La encuesta hará parte del Registro
Nacional de Valores y Emisores por considerarla información
relevante para el mercado, en atención a lo definido
en el parágrafo 5º del artículo 1.1.2.18
de la Resolución 400 de 1995 de la Sala General de
la Superintendencia de Valores.
5.
Contextualización de las preguntas. Cuando
por su naturaleza el emisor no cuente con el órgano
específico al que se refiere la medida sobre la cual
se pregunta, se entenderá que la misma hace referencia
al órgano que al interior de la entidad sea equivalente
o haga sus veces.
6.
Periodicidad y vigencia. En adelante, los emisores
de valores obligados a diligenciar y remitir la encuesta deberán
hacerlo anualmente, entre el 8 y el 30 de abril. El reporte
enviado por los emisores hará referencia al período
enero-diciembre del año inmediatamente anterior, a
excepción del primer diligenciamiento y transmisión,
el cual, se efectuará entre el 15 y el 30 de abril
de 2008, informando la situación del emisor en el periodo
comprendido entre la fecha de entrada en vigencia de la Circular
Externa 028 de 2007 y diciembre de ese año.
A
efectos de garantizar una adecuada remisión de la encuesta,
los emisores de valores deberán efectuar pruebas de
transmisión entre el 15 y el 31 de octubre de 2007.
La
presente Circular Externa rige a partir de su publicación.
Se adjuntan los siguientes anexos:
Anexo
1: Encuesta de mejores prácticas corporativas.
Anexo 2: Código de Mejores Prácticas
Corporativas de Colombia.
Anexo 3: Preguntas obligatorias por tipo
de entidad emisora”.
Cordialmente,
CÉSAR
PRADO VILLEGAS
Superintendente Financiero de Colombia
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