Señores
REPRESENTANTES LEGALES,
DIRECTIVOS, OTROS ADMINISTRADORES Y REVISORES FISCALES DE ENTIDADES
EMISORAS DE TÍTULOS INSCRITOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE VALORES
E INTERMEDIARIOS
ASUNTO: INSTRUCCIONES BÁSICAS EN MATERIA CONTABLE Y DE SUMINISTRO DE INFORMACIÓN PARA EMISORES DE VALORES
Los temas que se
tratan en esta Circular Externa están organizados de la siguiente
forma:
TABLA DE CONTENIDO
TÍTULO PRIMERO
2
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
2
CAPÍTULO
I 2
ESTADOS FINANCIEROS
INDIVIDUALES 2
1. DEFINICIÓN
2
2. CLASES 2
2.1. ESTADOS FINANCIEROS
INTERMEDIOS. 2
2.2. ESTADOS FINANCIEROS
EXTRAORDINARIOS. 2
2.3. ESTADOS FINANCIEROS
DE FIN DE EJERCICIO 2
3. NORMAS COMUNES
A TODOS LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
4. DE CUÁLES
SON LOS ESTADOS FINANCIEROS INDIVIDUALES 2
5. DE LA COMPARACIÓN
Y REEXPRESIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 2
5.1. DEL FACTOR
DE REEXPRESIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
5.2. METODOLOGÍA
DE REEXPRESIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
5.3. ESTADOS
FINANCIEROS A REEXPRESAR 2
5.4. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
CAPÍTULO
II 2
ESTADOS FINANCIEROS
CONSOLIDADOS 2
1. DEFINICIÓN
2
2. CLASES DE CONTROL
2
2.1. DEL CONTROL
DIRECTO Y EL CONTROL INDIRECTO 2
2.2. DEL CONTROL
EXCLUSIVO Y EL CONTROL CONJUNTO O COMPARTIDO 2
3. DE CUALES SON
LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS 2
4. DE LA REEXPRESIÓN
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS 2
5. METODOLOGÍA
PARA LA CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS 2
5.1. GENERALIDADES
2
5.2. DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN 2
5.3. EXCEPCIONES
A LA INCLUSIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS DENTRO DEL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN
2
5.4. REQUISITOS
PREVIOS A LA CONSOLIDACIÓN 2
5.5. PROCEDIMIENTO
PARA LA CONSOLIDACIÓN 2
5.6. DE ALGUNAS
ELIMINACIONES COMUNES 2
6. MÉTODOS
DE INTEGRACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CONSOLIDADOS PARA MATRICES
O CONTROLANTES SOMETIDOS
AL CONTROL EXCLUSIVO DE LA SUPERINTENDENCIAS DE VALORES 2
6.1. MÉTODO
DE INTEGRACIÓN GLOBAL 2
6.2. MÉTODO
DE INTEGRACIÓN PROPORCIONAL 2
6.3. DETERMINACIÓN
DE LA PROPORCIÓN 2
6.4. DISPOSICIONES
COMUNES A UNO Y OTRO MÉTODO 2
7. PAPELES DE TRABAJO
2
7.1. DISEÑO
Y CONTENIDO 2
8. APLICACIÓN
DE OTRAS NORMAS 2
9. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
CAPÍTULO
III 2
TRANSACCIONES ENTRE
VINCULADOS ECONÓMICOS 2
1. DEFINICIÓN
2
2. CONTABILIZACIÓN
2
3. PERIODICIDAD
2
4. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
CAPÍTULO
IV 2
AVALÚOS 2
1. DEFINICIÓN
2
2. OBLIGATORIEDAD
DE AVALÚOS 2
3. REQUISITOS DE
LOS AVALÚOS 2
3.1. GENERALIDADES
2
3.2. PRÁCTICA
DEL AVALÚO 2
3.3. REQUISITOS
PARA EL AVALUADOR 2
3.4. DOCUMENTACIÓN
QUE DEBE PROPORCIONAR EL AVALUADOR 2
4. AVALÚOS
SOMETIDOS A LA AUTORIZACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES 2
4.1. REQUISITOS
PARA ESTAR INCLUIDOS EN EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN
GENERAL DE AVALÚOS 2
4.2. REQUISITOS
PARA ESTAR INCLUIDOS EN EL RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN
ESPECÍFICA DE AVALÚOS 2
4.3. RÉGIMEN
APLICABLE A LOS AVALÚOS DE AUTORIZACIÓN GENERAL 2
4.4. RÉGIMEN
APLICABLE A LOS AVALÚOS DE AUTORIZACIÓN ESPECÍFICA
2
5. AVALÚOS
DE SOCIEDADES PARA EFECTOS DE FUSIONES, ESCISIONES Y DETERMINACIÓN
DEL CRÉDITO MERCANTIL
ADQUIRIDO 2
CAPÍTULO
V 2
ENVIO DE INFORMACIÓN
FINANCIERA TRIMESTRAL VÍA MÓDEM 2
1. CLAVES DE ACCESO
2
2. PLAZOS PARA LA
TRANSMISIÓN 2
3. GRUPOS ESTABLECIDOS
PARA EFECTOS DE LA TRANSMISIÓN 2
4. ARCHIVO DE NOTAS
2
5. ENTIDADES RECEPTORAS
DE LA INFORMACIÓN TRANSMITIDA VÍA MÓDEM 2
5.1. BOLSAS DE VALORES
2
5.2. SUPERINTENDENCIA
DE VALORES 2
6. CÓDIGO
DE TRANSMISIÓN 2
7. RECEPCIÓN
OFICIAL DE LOS INFORMES TRIMESTRALES TRANSMITIDOS 2
8. HORARIOS DE TRANSMISIÓN
2
9. TRANSMISIÓN
DE PRUEBA 2
10. ASPECTOS TÉCNICOS
2
11. TELÉFONOS
A TRAVÉS DE LOS CUALES PUEDE HACERSE LA TRANSMISIÓN
2
12. ATENCIÓN
DE CONSULTAS 2
13. PROCEDIMIENTO
EN CASO QUE CON POSTERIORIDAD A LA TRANSMISIÓN SE DETECTEN ERRORES
EN LA
INFORMACIÓN.
2
14. SUMINISTRO DE
LA INFORMACIÓN FINANCIERA A TRAVÉS DE MEDIO IMPRESO 2
15. CALIDADES QUE
DEBE REUNIR LA INFORMACIÓN TRANSMITIDA VÍA MÓDEM 2
16. EMISORES
SOMETIDOS A INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA
2
17. VERIFICACIÓN
DE LA INFORMACIÓN POR PARTE DE LA ENTIDAD EMISORA 2
TÍTULO SEGUNDO
2
DE LOS ELEMENTOS
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
CAPÍTULO
I 2
DEL ACTIVO 2
1. INVERSIONES 2
1.1. DEFINICIÓN
2
1.2. CLASES 2
1.3. CONTABILIZACIÓN
2
1.4. REALIZACIÓN
CONTABLE 2
1.5. VALUACIÓN
2
1.5.1. MÉTODOS
2
1.5.2. PERIODICIDAD
2
1.5.3. PROVISIÓN
2
1.5.4. PERIODICIDAD
2
1.6. VALORIZACIÓN
2
1.6.1. PERIODICIDAD
2
1.7. PRESENTACIÓN
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
1.8. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
2. CUENTAS Y DOCUMENTOS
POR COBRAR 2
2.1. DEFINICIÓN
2
2.2. CLASES 2
2.3. CONTABILIZACIÓN
2
2.4. VALUACIÓN
2
2.4.1. MÉTODOS
2
2.4.2. PERIODICIDAD
2
2.5. PROVISIÓN
2
2.5.1. MÉTODOS
2
2.5.2. CRITERIOS
2
2.5.3. MONTO DE
LAS PROVISIONES 2
2.5.4. PERIODICIDAD
2
2.6. DINÁMICA
DE LAS CUENTAS 2
2.7. PRESENTACIÓN
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
2.8. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
3. PROPIEDADES,
PLANTA Y EQUIPO 2
3.1. DEFINICIÓN
2
3.2. CLASES 2
3.3. CONTABILIZACIÓN
2
3.4. VALUACIÓN
2
3.4.1. MÉTODOS
2
3.4.2. CRITERIOS
2
3.4.3. PERIODICIDAD
2
3.4.4. PROVISIÓN
2
3.4.5. PERIODICIDAD
2
3.5. VALORIZACIÓN
2
3.6. PERIODICIDAD
2
3.7. ASOCIACIÓN
2
3.7.1. MÉTODOS
2
3.7.2. CRITERIOS
2
3.7.3. PERIODICIDAD
2
3.8. CLASIFICACIÓN
CONTABLE 2
3.9. PRESENTACIÓN
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
3.10. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
CAPÍTULO
II 2
DEL PASIVO 2
1. PASIVOS ESTIMADOS
Y PROVISIONES 2
1.1. DEFINICIÓN
2
1.2. CONTABILIZACIÓN
2
1.3. REALIZACIÓN
CONTABLE 2
1.4. VALUACIÓN
2
1.4.1. MÉTODOS
2
1.4.2. PERIODICIDAD
2
1.5. PRESENTACIÓN
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
1.6. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
2. PENSIONES DE
JUBILACIÓN 2
2.1. DEFINICIÓN
2
2.2. CONTABILIZACIÓN
2
2.3. REALIZACIÓN
CONTABLE 2
2.4. VALUACIÓN
2
2.5. CRITERIOS 2
2.6. PERIODICIDAD
2
2.7. PRESENTACIÓN
EN LOS ESTADOS FINANCIEROS 2
2.8. REVELACIONES
ASOCIADAS 2
TÍTULO TERCERO
2
DISPOSICIONES FINALES
2
1. RÉGIMEN
SANCIONATORIO 2
2. VIGENCIA Y DEROGATORIA
2
TÍTULO PRIMERO
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
CAPÍTULO I
ESTADOS FINANCIEROS INDIVIDUALES
1. Definición
Se denominan estados
financieros individuales los informes contables de un ente
económico
individualmente considerado que, bajo la responsabilidad de los
administradores
y el contador del mismo, se preparan, presentan y difunden como
medio principal
de información para quienes no tienen acceso a los registros
contables.
Su elaboración,
mediante la tabulación formal de nombres y cantidades de dinero
derivados de los
registros contables, se rige por los principios contables
generalmente aceptados
establecidos en el Decreto 2649 de 1993 y demás
normas que lo adicionen,
complemente o modifiquen, o en las normas que expida
la entidad estatal
competente para el efecto y se debe efectuar únicamente con
fundamento en los
libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes de
contabilidad del
ente económico.
2. Clases
Sin perjuicio de
la clasificación establecida en la Sección I del Capitulo
IV del
Decreto Reglamentario
2649 de 1993, para los efectos que les sean propios en esta
Circular Externa,
los estados financieros individuales se clasifican en atención a
la
periodicidad de
su suministro, en cumplimiento del deber legal de mantener
actualizado el Registro
Nacional de Valores e Intermediarios, según lo establecido
en el capítulo
Tercero del Título Primero de la Resolución 400 de 1995 de
la Sala
General de la Superintendencia
de Valores, y al propósito para el cual se elaboran.
Con fundamento en
lo anteriormente enunciado, los estados financieros
individuales se
clasifican en:
a) Estados
financieros intermedios.
b) Estados
financieros extraordinarios.
c) Estados
financieros de fin de ejercicio.
2.1. Estados financieros intermedios.
Son estados financieros
intermedios aquellos que se elaboran con el propósito de
mantener actualizado
el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, con una
fecha de corte trimestral
al final de marzo, junio y septiembre de cada año
calendario.
En caso de que cualquiera de los cortes enunciados anteriormente
coincida con el
corte del ejercicio contable establecido en los estatutos del ente
económico,
tales estados financieros se consideran de fin de ejercicio.
Teniendo en cuenta
que según el dispositivo legal contenido en el artículo
34 de la
Ley 222 de 1995,
los estados financieros intermedios son idóneos para todos los
efectos legales,
excepto para la distribución de utilidades, en su elaboración
deben ser tenidos
en cuenta los principios contables aplicables a los estados
financieros de fin
de ejercicio.
Tales estados financieros
deben estar certificados, en los términos establecidos en
el artículo
37 de la Ley 222 de 1995 y el numeral 7. del Capítulo V del Título
Primero
de la presente Circular
Externa. Si el Revisor Fiscal del ente no manifiesta de forma
expresa en la certificación
alguna salvedad respecto de tales estados financieros,
se entiende su total
conformidad con los mismos.
2.2. Estados financieros extraordinarios.
Son estados financieros
extraordinarios aquellos que se preparan durante el
transcurso de un
ejercicio contable, cuya fecha de corte puede o no coincidir con
los cortes trimestrales
ordenados para los estados financieros intermedios, que se
elaboran de forma
expresa con la finalidad de adelantar ciertas actividades y que
requieren, necesariamente,
la aprobación del máximo órgano social del ente
económico.
Al igual que los
estados financieros intermedios, los extraordinarios no son idóneos
para la distribución
de utilidades.
La fecha de los estados
financieros extraordinarios no puede ser anterior a un mes a
la actividad o situación
para la cual se preparan, su elaboración exige la
aplicación
de los principios contables de general aceptación empleados para
los
estados financieros
de fin de ejercicio, requieren de la aprobación del máximo
órgano social,
deben estar certificados y dictaminados, en los términos
establecidos en
los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, e incluir las notas
a los
estados financieros
que se requieran.
2.3. Estados financieros de fin de ejercicio
Son estados financieros
de fin de ejercicio aquellos que se elaboran en la fecha de
corte establecida
en los estatutos del ente económico para tal fin, y en silencio
de
ésta, con
corte al 31 de diciembre de cada año. En todo caso, deben
existir
estados financieros
con corte al 31 de diciembre de cada año.
Tales estados financieros
son idóneos para todos los efectos legales, su elaboración
exige la aplicación
de los principios contables de general aceptación, requieren
de la aprobación
del máximo órgano social, deben estar certificados y
dictaminados, en
los términos establecidos en los artículos 37 y 38 de la
Ley 222 de
1995, ser presentados
en forma comparativa con los del ejercicio inmediatamente
anterior, los cuales
deben ser reexpresados para el efecto, e incluir las notas a los
estados financieros
que se requieran.
Sin perjuicio de
las revelaciones a que haya lugar, no hay lugar a al presentación
comparativa de tales
estados financieros cuando quiera que en el ejercicio a que
hacen referencia
se haya adelantado alguna reforma estatutaria relativa a
escisiones, fusiones
o cambios de objeto social, o durante el mismo se hayan
descontinuado operaciones
que afecten de forma material los resultados y la
estructura financiera
del ente económico.
3. Normas comunes a todos los estados financieros
Los estados financieros
individuales, sea que se trate de intermedios, extraordinarios
o de fin de ejercicio,
deben cumplir con los siguientes requisitos:
3.1. Elaborarse con
sujeción a los principios contables generalmente aceptados.
3.2. Elaborarse
con fundamento en los libros en los que se hubieren asentado los
comprobantes de
contabilidad del ente económico.
3.3. Dar cumplimiento
al principio de revelación plena a través de notas a los
estados financieros,
que forman parte integral de los mismos, desarrollando las
revelaciones asociadas
establecidas en la presente Circular Externa, las
ordenadas en los
artículos 114 a 121, inclusive, del Decreto Reglamentario
2649 de 1993 y en
las normas expedidas sobre la materia por autoridad estatal
competente. Entre
otros aspectos, se deben incluir los siguientes :
a) Procesos importantes
de reorganización del emisor, tales como fusiones o
escisiones, y la
incidencia de los mismos respecto al monto de los activos,
pasivo, patrimonio,
número de acciones en circulación y el valor
patrimonial de las
mismas.
b) Inversiones en
sociedades realizadas durante el período, que representen
más del 5%
del valor total de los activos de la entidad inversora.
c) Cambios en procedimientos
o principios contables que se hayan
realizado para la
elaboración de los estados financieros del período
objeto del informe,
con respecto a los utilizados en el período anterior,
indicando su naturaleza
y justificación, así como su efecto, actual o
prospectivo sobre
la información contable.
d) Cambios significativos
que se presenten en el monto de las cuentas
incluidas en el
informe con respecto a su valor al corte del ejercicio
inmediatamente anterior,
o del porcentaje de participación de una
cuenta dentro del
valor total de su respectivo grupo.
e) Partidas extraordinarias
de cuantía significativa registradas en el período,
con indicación
de su efecto en la determinación de las utilidades del
mismo. Para
tal fin se entiende por partidas extraordinarias las que se
originen en actividades
distintas a las comprendidas en el objeto social
principal del emisor.
f) Explicación
o relación de hechos económicos o contables que afecten la
contabilidad, procedimientos
contables o cuentas.
g) Relación
de métodos o procedimientos que afecten partidas contables,
como por ejemplo
los métodos utilizados para la contabilización y para la
valuación
de los principales activos, indicando la periodicidad de su
aplicación.
h) Indicadores
financieros de liquidez, rentabilidad, endeudamiento,
eficiencia operativa
y cualquier otro tipo de razones que se considere
relevante para ilustrar
adecuadamente acerca de la evolución de la
entidad, con el
análisis correspondiente.
3.4. Criterio de
materialidad fijado: la norma básica de importancia relativa o
materialidad constituye
uno de los factores que inciden directamente en la
revelación
que, a través de los rubros de los estados financieros y las notas
a
los mismos, se hace
de la información financiera de un ente económico.
Por
tal razón,
para efectos del cabal y completo entendimiento de la misma, se
hace necesario dotar
al lector de un adecuado conocimiento sobre dichas
bases, a fin de
que éste evalúe la información presentada teniendo
en
cuenta los parámetros
que la entidad ha determinado en lo referente a la
utilización
de la norma señalada, los cuales deben quedar expresamente
incluidos en las
notas que acompañen, tanto a los estados financieros
individuales como
a los consolidados.
4. De cuáles son los estados financieros individuales
Para todos los efectos
que les sean aplicables en esta Circular Externa, cuando se
haga referencia
a estados financieros individuales, se entiende por éstos los
denominados estados
financieros básicos establecidos en el artículo 22 del Decreto
Reglamentario 2649
de 1993, esto es:
a) Balance
general,
b) Estado
de resultados,
c) Estado
de cambios en el patrimonio,
d) Estado
de cambios en la situación financiera, y
e) Estado
de flujos de efectivo.
5. De la comparación y reexpresión de estados financieros
De acuerdo con el
artículo 4 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, la
información
contable debe cumplir con ciertas cualidades, a fin de satisfacer
adecuadamente sus
objetivos. Dentro de tales cualidades se encuentra la de ser
comparable, lo cual
se logra a través de la preparación de la información
contable sobre bases
uniformes.
Teniendo en cuenta
que dentro de los hechos económicos actuales, la variación
del poder adquisitivo
en el tiempo con ocasión del proceso inflacionario se
convierte en factor
que incide de manera directa en la comparación de los
estados financieros,
se hace necesario actualizar en términos financieros las cifras
de períodos
anteriores, a fin de establecer bases homogéneas que hagan
comparable la información
que se suministra.
De otra parte, el
artículo 32 del ordenamiento en cita, establece la obligatoriedad
de preparar y presentar
los estados financieros de propósito general en forma
comparativa con
los del período inmediatamente anterior, siempre y cuando los
períodos
que cubren tales estados hubieren tenido la misma duración.
En igual
sentido, el numeral
2.3. del presente capítulo establece la presentación de estados
financieros de fin
de ejercicio de forma comparativa.
En este orden de
ideas, se hace necesaria la aplicación de un factor que actualice
la información
correspondiente al ejercicio inmediatamente anterior, a fin de dotar
al lector de los
estados financieros de un marco homogéneo de comparación,
y
de esta manera lograr
establecer las variaciones reales que de un período a otro
presenten los distintos
estados financieros.
Para el logro del
objetivo propuesto, debe procederse, de acuerdo con el principio
de revelación
plena, a informar de manera clara y completa en las notas a los
estados financieros
el factor utilizado para la reexpresión de la información
del
período anterior,
manifestando que tal procedimiento no implica registro contable
alguno y sólo
busca presentar las cifras en valores constantes y comparables.
Así las cosas,
sólo para efectos comparativos, cuando se deban presentar estados
financieros de forma
comparativa, los correspondientes al ejercicio
inmediatamente anterior
deben ser reexpresados.
5.1. Del factor de reexpresión de los estados financieros
Habida cuenta que
en nuestro medio existe un factor general que mide la pérdida
de poder adquisitivo
de la moneda por efectos de la inflación, denominado
Porcentaje de Ajuste
del Año (PAAG), éste es el factor que debe ser empleado
para la reexpresión
de los estados financieros del ejercicio inmediatamente
anterior, cuando
quiera que tales informes se deban presentar de forma
comparativa.
El PAAG a emplear
es el anual, para el caso de ejercicios contables con esta
duración,
o, en términos generales, el PAAG acumulado que corresponda al
período transcurrido
entre el corte del ejercicio contable anterior y el actual, con
cuyos estados financieros
se efectúa la comparación.
Para los efectos
propios de la presente Circular Externa, se entiende por PAAG
anual el equivalente
a la variación porcentual del índice de precios al consumidor
para ingresos medios,
establecido por el Departamento Administrativo Nacional de
Estadística,
registrado entre el 1 de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre
del respectivo año.
Se entiende por PAAG
acumulado, el equivalente a la variación porcentual del
índice de
precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el
Departamento Administrativo
Nacional de Estadística, registrado entre el primer día
del mes de corte
de los estados financieros del ejercicio anterior que se pretende
reexpresar y el
último día del mes inmediatamente anterior del estado financiero
del presente ejercicio,
con el que se pretende efectuar la comparación.
5.2. Metodología de reexpresión de los estados financieros
Para efectos de reexpresar
los estados financieros de ejercicios anteriores, todos y
cada uno de los
rubros que los componen deben incrementarse en el PAAG
correspondiente,
de tal manera que el valor de la reexpresión se acumula en el
mismo rubro que
lo genera.
Se excluye de la
metodología general establecida el patrimonio, dado que
respecto del mismo
se presenta como circunstancia especial, de una parte, la
existencia de una
norma legal que obliga a mantener dentro de los registros
contables sus rubros
a valor histórico, y de otra, la obligación de ajustar por
inflación
su valor en un rubro
específico que acumula el monto del ajuste de las partidas que
lo componen.
Por tales razones,
utilizando el PAAG correspondiente para su reexpresión, el monto
que ésta
represente se debe revelar como mayor valor de la cuenta Revalorización
del Patrimonio,
exceptuando de esta metodología el Superávit por Valorizaciones,
el cual se debe
ajustar por el PAAG, pero acumulando dentro del mismo rubro el
valor de su reexpresión.
5.3. Estados financieros a reexpresar
Por regla general
se deben reexpresar los estados financieros individuales que se
presenten de forma
comparativa, establecidos en el numeral 1.4. de la Presente
Circular Externa.
Se exceptúa
de esta obligación, el estado de cambios en el patrimonio, pues
al ser
el objetivo de este
estado financiero, mostrar los cambios que sufre el patrimonio
de un período
a otro, el mismo no debe ser objeto de reexpresión. La razón
fundamental radica
en que dentro de la estructura del estado en mención, se
encuentra un rubro
específico que mide la consecuencia de la exposición a la
inflación
del patrimonio, cuenta de Revalorización del Patrimonio, lo que
permite el
logro del objetivo,
no sólo de actualizar por este factor el valor del patrimonio,
si no
además, de
revelar cuál es la consecuencia que se deriva para un ente
económico,
por el mantenimiento de estructuras financieras determinadas.
5.4. Revelaciones asociadas
A efectos de dar
cabal cumplimiento al principio de revelación plena, consagrado
en el Decreto Reglamentario
2649 de 1993, en nota individual a los estados
financieros, deben
revelarse tanto la metodología de reexpresión de los estados
financieros del
período anterior, como el factor utilizado y la incidencia que dentro
de los resultados
y el patrimonio del ente económico representa.
De igual manera,
debe quedar claramente establecido el alcance de la
reexpresión,
en el sentido de que la misma se efectúa exclusivamente para efectos
de dotar de bases
homogéneas los estados financieros que se presentan en forma
comparativa, su
reexpresión no implica registro contable alguno y por lo tanto los
estados financieros
del período anterior permanecen inmodificables para todos los
efectos legales.
CAPÍTULO II
ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
1. Definición
Se denominan estados
financieros consolidados aquellos que, con sujeción al
marco de responsabilidad
y elaboración indicados en el numeral 1.1. de la
presente Circular
Externa, presentan la situación financiera, los resultados de las
operaciones, los
cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la
matriz o controlante
y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo
ente económico.
Para todos los efectos,
se entiende por ente subordinado o dominado aquel
respecto del cual
se cumplan cualquiera de los presupuestos establecidos en los
artículos
260 y 261 de Código de Comercio, modificados por los artículos
26 y 27 de
la Ley 222 de 1995,
respectivamente.
2. Clases de control
2.1. Del control
directo y el control indirecto
Con sujeción
a lo establecido en el artículo 260 del Código de Comercio,
modificado por el
artículo 26 de la Ley 222 de 1995, desde el punto de vista de la
manera como se ejerce
en relación con la subordinada, el control puede ser
directo o indirecto.
Así las cosas,
reciben el nombre de filiales aquellas subordinadas sobre las cuales la
matriz o controlante
ejerce un control directo, en tanto que serán subsidiarias, las
sociedades sobre
las que la matriz o controlante ejerce un control indirecto.
A su vez, el control
indirecto se puede ejercer bajo dos mecanismos, cuales son un
control de la matriz
a través de otras sociedades que le son subordinadas, sin que
ésta tenga
participación directa en la sociedad que subordina, sino que actuando
bajo su control
las subordinadas que si cuentan con tal participación, ejercen el
control en la subsidiaria;
o con el concurso de otras subordinadas, en cuyo caso la
matriz aparece de
forma directa como asociada de la subordinada, pero la causal
o hecho fáctico
del que deriva el control no lo detenta de forma individual, sino
que se sirve de
otras sociedades que le son subordinadas, para que con su
concurso o apoyo
someta a su voluntad a la que será su subsidiaria.
2.2. Del control exclusivo y el control conjunto o compartido
En atención
a que el parágrafo primero del artículo 27 de la Ley 222
de 1995,
modificatorio del
artículo 261 del Código de Comercio, establece la posibilidad
de
que el control sea
ejercido por un número singular o por un número plural de
personas, para efectos
de la presente Circular Externa el primero de los casos se
denomina control
exclusivo, en tanto que el segundo se denomina control conjunto
o compartido.
En este orden de
ideas, el ejercicio del control bajo alguna de las modalidades
descritas tiene
consecuencias de carácter contable propias, como más adelante
se establece, dado
que la información que se debe revelar a través de los estados
financieros se encuentra
determinada por la calidad de quien tiene el deber legal
de prepararla y
difundirla. Adicionalmente, no es técnico ni apropiado dar
alcances idénticos
a formas de control diferentes, por cuanto los recursos y
responsabilidades
revelados por la información contable, no tienen similares
magnitudes en los
casos propuestos.
3. De cuales son los estados financieros consolidados
Para todos los efectos
que les sean aplicables en esta Circular Externa, cuando se
haga referencia
a estados financieros consolidados, se entiende por éstos los que
conforman los denominados
estados financieros básicos establecidos en el artículo
22 del Decreto Reglamentario
2649 de 1993, pero referidos a un ente matriz o
controlante y sus
subordinadas o controladas, esto es:
a) Balance
general consolidado,
b) Estado
de resultados consolidado,
c) Estado
de cambios en el patrimonio consolidado,
d) Estado
de cambios en la situación financiera consolidado, y
e) Estado
de flujos de efectivo consolidado.
4. De la reexpresión de los estados financieros consolidados
En todos los casos
en que haya lugar a la presentación comparativa de los estados
financieros consolidados,
se deben aplicar las reglas de reexpresión establecidas
en el numeral 5.
del Capítulo I del Título Primero de la presente Circular
Externa.
Para los efectos
propios de la presente Circular Externa, hay lugar a formulación
y
presentación
de estados financieros consolidados comparativos, en las mismas
fechas en que se
presenten los estados financieros individuales de fin de ejercicio.
5. Metodología para la consolidación de estados financieros
5.1. Generalidades
Partiendo de los
principios fundamentales consagrados en el artículo 122 del
Decreto Reglamentario
2649 de 1993, según los cuales un ente económico no
puede poseerse ni
deberse a sí mismo, ni puede realizar utilidades o excedentes o
pérdidas
por operaciones efectuadas consigo mismo, es de la naturaleza de los
estados financieros
consolidados, eliminar la totalidad de saldos y operaciones
recíprocas
a la fecha de corte de tales informes y por el período a que hagan
referencia.
Así mismo,
por ser la información contable ante todo un sistema, el diseño
y
presentación
de los estados financieros consolidados debe obedecer a unas reglas
o principios que
lo hagan ordenado, armonioso y homogéneo, razón por la cual
no
se limitar a la
presentación de la sumatoria matemática de rubros similares
o a
cálculos
aritméticos básicos, sin determinar la naturaleza de los
componentes de
cada estado financiero,
en relación con el conjunto de sociedades partícipes del
proceso.
5.2. De los estados financieros involucrados en el proceso de consolidación
Los estados financieros
individuales, una vez depurados con las eliminaciones por
saldos y operaciones
recíprocas desarrolladas entre las entidades económicas
involucradas en
la consolidación, son la base para la formulación de los
consolidados.
En atención
a la naturaleza jurídica y contable de los estados financieros
consolidados, es
imprescindible que los mismos cumplan con las cualidades de la
información
contable, razón por la cual los estados financieros individuales
y/o
consolidados involucrados
en la consolidación de estados financieros, deben
reunir, como mínimo,
los siguientes requisitos:
a) Corresponder
a una misma fecha de corte y hacer referencia a un mismo
período contable,
para el último caso no solo en el tiempo, sino además en
su
duración.
b) Haber sido
preparados bajo principios, políticas, métodos y procedimientos
contables uniformes,
respecto de eventos y transacciones similares.
c) Para estados
financieros correspondientes a entidades ubicadas en el exterior,
estar convertidos
a la moneda funcional y expresados de acuerdo con las
normas de contabilidad
aplicables en Colombia.
d) Tener analizados
y conciliados los saldos recíprocos.
5.3. Excepciones
a la inclusión de estados financieros dentro del proceso de
consolidación
El ordenamiento jurídico
que reglamenta la contabilidad en Colombia y establece
sus principios o
normas generalmente aceptados, establece algunas excepciones
o limitaciones en
la inclusión de estados financieros individuales para la formulación
de los consolidados.
Tales limitaciones se encuentran consagradas en el artículo
122 del Decreto
Reglamentario 2649 de 1993, las cuales mantienen su vigencia en
razón de
que las mismas no menoscaban la obligación que en ese sentido tiene
toda persona matriz
o controlante, sino que, por el contrario, hacen comprensible y
útil la información
contable y financiera que tales estados reportan.
Estas excepciones,
para los entes matrices o controlantes sometidos al control
exclusivo de la
Superintendencias de Valores, son:
a) Subsidiarias
en las que el control solo sea temporal, debido a que su inclusión
en
la consolidación
distorsionaría las cifras de un período a otro. Para
el efecto, la
inversión
debe cumplir con los requisitos señalados en el numeral 1.2. del
Capítulo
I del Título Segundo de la presente Circular Externa para considerar
una
inversión
como temporal.
b) Subsidiarias
en que se haya perdido el control por haber sido intervenida por
autoridad competente
y tal medida tenga ésta consecuencia, por encontrarse
en estado de liquidación,
se esté adelantando un proceso concordatario, de
liquidación
administrativa, de liquidación obligatoria o cualquier otro proceso
universal.
c) Subsidiarias
que se encuentren en etapa pre-operativa.
d) Subsidiarias
en otros países, en donde existan restricciones para la remisión
de
utilidades o inestabilidad
monetaria o política.
No obstante que las
notas a los estados financieros no son un sustituto de los
mismos, la revelación
de las especiales situaciones que motivan la exclusión de los
estados financieros
individuales de ciertos entes, en la formulación de los
consolidados de
la matriz o controlante, aporta suficientes elementos que permiten
el entendimiento
de las mismas, las incidencias de orden patrimonial que para la
matriz puedan tener
tales circunstancias y la formación de un juicio adecuado en
el destinatario
de la información contable, razón por la cual, éstas
se deben revelar
a través
de dicho medio.
5.4. Requisitos
previos a la consolidación
Antes de efectuar
la consolidación, se deben tener en cuenta los siguientes
requisitos:
a) Para efectos
de la consolidación de estados financieros, la matriz y sus
subordinadas deben
preparar estados financieros a una misma fecha y por el
mismo período.
En todo caso, se
deben elaborar estados financieros consolidados, a las mismas
fecha de corte establecidas
para los estados financieros individuales de fin de
ejercicio.
En casos excepcionales
y por razones justificadas plenamente ante la
Superintendencia
de Valores, se podrá consolidar estados financieros
preparados a
fechas diferentes, siempre y cuando éstos no superen tres meses
y
se considere que
dichos estados financieros no se ven afectados en forma
significativa
posteriormente.
b) La información
a utilizar en la consolidación de los estados financieros debe
estar expresada
bajo los mismos criterios y métodos contables. Este requisito
puede no ser aplicable
cuando existan disposiciones contables o principios
contables diferentes
a aquellas normas y principios seguidos por la compañía
matriz.
Cuando ello se
presente deben efectuarse los ajustes correspondientes,
afectando únicamente
los estados financieros consolidados, excepto cuando el
efecto de dicha
situación no sea significativo.
Los estados financieros
consolidados se deben preparar usando políticas
contables uniformes
para transacciones y eventos semejantes en circunstancias
similares. Si no
es práctico usar políticas contables uniformes en la preparación
de los estados financieros
consolidados, este hecho se debe revelar, junto con
las proporciones
respecto de cada una de las cuentas mayores, las partidas de
los estados financieros
consolidados a las que se aplicaron políticas contables
diferentes.
La compañía
matriz y sus subordinadas deben aplicar uniformemente los
principios de contabilidad
para transacciones y eventos semejantes en
circunstancias similares.
Por ejemplo, todas las compañías que integran los
estados financieros
consolidados deben aplicar el mismo método para la
valuación
de sus inventarios, activos fijos, etc..
En caso de estados
financieros que hayan sido preparados sobre bases
diferentes a principios
de contabilidad generalmente aceptados, deberán
convertirse a éstos
antes de su consolidación.
c) Los estados
financieros de cada una de las compañías a consolidar
deben
estar suscritos
por el respectivo representante legal y certificados o dictaminados
por el revisor fiscal,
en los términos establecidos en los artículo 37 y 38 de la
Ley
222 de 1995. En
caso de no existir revisor fiscal en alguna de las empresas a
consolidar, los
estados financieros deben ser certificados.
d) Se deben
efectuar conciliaciones de las operaciones y saldos recíprocas
con el
fin de evitar la
existencia de diferencias en el momento de su eliminación
.
5.5. Procedimiento para la consolidación
Para la preparación
de los estados financieros consolidados, los emisores de valores
sometidos al control
exclusivo de la Superintendencia de Valores deben seguir el
procedimiento que
se señala a continuación:
a) Determinar
cuál es la matriz y cuáles las compañías
subordinadas
b) Obtener
los estados financieros tanto de la matriz como de las compañías
a
consolidar.
c) Comprobar
la homogeneidad de las bases contables utilizadas por las
compañías
a consolidar. Si se detectan diferencias y son significativas se deben
efectuar los
ajustes correspondientes al consolidado.
d) Si existen
compañías subordinadas en el exterior, sus estados financieros
deben
convertirse a pesos
colombianos antes de iniciar el proceso de consolidación.
Igualmente,
se deben expresar de acuerdo con las normas de contabilidad
aplicadas en Colombia.
e) Comprobar
que los saldos recíprocos entre compañías coincidan.
Si no
coinciden preparar
los ajustes correspondientes.
f) Determinar
el tipo de vinculación, para establecer la forma de realizar
la
consolidación.
Si se trata de una vinculación directa, el procedimiento consiste
en tomar los estados
financieros de la matriz y consolidar con sus subordinadas
directamente.
Si se trata de una vinculación indirecta el proceso se lleva a
cabo por etapas,
esto es, se determinan cuáles son las compañías controladoras
de segundo y tercer
nivel (o subgrupos) para consolidar a esos niveles y
posteriormente reunir
el consolidado de cada subgrupo y proceder a su
consolidación
con la matriz final del grupo.
g) Cuando
en un grupo empresarial que deba consolidarse existan entidades
pertenecientes al
sector financiero y entidades no financieras, se deben
consolidar inicialmente
por separado las entidades financieras de las no
financieras .
Dichos subconsolidados sirven como base para la elaboración del
consolidado total,
el cual se podrá elaborar a nivel de grupo de P.U.C. (dos
dígitos).
En este caso, a la
asamblea de accionistas y a la Superintendencia de Valores
se deben presentar
tanto el consolidado total como los subconsolidados,
utilizando los formatos
establecidos con tal fin.
h) Preparar
la hoja de trabajo para la consolidación.
i) Los saldos
y las transacciones entre las compañías consolidadas se deben
eliminar en su totalidad.
j) Determinar
el interés minoritario o la propiedad ajena al controlante, según
sea
el caso de acuerdo
con lo establecido en los numerales 6.3. y 6.4. del Capitulo II
del Título
Primero de la presente Circular Externa, los cuales se deben presentar
en el balance general
consolidado separados de los pasivos y del capital
contable.
k) Preparar
los estados financieros consolidados con sus respectivas notas.
5.6. De algunas eliminaciones comunes
Sin pretender hacer
una relación exhaustiva de los saldos y transacciones que se
deben eliminar
en la elaboración de los estados financieros consolidados, a
continuación
se relacionan algunas de frecuente aparición.
a) La inversión
en acciones debe ser eliminada contra el patrimonio de la
subordinada.
b) Las ventas
de mercancía, el costo de ventas, los gastos y los dividendos entre
las
compañías
consolidadas.
c) La utilidad
o pérdida en la venta de activos fijos entre compañías
consolidadas.
d) Los saldos
por cobrar y por pagar que tengan entre sí las compañías
a
consolidar.
e) Los ingresos
y gastos que por cualquier otro concepto se hayan registrado
durante el período
contable respectivo entre las entidades consolidadas.
f) Cualquiera
otra transacción u operación entre las entidades a consolidar
que
implique su duplicidad
en el momento de presentar los estados financieros
consolidados.
6. Métodos
de integración para la elaboración de estados financieros
consolidados para
matrices o controlantes sometidos al control exclusivo de
la Superintendencias
de Valores
Establecidos los
fundamentos técnicos de la consolidación de estados financieros,
es necesario determinar
el método de integración de los estados financieros
individuales en
la elaboración de los consolidados.
En primera instancia,
podría decirse que la elaboración de los estados financieros
consolidados se
reduciría a la agregación de los individuales de todas las
subordinadas a los
de la matriz o controlante, eso sí, por rubros homogéneos
dentro
de cada estado financiero.
Pues bien, no obstante
que en esencia es esa la mecánica de elaboración de los
consolidados, no
puede aceptarse de plano que se integren en su totalidad a los
estados financieros
individuales de la matriz los de las subordinadas, sin entrar a
analizar si el control
ejercido por la primera sobre las segundas es exclusivo o
compartido.
Lo anterior en razón
a que si la información contable revela los recursos controlados
por un ente, la
magnitud de éstos no puede ser la misma, para aquellos casos en
los cuales la autonomía
de la voluntad de una sola persona rige los destinos de
tales recursos,
frente a otros en los que, existiendo unidad de voluntades, hay
pluralidad de sujetos
involucrados, sin vínculos de subordinación entre ellos.
Por lo tanto, no
es claro que, a pesar de la predicada solidaridad e ilimitación
en la
responsabilidad
de los administradores, con ocasión de los perjuicios que por su
culpa o dolo causen
a la sociedad, sus socios o terceros, se de el mismo
tratamiento contable,
para efectos de la elaboración de los estados financieros
consolidados, al
ejercicio del control exclusivo y al compartido o conjunto.
Por esta razón,
se hace necesario establecer métodos contables autónomos
e
independientes que,
con sujeción a los objetivos y cualidades de la información
contable, reporten
las consecuencias naturales de cada una de las modalidades
de control en análisis
(exclusivo y compartido o conjunto), a fin de revelar de
manera más
adecuada la magnitud de los recursos controlados por cada ente y,
así, aportar
mejores elementos de juicio al usuario de la información contable,
que
le permitan la formación
de un criterio racional.
Los análisis
efectuados al respecto, permiten el establecimiento de distintos
métodos que
reconozcan un efecto contable al ejercicio del control exclusivo
distinto del que
le pueda corresponder al control compartido o conjunto; teniendo
en cuenta que la
consolidación de estados financieros pretende que esta clase de
informes refleje
el poder que una persona tiene de disponer de los recursos de otra,
como si fuesen propios.
En este orden de
ideas, todo ente emisor de valores matriz o controlante sometido
al control exclusivo
de la Superintendencia de Valores que, respecto de otro ente
económico,
ejerza control exclusivo, debe elaborar los estados financieros
consolidados bajo
el método de integración global, en tanto que para el caso
del
control conjunto
o compartido, debe emplear el método de integración
proporcional, conforme
a lo indicado en los siguientes numerales.
6.1. Método de integración global
Se entiende por método
de integración global aquel mediante el cual se
incorporan a los
estados financieros de la matriz o controlante, la totalidad de los
activos, pasivos,
patrimonio y resultados de las sociedades subordinadas, previa
eliminación,
en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella en
el
patrimonio de la
subordinada, así como de las operaciones y saldos recíprocos
existentes a la
fecha de corte de los estados financieros consolidados.
Así las cosas,
los estados financieros consolidados revelan de manera adecuada la
magnitud de los
recursos bajo control exclusivo, con lo cual, además, se consigue
establecer un factor
aproximado del nivel económico de la responsabilidad que le
compete a la matriz
o controlante.
6.2. Método de integración proporcional
Se entiende por método
de integración proporcional, aquel por el cual se
incorporan a los
estados financieros de los controlantes, el porcentaje de los
activos, pasivos,
patrimonio y resultados, que corresponda a la proporción
determinada de acuerdo
con lo previsto en el numeral 6.3. del presente capítulo,
previa la eliminación,
en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella
en el patrimonio
de la subordinada, así como de los saldos y operaciones
recíprocas
existentes a la fecha de corte.
6.3. Determinación de la proporción
Para determinar la
proporción en que cada matriz o controlante sometido al
control exclusivo
de la Superintendencia de Valores deberá consolidar sus estados
financieros con
los de sus subordinadas o controladas, cuando deba utilizar el
método de
integración proporcional, se procederá de la siguiente manera:
a) Determinar
el número de controlantes.
b) Determinar
el porcentaje de participación de cada uno de los controlantes,
en
el capital o en
las decisiones de la asamblea o junta de socios. En los casos en
que el controlante
participa tanto en el capital como en las decisiones de la
asamblea o junta
de socios, se debe tomar el mayor de los porcentajes.
c) Totalizar
los porcentajes determinados conforme al literal anterior.
d) Establecer
la proporción que sobre el total a que se refiere el literal anterior,
representa el porcentaje
determinado en el literal b).
Cuando no pueda determinarse
el porcentaje de participación de los controlantes
en las decisiones
de la asamblea general de accionistas o junta de socios, la
proporción
se determinará dividiendo el cien por ciento por el número
de
controlantes.
Pudiéndose probar la participación de por lo menos alguno
de los
controlantes, la
de los demás se establecerá dividiendo el porcentaje restante
por
el número
de controlantes cuya proporción se pretende determinar.
En todo caso podrá
probarse a la Superintendencia de Valores que la proporción
que, sobre el total,
corresponde a cada uno de ellos, es diferente a la prevista en el
inciso anterior,
caso en el cual, la integración se hará en el porcentaje
probado por
cada controlante.
La diferencia entre
la proporción a que se refiere este numeral y el porcentaje de
propiedad de cada
controlante, se debe revelar como interés minoritario o
propiedad ajena
al controlante, según sea el caso.
Para el efecto, si
el porcentaje de propiedad o participación de terceros es mayor
que el que corresponde
al ente matriz o controlante, tal participación se debe
revelar como propiedad
ajena al controlante. En caso contrario, será interés
minoritario.
6.4. Disposiciones comunes a uno y otro método
Teniendo en cuenta
que con base en las definiciones precitadas se puede
concluir, válidamente,
que la diferencia en la mecánica de los métodos en
examen se reduce
al porcentaje que la matriz o controlante ha de aplicar a cada
uno de los rubros
de los estados financieros individuales de sus subordinadas, para
integrarlos con
los suyos, previas las eliminaciones requeridas, existen conceptos y
disposiciones que
deben ser observados, independientemente del método a
utilizar.
Tal es el caso que
hace referencia a la revelación del monto de los recursos que no
pertenezcan al ente
matriz o controlante.
El interés
de los propietarios de las subordinadas, diferente al de la matriz o
controlante, deberá
revelarse en un rubro aparte después del pasivo y antes del
patrimonio, denominado
interés minoritario.
De igual manera,
cuando la matriz o controlante no tenga participación en el
capital de la subordinada,
procederá la eliminación de los saldos y las operaciones
recíprocas
existentes a la fecha de corte de los estados financieros de propósito
general consolidados.
En este caso el patrimonio de la controlada se presentará,
en los estados financieros
consolidados, como propiedad ajena al controlante.
Será entonces,
en concordancia con lo establecido en el inciso final del numeral
6.3. del presente
capítulo, interés minoritario la denominación genérica
que
represente el monto
de los recursos ajenos a la propiedad de la matriz o
controlante, en
tanto que propiedad ajena al controlante, se utilizará para los
casos en los que
se detenta control sobre una sociedad, sin poseer propiedad en el
capital de la misma
o ésta representa una menor proporción frente a la de
terceros.
7. Papeles de trabajo
Dado que el máximo
órgano de una sociedad es el competente para la
aprobación
o improbación de los estados financieros consolidados de un ente
económico
matriz o controlante, en virtud de lo establecido en el artículo
48 de la
Ley 222 de 1995,
que consagra a los socios el derecho de inspección sobre los libros
y papeles sociales,
aquellos que hagan referencia a los estados financieros en
general, y los consolidados
en particular, deben ponerse a disposición de los
mismos.
La elaboración
de los documentos necesarios para una adecuada ilustración de
los procedimientos
adelantados, en los cuales además de los cálculos efectuados
deben figurar las
bases utilizadas, las variables incorporadas y, en general, las
condiciones de las
que dependan los resultados obtenidos, cumplen con el
objetivo de informar
de manera detallada no solo a quien los elabora, sino además
a los administradores
bajo cuya responsabilidad se elaboran, a los accionistas, a la
revisoría
fiscal y a las entidades de inspección, vigilancia o control del
Estado, que
requieran de su
exhibición.
En consecuencia,
en virtud de las normas precitadas los papeles de trabajo, como
soportes de los
resultados obtenidos en la consolidación de estados financieros,
constituyen una
obligación legal que genera efectos favorables para la
información
contable en general y los usuarios de la misma.
7.1. Diseño y contenido
El diseño
de los papeles de trabajo se debe implementar de tal manera que los
haga funcionales,
fáciles de entender y de consultar, inclusive por personas que no
hayan intervenido
en su elaboración.
Respecto del contenido
de los papeles de trabajo, a fin de que los mismos
cumplan con su cometido
de soportar los resultados obtenidos en la aplicación de
los métodos
o procedimientos contables a los que hagan referencia, de tal manera
que quien los inspeccione
obtenga de ellos una información suficiente respecto de
los factores tenidos
en cuenta en cada caso particular, éstos deben contener
como mínimo:
a) Los estados
financieros individuales de todas y cada una de las entidades
económicas
involucradas en la consolidación y/o los estados financieros
consolidados que
sirvan a su vez para la formulación de los de la matriz o
controlante.
b) Los ajustes
efectuados a los estados financieros individuales de las entidades
subordinadas, originados
en la homologación a los principios y prácticas
contables utilizados
por la matriz o controlante.
c) La conversión
de los estados financieros correspondientes a entidades
económicas
ubicadas en el exterior, indicando los métodos utilizados para el
efecto y el tipo
de cambio empleado.
d) Las operaciones
desarrolladas entre las entidades económicas involucradas en
la consolidación,
durante el ejercicio a que hagan referencia los estados
financieros consolidados.
e) Las conciliaciones
de los saldos recíprocos de las entidades a consolidar.
f) Las eliminaciones
de los saldos y operaciones recíprocas entre las entidades
objeto de consolidación.
g) La eliminación
de la inversión poseída por la matriz o controlante en el
patrimonio de las
subordinadas.
h) La determinación
de la proporción a utilizar para la integración de los estados
financieros de las
subordinadas con los de la matriz o controlante, cuando se
deba emplear el
método de integración proporcional.
i) La determinación
del interés minoritario y de la propiedad ajena al controlante
en todas y cada
una de las entidades subordinadas.
j) Los estados
financieros consolidados.
8. Aplicación de otras normas
Los eventos que surjan
en la elaboración de los estados financieros consolidados no
contemplados en
esta Circular Externa, se deben sujetar a lo previsto en las normas
internacionales
de contabilidad emitidas por IASC, siempre y cuando no se
contraríen
las disposiciones de la presente Circular Externa, ni las normas de
contabilidad generalmente
aceptadas en Colombia, señaladas en el Decreto 2649
de 1993 y demás
normas que lo complementen, modifiquen o sustituyan, que sean
aplicables a tales
informes.
9. Revelaciones asociadas
Sin perjuicio de
las disposiciones establecidas en el numeral 3. del Capítulo I del
presente título
que les sean aplicables, a través de notas a los estados financieros
consolidados se
debe revelar como mínimo:
9.1. El nombre,
el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área geográfica
donde desarrolla
sus actividades y la fecha de constitución, tanto de la matriz
o controlante como
los de las subordinadas incluidas en la consolidación.
9.2. La proporción
en que participa, directa o indirectamente, la matriz o
controlante en cada
una de las subordinadas que consolida, el método de
consolidación
empleado en cada caso y el valor total del activo, pasivo y
resultados del ejercicio,
tanto de la matriz o controlante como de las
subordinadas.
9.3. Si existen
subordinadas o controladas no incluidas en la consolidación, se
debe revelar el
nombre, el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área
geográfica
donde desarrollan sus actividades y la fecha de constitución de
cada una de ellas,
junto con la proporción en que participa, directa o
indirectamente,
la matriz o controlante, indicando las razones por las cuales
no se incluyen en
la consolidación.
9.4. Para
el caso del control conjunto, se debe revelar el nombre de los entes
económicos
con quienes éste se comparte y el porcentaje de participación
de cada uno de ellos.
9.5. El valor
de los pasivos consolidados cuya duración residual sea superior
a
cinco (5) años,
así como el de los pasivos con garantías otorgadas por entes
comprendidos en
la consolidación, revelando su naturaleza y condiciones.
9.6. El monto
consolidado de las obligaciones pensionales.
9.7. El número
de personas empleadas durante el ejercicio por la matriz o
controlante y sus
subordinadas, clasificado entre empleados de dirección y
confianza y otros
y los gastos de personal generados para cada una de estas
categorías.
9.8. El monto
de los anticipos, créditos y garantías otorgados a los administradores
y a los integrantes
de los órganos de vigilancia de la matriz o controlante y
de
sus subordinadas,
por ésta o por sus subordinadas, indicando las condiciones
esenciales y el
tipo de interés.
9.9. Cuando
la fecha de corte de los estados financieros individuales de alguna
de las subordinadas
difiera de la fecha de consolidación, se debe revelar tal
situación,
indicando el corte utilizado y los hechos significados ocurridos en el
periodo no coincidente.
9.10. Un resumen
de las prácticas y políticas empleadas para cada uno de los
conceptos relevados
en los estados financieros consolidados.
9.11. Un informe
que revele de manera sucinta pero clara y completa el efecto de
la consolidación
en los activos, pasivos, patrimonio y resultado de la matriz o
controlante.
9.12. Una
explicación clara y detallada de los ajustes efectuados con el fin
de
unificar los procedimientos
y las normas de contabilidad, indicando sus
efectos en los estados
financieros consolidados, en la medida en que éstos
sean representativos,
revelando los procedimientos utilizados.
CAPÍTULO III
TRANSACCIONES ENTRE VINCULADOS ECONÓMICOS
1. Definición
Se denominan transacciones
entre vinculados económicos todo hecho económico
que, de acuerdo
con los principios de contabilidad generalmente aceptados,
deba ser reconocido
dentro del sistema de información contable por los emisores
de valores y en
el que sea deudor, acreedor, beneficiario o, en general, parte del
hecho o negocio
jurídico cualquiera de los que a continuación se relacionan:
a) Accionistas
que sean beneficiarios reales del 10% o más del total de acciones
en
circulación,
b) Miembros
de junta directiva,
c) Representantes
legales,
d) Administradores,
y
e) Sociedades
donde cualquiera de los anteriormente enunciados, tenga una
participación,
directa o indirecta, igual o superior al 10% de sus acciones en
circulación
o de sus cuotas partes de interés social.
2. Contabilización
Con sujeción
a los principios contables de realización y causación, las
transacciones entre
vinculados económicos se deben registrar en el período de
su
ocurrencia.
Para efectos de su
registro contable, los emisores de valores sometidos al control
exclusivo de la
Superintendencia de Valores deben contar de forma previa con los
soportes internos
o externos necesarios, los cuales deben contener, además de los
requisitos legales
que a cada uno en particular le corresponda, como mínimo lo
siguiente:
a) Fecha de
elaboración o expedición,
b) Identificación
de quien emite o expide el documento,
c) Concepto
de la transacción, operación, contrato o negocio,
d) Condiciones
de la operación, cuantía, impuestos que genere, base de
liquidación,
forma de pago,
e) Identificación
del deudor, acreedor, beneficiario o, en general, parte del hecho
o negocio jurídico,
f) Obligaciones
de las partes, garantías otorgadas o recibidas, y
g) Cualquier
otra condición especial y/o información que proporcione claridad
sobre la operación
registrada.
3. Periodicidad
Las operaciones con
vinculados económicos deben ser reveladas como parte
integral de los
estados financieros intermedios, extraordinarios y de fin de ejercicio,
en la época
establecida para cada uno de éstos, según el numeral
2. del Capítulo
I del Título
Primero de la presente Circular Externa.
4. Revelaciones asociadas
A través de
notas a los estados financieros, se debe revelar como mínimo lo
siguiente:
a) Concepto
y cuantía acumulada de las operaciones celebradas durante el
ejercicio.
b) Condiciones
en que se celebraron las operaciones, manifestando si existieron o
no diferencias respecto
de las condiciones generales vigentes en el mercado
para operaciones
similares a las celebradas.
c) De ser
el caso, razones por las cuales se celebraron las operaciones en
condiciones distintas
a las generales del mercado, señalando los efectos que
sobre los resultados
de la sociedad emisora tienen las operaciones celebradas, y
d) En general,
toda aquella información que permita a los socios o accionistas
y al
mercado en general,
evaluar el efecto de estas operaciones en la situación
económica
y administrativa de la sociedad, así como en sus intereses
particulares.
CAPÍTULO IV
AVALÚOS
1. Definición
Se denomina avalúo
el estudio de carácter técnico, artístico o científico,
según
corresponda, adelantado
por personas naturales o jurídicas de reconocida
trayectoria e idoneidad,
con la finalidad específica, para los efectos propios de
esta Circular Externa,
de determinar el valor de un ente económico, de un bien o
un conjunto de bienes,
materiales o inmateriales, de un hecho económico o de
una obligación.
2. Obligatoriedad de avalúos
Todo emisor de valores
sometido al control exclusivo de la Superintendencia de
Valores debe preparar
avalúos en los eventos que a continuación se relacionan,
con la periodicidad
establecida para la contabilización y/o valuación, que sean
aplicables, indicada
en el Título Segundo de la presente Circular Externa, respecto
de un ente económico,
de un bien o un conjunto de bienes, materiales o
inmateriales, de
un hecho económico o de una obligación, lo que constituye
el
objeto del avalúo,
para los efectos propios de la presente Circular Externa:
a) Para determinar
el costo del Crédito Mercantil Adquirido.
b) Para determinar
el monto de la provisión para cuentas y documentos por
cobrar.
c) Para determinar
el monto de las valorizaciones y/o provisiones relativas a la
propiedad, planta
y equipo.
d) Para determinar
el valor de las pensiones de jubilación.
e) Para determinar
el monto de las provisiones relativas a los pasivos estimados.
f) Para determinar
las bases de la relación de intercambio, en los procesos de
reorganización
de sociedades que impliquen intercambio de acciones o cuotas
partes de interés
social.
g) Para determinar
el valor de los aportes en especie.
h) En general,
en todos aquellos casos en los que se deban aprobar estados
financieros extraordinarios.
3. Requisitos de los avalúos
Los avalúos
que se realicen para las entidades emisoras de valores sometidas al
control exclusivo
de la Superintendencia de Valores, deben observar los criterios
que se establecen
a continuación:
3.1. Generalidades
Todo avalúo
debe reunir los requisitos generales que a continuación se señalan,
sin
perjuicio de los
específicos indicados en los siguientes numerales o en las normas
correspondientes
al trámite específico para cuyos efectos se elabore el avalúo:
a) El avalúo
debe ser claro, preciso y detallado. Es claro cuando quiera que no
admite duda respecto
del objeto del avalúo, ni del valor asignado; es preciso en
la medida en que
asigna el valor del objeto del avalúo, indicando sus
fundamentos y es
detallado, siempre y cuando indique las características del
objeto del avalúo,
sus condiciones actuales, usos, restricciones, unidad de
medida aplicable,
medidas o dimensiones totales, precio por unidad de
medida, etc..
b) Debe indicar
de manera resumida los exámenes, experimentos, investigaciones
y cálculos
realizados para determinar el valor asignado al objeto del avalúo.
c) Debe tener
fundamentos técnicos, artísticos o científicos, según
el objeto del
avalúo.
d) Deben constar
de manera expresa las conclusiones obtenidas por el avaluador,
las cuales deben
armonizar con los fundamentos enunciados.
3.2. Práctica del avalúo
a) En la práctica
de los avalúos se deben observar las normas técnicas específicas
adecuadas al objeto
de cada avalúo, según lo establecido en el Capítulo
II,
Sección I,
del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo adicionen,
modifiquen o sustituyan;
salvo en los casos en que al respecto exista una
reglamentación
especial por parte de esta Superintendencia.
b) En todos
los casos, el avalúo debe reconocer las contingencias
de pérdida que
afecten el objeto
del mismo, cualificarlas y cuantificarlas de conformidad con la
información
disponible al momento de formular el respectivo avalúo.
c) Ningún
avalúo se puede practicar con base exclusiva en relaciones analíticas
o
documentación
relativa al objeto, que presente el contratante, ni sobre avalúos
practicados por
otro avaluador. Esto es, cuando se trate de bienes materiales,
los avalúos
se deben estructurar, de acuerdo con lo determinado en la
inspección
física del objeto, la cual deber ser hecha de forma directa por
el
avaluador, pudiendo
utilizar como complemento cualquier otra información
adicional de que
disponga y que según su criterio le resulte útil.
d) Por tanto,
cuando se trate de bienes tangibles, la práctica del avalúo
debe
comprender la verificación
de éstos a través de una inspección ocular del 100%
de los mismos, según
la relación proporcionada por el contratante, con el fin de
constatar su existencia
y recabar información sobre el estado físico que
presenten, sus condiciones
de conservación o deterioro, así como para
estructurar el correspondiente
avalúo según los bienes inspeccionados
físicamente.
e) El contratante
del avalúo, debe suministrar al avaluador la información
que éste
considere pertinente
para adelantar el estudio respectivo. Dicha información
debe ser comprensible,
suficiente, pertinente y confiable, e incluir los elementos
necesarios para
que el avaluador establezca los factores esenciales de su
análisis,
tales como la vida útil remanente probable y el grado de conservación
y
obsolescencia de
los bienes, tomando en consideración el período restante
en
que serán
económicamente productivos.
f) Todo avalúo
se debe adelantar con métodos de reconocido valor técnico,
acordes a la naturaleza
del objeto del avalúo, a criterio de la Superintendencia
de Valores.
Para el efecto, en el documento en que consten los resultados del
avalúo,
deberá incluirse una descripción detallada de la metodología
utilizada.
Copia del citado
documento podrá ser solicitada por la Superintendencia de
Valores cuando así
lo considere pertinente para efectos de velar por la calidad
de la información
que se suministra al mercado de valores.
g) En todos
los casos, el objeto del avalúo deben ser valuado en función
del su uso
actual y no de acuerdo
con el uso probable, salvo que se acredite de forma
plena ante la Superintendencia
de Valores, que se encuentran en marcha
proyectos que en
el corto plazo cambien dicha destinación. En tal caso se
deben adjuntar a
la solicitud copias de los estudios, presupuestos y demás
documentos que demuestren
la factibilidad del proyecto.
h) El avaluador
junto con el contratante de sus servicios, deben señalar los criterios
a seguir para resolver
problemas específicos del avalúo, de acuerdo con las
características
del sector económico o actividad a que pertenezca la entidad
interesada en el
estudio Una breve reseña de los problemas significativos
encontrados, así
como de la solución que se les dió debe ser incluida en el
informe del avalúo.
3.3. Requisitos para el avaluador
a) El avaluador
no debe tener con el contratante de sus servicios ninguna relación
que pueda dar origen
a conflictos de interés. Se entiende como causa de
conflicto de interés,
toda situación en la que existan, entre el avaluador y el
contratante, nexos,
relaciones u operaciones paralelas que involucren un interés
que, real o potencialmente,
impidan un pronunciamiento justo y equitativo,
ajustado a la realidad
del objeto del avalúo.
b) Por lo
anterior, salvo en los casos expresamente autorizados en esta Circular
Externa, no se permite
la realización del avalúo por parte de funcionarios de la
entidad solicitante,
de su matriz o de sus subordinadas, directa o indirectamente.
c) En todos
los casos, el avaluador debe contar con los conocimientos técnicos,
artísticos
o científicos necesarios de acuerdo con el objeto del avalúo.
d) Si del
objeto del avalúo existe alguna agremiación que agrupe profesionales
dedicados a esta
actividad, la persona o entidad que pretenda adelantar el
respectivo avalúo
debe estar inscrita en la agremiación respectiva. En caso
de
no existir, el avalúo
puede ser efectuado por quien acredite los conocimientos a
que hace referencia
el literal anterior, probando la formación académica
requerida para el
efecto, así como la experiencia en la elaboración de estudios
de esta naturaleza
y de similar magnitud, a juicio de la Superintendencia de
Valores.
e) Los avalúos
cuyo objeto sean terrenos y/o construcciones, deben ser realizados
por avaluadores
miembros de agremiaciones debidamente constituidas y
acreditadas, que
agrupen profesionales en finca raíz, peritazgo o avalúos
de
esta clase de bienes,
o por el Instituto Agustín Codazzi.
f) Los avalúos
de cuentas y documentos por cobrar, así como de inventarios e
inversiones, podrán
ser efectuados por funcionarios de la entidad propietaria de
los bienes o de
la entidad receptora de los mismos, siempre y cuando se
acredite a satisfacción
de la Superintendencia de Valores que dichos
funcionarios poseen
los conocimientos y experiencia requeridos para el efecto.
3.4. Documentación que debe proporcionar el avaluador
Las entidades emisoras
deberán exigir a las personas naturales o jurídicas a quienes
encarguen la realización
de avalúos, los documentos que se señalan a
continuación,
los cuales pueden ser requeridos en cualquier momento por parte de
la Superintendencia
de Valores:
a) Certificación
expedida por la respectiva agremiación en donde se halle inscrito
el avaluador, si
es del caso, adjuntado un certificado de existencia y
representación
legal de la misma.
b) Una relación
detallada en la que indique las entidades para las cuales haya
elaborado avalúos
similares, indicando su dirección y teléfono, la fecha del
respectivo estudio,
el objeto del avalúo y el valor asignado al mismo.
c) En el caso
de avaluadores personas jurídicas, certificado de existencia y
representación
legal, con una antigüedad no superior a tres (3) meses.
d) En los
casos en que el avaluador sea una persona natural, hoja de vida y
copia
de los títulos
y demás documentos que acrediten sus conocimientos y
experiencia relacionados
con la clase de activos objetos del avalúo.
e) Cualquier
otro documento que acredite ante la Superintendencia de Valores la
idoneidad del avaluador.
En los casos en que
se trate de avalúos de inmuebles efectuados por el Instituto
Agustín Codazzi,
no se requerirá adjuntar a la solicitud ninguno de los documentos
señalados
en este numeral.
4. Avalúos sometidos a la autorización de la Superintendencia de Valores
Teniendo en cuenta
que de acuerdo con lo establecido en el numeral 11 del
artículo
4 del Decreto 2115 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Valores
autorizar los avalúos
de los aportes en especie, y según el artículo 9 del Decreto
Reglamentario 331
de 1976, aprobar los cálculos actuariales que determinan el
monto de los pasivos
estimados de las reservas para pensiones de jubilación, los
avalúos cuyo
objeto sea uno de los anteriores, requieren aprobación de esta
Superintendencia.
Los avalúos
correspondientes a los cálculos actuariales que determinan el monto
de los pasivos estimados
de las reservas para pensiones de jubilación, se regulan
por lo previsto
en el numeral 3.1. del presente capítulo y en el numeral 2. del
Capítulo
II del Título Segundo de la presente Circular Externa.
La aprobación
de los avalúos de aportes en especie adelantados por las entidades
emisoras de valores
sometidas al control exclusivo de la Superintendencia de
Valores, se sujetará
al régimen de autorización general o al de autorización
específica,
de acuerdo con los parámetros que se indican a continuación.
Al respecto se recuerda
que adicionalmente la respectiva sociedad deberá
cumplir con los
deberes de suministro de información eventual establecidos en el
artículo
1.1.3.4. de la Resolución 400 de 1995 y en la Circular Externa No.
12 del
mismo año,
o en las demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
4.1. Requisitos para
estar incluidos en el régimen de autorización general de
avalúos
Son avalúos
de autorización general, aquellos que cumplen con las siguientes
condiciones:
a) El valor
total del objeto del avalúo no representa más del
cinco por ciento (5%)
del valor del capital
suscrito más el Superávit por Prima en Colocación
de
Acciones del respectivo
emisor, y
b) El valor
total del objeto del avalúo no excede la suma equivalente a dos
mil
(2.000) salarios
mínimos mensuales.
4.2. Requisitos para
estar incluidos en el régimen de autorización específica
de
avalúos
Son avalúos
de autorización específica, aquellos que cumplen una cualquiera
de
las siguientes condiciones:
a) El valor
total del objeto del avalúo representa el cinco por
ciento (5%) o más
del valor del capital
suscrito más el Superávit por Prima en Colocación
de
Acciones del respectivo
emisor,
b) El valor
total del objeto del avalúo no excede la suma equivalente a dos
mil
(2.000) salarios
mínimos mensuales, o
c) El avalúo
se enmarcó inicialmente dentro de los avalúos de autorización
general, pero fueron
objetados por la Superintendencia de Valores.
4.3. Régimen aplicable a los avalúos de autorización general
Sin perjuicio de
las observaciones que, con motivo de los análisis y estudios que
adelante, la Superintendencia
de Valores pueda llegar a efectuar respecto de los
avalúos que
cumplan con los requisitos señalados en el numeral 3.4. del presente
capítulo,
éstos se entienden autorizados por vía general, razón
por la cual no se
requiere de un pronunciamiento
previo de esta entidad.
No obstante, una
vez culminado el respectivo proceso para el cual se adelantó el
avalúo correspondiente,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, se debe
allegar a la Superintendencia
de Valores los siguientes documentos:
a) De ser el
caso, copia autorizada del acta del máximo órgano social,
en los
términos
establecidos en el artículo 189 del Código de Comercio, donde
conste
de manera expresa
la aprobación impartida al avalúo presentado a su
consideración,
indicando los motivos y soportes técnicos que justifiquen el valor
asignado al objeto
del avalúo.
b) Copia de
las escrituras públicas necesarias para la solemnización
del acto o
hecho para el cual
se adelantó el avalúo, de ser el caso.
c) Certificado
suscrito por el representante legal y el revisor fiscal, en el que conste
la cuantía
y participación porcentual del objeto del avalúo, calculada
respecto
al valor del capital
suscrito más el Superávit por Prima en Colocación
de
Acciones del respectivo
emisor.
d) Copia de
los avalúos realizados para la determinación del valor de
su objeto,
elaborados de conformidad
con los criterios establecidos por este organismo,
cuya antigüedad
no debe ser mayor de un año con respecto a la fecha del
acto o hecho para
el cual fueron elaborados.
e) Los documentos
que acrediten la idoneidad y trayectoria del avaluador, con
sujeción
a lo establecido en el numeral 11.5.4. de la presente Circular Externa.
Si como resultado
de los análisis adelantados por la Superintendencia de Valores se
llegare a presentar
alguna objeción a los avalúos, éstos deberán
adelantarse
como avalúos
de autorización específica.
4.4. Régimen aplicable a los avalúos de autorización específica
En los eventos en
que el avalúo se enmarque en cualquiera de los presupuestos
establecidos para
el régimen de autorización específica, es necesaria
la
aprobación
de la Superintendencia de Valores, para lo cual el representante legal
o un apoderado debidamente
constituido, debe elevar ante esta
Superintendencia
la solicitud pertinente, anexando los documentos que se señalan
a continuación,
a menos que los mismos reposen en el Registro Nacional de Valores
e Intermediarios,
en cuyo caso debe consignarse tal hecho en el oficio de solicitud:
a) Copia del
acta de la reunión del máximo órgano social en la
cual se aprobó el
avalúo, junto
con los anexos y documentos a que haya lugar. En dicha acta
deben constar expresamente
la fijación y aprobación del valor del objeto del
avalúo, indicando
las justificaciones necesarias en cada caso.
b) Copia del
avalúo realizado, elaborado de conformidad con los criterios
establecidos por
este organismo, cuya antigüedad no debe ser mayor de un
año con respecto
a la fecha de presentación de la respectiva solicitud de
aprobación
ante la Superintendencia de Valores.
c) Los documentos
que acrediten la idoneidad y trayectoria del avaluador, según
lo establecido en
el numeral 3.4. del presente capítulo.
5. Avalúos
de sociedades para efectos de fusiones, escisiones y determinación
del crédito
mercantil adquirido
Sin perjuicio de
los requisitos establecidos en el numeral 3. del presente capítulo,
los
avalúos de
los entes económicos adelantados con el propósito de determinar
las
relaciones de intercambio
a que hay lugar en el caso de fusiones y escisiones, o el
monto del crédito
mercantil adquirido, según lo dispuesto en el literal a) del
numeral 2. del presente
capítulo, deben adelantarse empleando métodos de
reconocido valor
técnico, adecuados a la naturaleza, características específicas,
situación
actual y perspectivas de la sociedad objeto del avalúo, teniendo
en
cuenta que el ente
respectivo debe valorarse como empresa en marcha, salvo
que se pueda demostrar
que sólo se adquieren los activos del mismo y que no se
continuará
con las actividades que ejercía en desarrollo de su objeto social.
Por lo
tanto, sólo
en este último caso se aceptará por parte de la Superintendencia
de
Valores la utilización
del valor en libros de las acciones o valor de liquidación como
método para
la valoración de la respectiva entidad, o cuando se trate de
escisiones en las
que los accionistas de la sociedad originaria participen en igual
proporción
a la que mantenían en ésta, en todas y cada una de
las sociedades
beneficiarias.
Dentro de los criterios
que se deben considerar para efectos de la valuación, entre
otros, se encuentran
los siguientes: participación en el mercado; programas de
desarrollo e inversión
en ejecución y proyectados; contratos, franquicias,
concesiones y, en
general, todo factor o acuerdo público o privado que obligue o
garantice el suministro
y/o prestación de bienes y/o servicios durante un lapso
determinado o determinable
, y que incida en la determinación del potencial de
utilidades que puede
generar en el futuro la entidad, así como en la de su flujo de
efectivo.
En consecuencia,
con el objeto de permitir la verificación por parte de los
funcionarios de
la Superintendencia de Valores del cumplimiento dado a lo
dispuesto en el
presente numeral, a las solicitudes que se presenten para obtener la
autorización
de la protocolización de las reformas estatutarias consistentes
en
fusiones y/o escisiones,
deberá adjuntarse copia completa del estudio elaborado
para efectos de
la determinación de la relación de intercambio y/o
el valor de las
acciones o cuotas
partes de interés social que se deban entregar como resultado
del respectivo proceso.
El documento deberá indicar en forma detallada, clara y
concreta, los supuestos
y la metodología utilizados, las bases del estudio y los
resultados obtenidos,
y deberá acompañarse de los documentos que acrediten la
idoneidad y trayectoria
de la persona que lo elaboró.
CAPÍTULO V
ENVIO DE INFORMACIÓN
FINANCIERA TRIMESTRAL VÍA MÓDEM
Las entidades emisoras
de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores e
Intermediarios que
no estén sujetas a inspección y vigilancia de la
Superintendencia
Bancaria, deberán enviar vía módem los informes
trimestrales a
que se refiere el
artículo 1.1.3.3. de la Resolución 400 de 1995, de conformidad
con
el Plan Unico de
Cuentas del sector real establecido en los Decretos 2650 de 1993,
2894 de 1994 y demás
normas que los adicionen o modifiquen, siguiendo las
instrucciones establecidas
para el efecto por la Delegatura para Emisores de la
Superintendencia
de Valores.
1. Claves de Acceso
Para poder transmitir
la información trimestral vía módem, a cada emisor
la
Superintendencia
de Valores le asignará una clave, la cual tendrá el carácter
de
confidencial.
2. Plazos para la transmisión
De conformidad con
lo establecido en el artículo 1.1.3.3. de la Resolución 400
de
1995, los informes
financieros trimestrales se suministrarán dentro de los términos
que
a continuación
se indican:
2.1.
El informe trimestral con corte a diciembre, a más tardar el 1 de
marzo del año
inmediatamente siguiente,
incluyendo las notas a los estados financieros y el
informe del revisor
fiscal.
2.2.
Los informes trimestrales con corte a marzo, junio y septiembre, dentro
de los
treinta (30) días
calendario siguientes a la terminación del período respectivo.
2.3.
Como regla general, los emisores que tengan la calidad de matrices
deberán
transmitir a la
Superintendencia de Valores, vía módem, los estados
financieros
consolidados
de fin de ejercicio, en los formatos, con los anexos y según
las
instrucciones impartidas
para tal fin por esta Superintendencia, dentro de los
quince (15) días
hábiles siguientes a la fecha de celebración de la reunión
del
máximo órgano
social en que se aprueben los estados financieros de fin de
ejercicio del respectivo
emisor. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes
a la
transmisión
vía módem de los estados financieros consolidados, la matriz
deberá
radicar en la Superintendencia
de Valores la certificación del representante legal y
del revisor fiscal
a que se hace referencia en el numeral 7. del Capítulo IV del
presente título.
No obstante lo anterior,
con el fin de garantizar un acceso ordenado al sistema,
para la transmisión
vía módem de los informes trimestrales se ha dividido a los
emisores de valores
en tres grupos, de conformidad con lo que se indica en el
numeral 3. del presente
capítulo. En tal sentido, los plazos máximos para la
transmisión
de cada uno de los grupos se hará teniendo en cuenta las siguientes
fechas límites:
Primer Grupo: quinto
y cuarto día hábil previos a la fecha máxima establecida
en
los numerales 2.1.
y 2.2. del presente numeral.
Segundo Grupo: tercero
y segundo día hábil previos a la fecha máxima
establecida en los
numerales 2.1. y 2.2. del presente numeral.
Tercer Grupo: penúltimo
y último día hábil establecidos como fecha máxima
establecida en los
numerales 2.1. y 2.2. del presente numeral.
Es de advertir, que
las anteriores fechas constituyen los plazos máximos, pero que la
información
podrá ser enviada con antelación a los mismos.
3. Grupos establecidos para efectos de la transmisión
Primer Grupo
SECTOR CODIGO
Agricultura
024
Ganadería
025
Silvicultura y reforestación
026
Caza y pesca
027
Extracción
de petróleo, gas natural y carbón
028
Extracción
de hierro y metales ferrosos 029
Extracción
de oro y otros metales no ferrosos 030
Fabricación
de Alimentos 031
Bebidas
032
Tabaco
033
Textiles y confecciones
034
Calzado y otros
artículos de cuero 035
Segundo Grupo
SECTOR CODIGO
Productos de madera
y corcho 036
Papel y pulpa de
papel 037
Imprenta y editoriales
038
Productos químicos
y petroquímicos 039
Caucho y plástico
040
Objetos de barro,
loza y porcelana 041
Vidrio y productos
de vidrio 042
Cemento
043
Otros productos
minerales no metálicos 044
Siderúrgica
045
Metalmecánica
046
Maquinaria, equipos
y suministros eléctricos 047
Equipos de transporte
048
Fabricación
de productos diversos 049
Generación
y distribución de electricidad 052
Distribución
de gas y otros combustibles 053
Tercer Grupo
SECTOR CODIGO
Acueducto, aseo y
alcantarillado 054
Construcción
de edificaciones para vivienda, oficinas y bodegas 055
Construcción
de obras civiles 056
Otras construcciones
057
Comercialización
de artículos varios de consumo popular 058
Comercialización
de vehículos y repuestos 059
Comercialización
de otros productos 060
Transporte aéreo
061
Transporte marítimo
y fluvial 062
Transporte terrestre
063
Comunicaciones
064
Administración
de inmuebles 065
Compañías
inversoras y holdings 066
Clínicas
y similares 068
Otros servicios
de salud privados 069
Hoteles, moteles
y similares 070
Agencias de viajes
y turismo 071
Otros establecimientos
de turismo 072
Colegios
073
Universidades y
centros de educación superior 074
Otros establecimientos
educativos 075
Bolsas de productos
076
Centrales de abastos
077
Centros de convenciones
078
Terminales de transporte
079
Otros servicios
ofrecidos por empresas 080
4. Archivo de notas
En cumplimiento de
las normas sobre revelaciones establecidas en el Decreto 2649
de 1993, todos los
emisores deberán transmitir, como complemento de la
información
financiera trimestral, un archivo texto de máximo 5000
caracteres en
el que se informen
y expliquen, en forma resumida pero completa, los siguientes
aspectos:
¨ Procesos importantes
de reorganización del emisor, tales como fusiones o
escisiones, y la
incidencia de los mismos respecto al número de acciones
en circulación
y el valor patrimonial de las mismas.
¨ Inversiones
en sociedades realizadas durante el período, que representen
más del 5%
del valor total de los activos de la entidad emisora que
presenta el reporte.
¨ Cambios en
procedimientos o principios contables que se hayan realizado
para la elaboración
de los estados financieros del trimestre objeto del
informe, con respecto
a los utilizados en el mismo trimestre del año anterior,
indicando su naturaleza
y justificación, así como su efecto, actual o
prospectivo sobre
la información contable.
¨ Cambios significativos
que se presenten en el monto de las cuentas
incluidas en el
informe con respecto a su valor al mismo trimestre del año
inmediatamente anterior,
o del porcentaje de participación de una cuenta
dentro del
valor total de su respectivo grupo.
¨ Partidas extraordinarias
de cuantía significativa registradas en el trimestre,
con indicación
de su efecto en la determinación de las utilidades del
período.
Para tal fin se entiende por partidas extraordinarias las que se
originen en actividades
distintas a las comprendidas en el objeto social
principal del emisor.
¨ Explicación
o relación de hechos económicos o contables que afecten la
contabilidad, procedimientos
contables o cuentas.
¨ Relación
de métodos o procedimientos que afecten partidas contables,
como por ejemplo
los métodos utilizados para la contabilización y para la
valuación
de los principales activos, indicando la periodicidad de su
aplicación.
En caso de no presentarse
ninguno de los anteriores aspectos, este archivo no
debe transmitirse
en blanco, sino que debe contener una constancia sobre la no
existencia de hechos
o situaciones que por su naturaleza ameriten revelación
especial.
La transmisión
y retransmisión del archivo de notas se hará de conformidad
con las
instrucciones impartidas
para el efecto por esta Superintendencia.
5. Entidades receptoras de la información transmitida vía módem
Los emisores de valores
obligados transmitirán la información a la entidad que les
corresponda según
los criterios que se señalan a continuación:
5.1. Bolsas de valores
Si el emisor tiene
títulos inscritos en la Bolsa de Bogotá o en la Bolsa de
Medellín,
deberá
hacer la transmisión vía módem de la información
financiera trimestral
individual a aquella
bolsa en que tenga inscritos sus títulos que quede
geográficamente
más cercana a su domicilio principal. Si tiene los títulos
inscritos
únicamente
en la Bolsa de Occidente deberá transmitir a la entidad que la
Superintendencia
de Valores designe para el efecto.
Los estados financieros
consolidados deberán transmitirse directamente a la
Superintendencia
de Valores.
5.2. Superintendencia de Valores
Los emisores con
títulos inscritos únicamente en el Registro Nacional de Valores
e
Intermediarios,
así como aquellos emisores que recientemente hayan adquirido tal
calidad y
realicen su primera transmisión vía módem, aun teniendo
títulos inscritos
en las bolsas de
valores, deberán enviar la transmisión de sus estados
financieros a
la Superintendencia
de Valores.
Adicionalmente,
todos los emisores que tengan la calidad de matrices o
controlantes, según
lo establecido en los artículos 26 y 27 de la Ley 222 de 1995,
deberán transmitir
directamente a la Superintendencia de Valores sus estados
financieros consolidados.
6. Código de transmisión
Para cada transmisión
que se efectúe vía módem y que no presente errores
de
comunicación,
estructura de archivo, evidentes equivocaciones aritméticas o
contables, el sistema
le asignará un código de transmisión (CT), el cual
identificará
en forma única
el archivo de datos recibido. Una vez la entidad transmita la
información
financiera y se le haya asignado el código de transmisión
(CT), no será
posible retransmitir,
sin previa autorización de la División de Registro Nacional
de
Valores de la Superintendencia
de Valores.
7. Recepción oficial de los informes trimestrales transmitidos
Dentro de los dos
(2) días hábiles siguientes a la fecha de asignación
del código de
transmisión
a que se hace referencia en el numeral anterior, las entidades deberán
radicar en la Superintendencia
de Valores o en la bolsa de valores que tenga
asignada como receptora
de la información trimestral, una certificación acerca de
que la información
transmitida en el corte correspondiente es fiel copia de la
situación
financiera de la empresa, según sus libros oficiales de contabilidad,
a la
misma fecha, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 289 del Código
de
Comercio y en el
artículo 10 de la Ley 43 de 1990.
Dicha certificación,
con la cual se registrará la recepción oficial de los informes
trimestrales transmitidos,
deberá estar suscrita por el representante legal, el
contador público
que elaboró los respectivos estados financieros y el revisor fiscal
de la entidad emisora,
indicando claramente el nombre completo, documento de
identidad y número
de tarjeta profesional de cada uno.
8. Horarios de transmisión
La recepción
de la información financiera trimestral vía módem
se hará entre las 5
y las 24 horas del
día, en los períodos establecidos para cada grupo, teniendo
en
cuenta que para
el último día de dicho plazo, ésta se recepcionará
únicamente
hasta las 6:30 de
la tarde.
9. Transmisión
de prueba
Las entidades que
no estén sometidas a la inspección y vigilancia de la
Superintendencia
Bancaria, e inscriban por primera vez sus títulos en el Registro
Nacional de Valores
e Intermediarios, deberán solicitar a la División de Registro
Nacional de Valores
e Intermediarios de Superintendencia de Valores, con la
suficiente antelación
respecto a la fecha prevista para su primera transmisión vía
módem según
los plazos previstos en el numeral 2. del presente capitulo,
una cita
para efectos de
recibir las instrucciones pertinentes, aclarar dudas y acordar la
fecha para realizar
la transmisión de prueba correspondiente.
10. Aspectos Técnicos
Para la realización
de la transmisión deberán seguirse las instrucciones impartidas
por la Superintendencia
de Valores en el documento Definición del sistema de
envío de
información contable, SV-EIC-03, así como en las adiciones
y
modificaciones que
se realicen al mismo.
11. Teléfonos a través de los cuales puede hacerse la transmisión
Superintendencia de Valores: PBX 4 27 04 11 de Santafé de Bogotá
Bolsa de Bogotá: 3 34 75 11 de Santafé de Bogotá
Bolsa de Medellín: 3 81 81 16 de Medellín
12. Atención de Consultas
Las consultas relacionadas
con aspectos de sistemas, tales como la conformación
y estructura del
archivo y problemas en la transmisión, serán absueltas por
la
División
de Sistemas y Estadísticas de la Superintendencia de Valores, en
el teléfono
4 27 04 58 y 4 27
04 80.
Las consultas sobre
aspectos netamente contables, serán atendidas por la División
de Seguimiento de
Emisores, en el teléfono 4 27 06 91.
Las consultas sobre
los formatos a utilizar, procedimiento a seguir para autorización
de retransmisiones
y cualquier otro aspecto relacionado con la transmisión de
información
financiera, serán absueltas por la División de Registro Nacional
de
Valores e Intermediarios,
en el teléfono 4 27 06 80.
13. Procedimiento
en caso que con posterioridad a la transmisión se detecten
errores en la información.
Cuando por cualquier
medio se detecte que la información transmitida adolece
de errores aritméticos,
contables o de cualquier otro tipo, tal hecho deberá ser
comunicado
en forma inmediata por el representante legal de la entidad emisora
a la División
de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de la
Superintendencia
de Valores, indicando la naturaleza del error, su cuantía,
causa y
principales cambios
que origina en los estados financieros presentados
anteriormente por
el emisor. Con base en la anterior información la
Superintendencia
de Valores determinará si se hace necesaria o no la retransmisión
de la información,
debidamente corregida.
14. Suministro de la información financiera a través de medio impreso
La información
financiera que se transmite trimestralmente vía módem no
deberá
ser enviada por
escrito a la Superintendencia de Valores ni a las bolsas en que se
encuentren inscritos
los títulos del respectivo emisor, excepto cuando se trate de los
estados financieros
de fin de ejercicio, respecto a los cuales, además de lo
dispuesto en la
presente circular, debe darse cumplimiento a lo establecido
en el
artículo
1.1.3.2., numeral 2, de la Resolución 400 de 1995.
15. Calidades que debe reunir la información transmitida vía módem
La información
financiera que se transmita vía módem a la Superintendencia
de
Valores o a las
bolsas de conformidad con lo previsto en la presente circular, debe
cumplir con todas
las normas que en materia contable establecen los Decretos
2649 de 1993, 2650
de 1993, los decretos que los adicionen, modifiquen o sustituyan,
y las normas que
en la materia respectiva imparta la Superintendencia de Valores,
incluidas las contenidas
en la presente circular. Así mismo, dicha información
deberá coincidir
con la que figure a la fecha respectiva en los libros oficiales de
contabilidad de
la entidad y la que se presente a consideración de la asamblea
de accionistas o
del máximo órgano social de la entidad.
De conformidad con
lo establecido en el numeral 4o del artículo 4 del Decreto
2115 de 1992, con
el fin de confirmar la calidad, suficiencia y oportunidad de la
información
suministrada, la Superintendencia de Valores podrá decretar y
practicar visitas,
en las cuales podrá examinar todos los libros y papeles de las
entidades emisoras,
los cuales deberán ser colocados a su disposición.
16. Emisores sometidos a inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria
Las entidades emisoras
de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores e
Intermediarios,
que se encuentren sometidas a inspección y vigilancia de la
Superintendencia
Bancaria, no deberán transmitir ni a la Superintendencia de
Valores ni a las
bolsas sus estados financieros básicos, toda vez que esta
Superintendencia
tomará directamente tal información de la base única
general
reportada por las
diferentes entidades a la Superintendencia Bancaria.
No obstante lo anterior,
las modificaciones a tales estados financieros que se
realicen con posterioridad
y revistan materialidad, deberán ser informadas
inmediatamente como
información eventual por el representante legal de la
entidad emisora
a la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de
la
Superintendencia
de Valores, indicando la naturaleza del ajuste, su cuantía,
causa
y principales cambios
que origina en los estados financieros presentados
anteriormente por
el emisor. Con base en la anterior información la
Superintendencia
de Valores determinará si se hace necesario o no solicitar la
retransmisión
de la información, debidamente corregida.
Igualmente el emisor
deberá informar a la Superintendencia de Valores
inmediatamente cualquier
prórroga que haya recibido por parte de la
Superintendencia
Bancaria para efectos de la transmisión de su información
financiera.
Adicionalmente a
los estados financieros, las entidades financieras deberán
suministrar
a la Superintendencia de Valores la información suplementaria que
esta
considere necesaria
para garantizar la transparencia del mercado, en la forma y
oportunidad que
la entidad establezca para tal fin.
17. Verificación de la información por parte de la entidad emisora
Para efectos de garantizar
la calidad de la información recibida vía módem por
la
Superintendencia
y las bolsas de valores, se solicita a los representantes legales de
las entidades emisoras
verificar la exactitud de la misma, consultando el reporte
generado en la página
de internet de la Superintendencia de Valores
(www.supervalores.gov.co),
módulo de Emisores de Valores, según el sector
económico
al que pertenezca la entidad, e informar a la División de Registro
Nacional de Valores
e Intermediarios, teléfono 4 27 06 80 de Santafé de Bogotá,
cualquier deficiencia
o inexactitud.
TÍTULO SEGUNDO
DE LOS ELEMENTOS
DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
CAPÍTULO I
DEL ACTIVO
1. INVERSIONES
1.1. Definición
Se denomina inversión
todo recurso propio de un ente económico que se
encuentre representado
en títulos valores u otros documentos de naturaleza similar,
emitidos por otro
ente económico.
1.2. Clases
Para los efectos
propios de esta Circular Externa, las inversiones efectuadas por los
emisores de valores
sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de
Valores se clasifican
con sujeción a cinco factores: a) Permanencia en poder
del
mismo inversionista,
b) Rentas asociadas a cada título o documento en particular
en que se hallare
representada la inversión, c) Ejercicio del control por parte
del
inversionista sobre
el ente emisor del título o documento, d) Causa de la inversión,
y
e) Derecho incorporado
en el título o documento.
1.2.1. De acuerdo
con la permanencia de la inversión en poder del mismo
inversionista, éstas
son temporales o permanentes.
Son inversiones temporales
aquellas que se hallen representadas en títulos o
documentos de fácil
enajenación sobre los que el inversionista tiene el serio
propósito
de realizar el derecho económico que incorporen con un tercero ajeno
al grupo empresarial
o con el que no mantenga vínculo de subordinación, ni como
matriz o controlante
ni como subordinado, en un lapso no superior a un año
calendario, o con
plazo de maduración o redención igual o inferior a un año
calendario, en uno
y otro casos, contado a partir de la fecha de corte del balance
general en que se
revelen.
Son inversiones permanentes
aquellas respecto de las cuales el inversionista no
tiene el propósito
serio de realizar el derecho económico que incorporan en un
lapso igual o inferior
a un año calendario, o con plazo de maduración o redención
superior a un año
calendario, en uno y otro casos, contado a partir de la fecha de
corte del balance
general en que se revelen.
En todo caso, no
podrá aparecer como temporal una inversión en los estados
financieros durante
más de un año calendario. Toda inversión revelada
como
temporal, que durante
el año calendario siguiente a la fecha de corte del estado
financiero en el
que por primera vez se haya clasificado como tal y sobre la cual no
se haya realizado
el derecho incorporado conforme a los establecido
anteriormente, se
debe revelar como inversión permanente y en notas a los
estados financieros,
dar a conocer los actos o hechos que impidieron realizar dicha
inversión.
Para los efectos
propios de esta Circular Externa, se entiende por propósito serio
de
realización
la intensión positiva e inequívoca de transferir a un tercero
o redimir el
título o
documento, de tal manera que los derechos en él incorporados se
entiendan agotados
de manera definitiva en cabeza del tradente.
1.2.2. Teniendo en
cuenta la modalidad de las rentas asociadas a las inversiones,
éstas son
de renta fija, de renta variable o de renta mixta.
Son inversiones de
renta fija los títulos o documentos que mantengan asociado un
rendimiento fijo,
ya sea que se encuentre expresado de manera relativa o
absoluta, que permita
determinar al inversionista el valor del mismo,
independientemente
de la denominación que reciba.
Son inversiones de
renta variable los títulos o documentos que mantengan
asociado un rendimiento
cuyo monto o cuantía dependa de la cotización del
factor que se utilice
para su determinación, independientemente de la
denominación
que reciba.
Son inversiones de
renta mixta los títulos o documentos que mantengan asociado
un rendimiento compuesto
por una parte fija y otra variable, según lo expresado
anteriormente, independientemente
de la denominación que éste reciba.
1.2.3. En relación
con el ejercicio del control por parte del inversionista sobre el ente
emisor del título
o documento, las inversiones son de controlantes o de no
controlantes.
Son inversiones de
controlantes aquellas mantenidas por un inversionista que, con
sujeción
a lo establecido por los artículos 260 y 261 del Código de
Comercio,
modificados por
los artículos 26 y 27 de la Ley 222 de 1995, y por las demás
normas
que lo reglamenten,
modifiquen, complementen o sustituyan, tenga la calidad de
matriz o controlante
respecto del ente emisor del titulo o documento en que se
halle representada
la inversión, sea que tal calidad se origine o no con motivo de
la
inversión
efectuada.
Son inversiones de
no controlantes aquellas mantenidas por un inversionista en un
ente económico
respecto del cual no detente la calidad de matriz o controlante,
por no cumplir con
ninguno de los presupuestos establecidos en los artículos 260 y
261 del Código
de Comercio, modificados por los artículo 26 y 27 de la Ley 222
de
1995, y por las
demás normas que lo reglamenten, modifiquen, complementen o
sustituyan.
1.2.4. Con fundamento
en la causa o razón que motive la inversión, éstas
son
voluntarias o forzosas.
Son inversiones voluntarias
aquellas que se efectúen por mera liberalidad o
voluntad del inversionista.
Son inversiones forzosas
aquellas que el inversionista efectúe en cumplimiento de un
deber legal o contractual.
1.2.5. En atención
al derecho que incorpore el título o documento en que se halle
representada la
inversión, éstas son participativas y no participativas.
Son inversiones participativas,
aquellas cuyos títulos que las amparan representen
participación
en el capital del ente económico que las emite. En caso contrario,
la
inversión
deberá clasificarse como no participativa.
Las categorías
establecidas según la clasificación anterior no son excluyentes
entre
sí y, por
lo tanto, una inversión puede reunir varias de las calidades anteriormente
enunciadas, que
no sean contrarias por su naturaleza.
1.3. Contabilización
La contabilización
de las inversiones se efectúa teniendo en cuenta la clase de
inversión
de que se trate, según los numerales 1.2.4. y 1.2.5. del numeral
anterior.
Así las cosas,
las inversiones participativas de controlantes se contabilizan por el
Método de
Participación Patrimonial, según lo establecido en la Circular
Externa N
013 de 1996 de la
Superintendencia de Valores, expedida de forma conjunta con
la Superintendencia
de Sociedades, y las demás que la sustituyan, modifiquen,
adicionen o complementen.
La contabilización de las inversiones por el Método
de Participación
Patrimonial, implica su valuación al valor intrínseco.
Si al momento de
efectuar la inversión participativa de controlantes, se paga un
valor adicional
sobre el valor en libros, la diferencia se debe tratar conforme a lo
establecido en la
Circular Externa N 007 de 1997 de la Superintendencia de
Valores, expedida
de forma conjunta con la Superintendencia de Sociedades, y las
demás que
la sustituyan, modifiquen, adicionen o complementen, en
concordancia con
lo establecido en el numeral 5. del Capítulo IV del Título
Primero
de la presente Circular
Externa.
Las inversiones no
participativas de controlantes y, en general, las inversiones de no
controlantes se
contabilizan al costo, reexpresado con sujeción al procedimiento
establecido por
el sistema integral de ajustes por inflación, aplicado con
periodicidad mensual.
Los títulos
representativos de moneda extranjera se contabilizan al costo,
convertido a pesos
de acuerdo con el tipo de cambio de la fecha en que se
efectúe la
inversión. Dicho costo se actualiza al tipo de cambio de cierre
de cada
mes, durante el
tiempo en que se mantenga la inversión. Al final del período
de
maduración
del título o en la fecha de negociación de éste, se
debe actualizar al
tipo de cambio vigente
en la misma.
Para todos los efectos,
se entiende por tipo de cambio vigente la tasa
representativa del
mercado, publicada por la Superintendencia Bancaria,
correspondiente
a la fecha de cada negociación o evento.
En todo caso, las
inversiones que representen derechos a redimir o realizar en
pesos, independientemente
de la moneda en que se haya adelantado la
negociación
inicial de adquisición, de deben mantener en pesos Colombianos.
1.4. Realización contable
Los ingresos provenientes
de las inversiones, sea que se trate de los financieros
asociados a cada
título o documento o de utilidades originadas en su
enajenación,
se entienden realizados, y por tanto son objeto de reconocimiento
contable:
a) Desde el
momento en que han sido decretados por el emisor,
b) Cuando
se perfeccione el negocio jurídico celebrado para la enajenación
de la
inversión,
y
c) Cuando
el emisor del título o documento elabore y difunda sus estados
financieros de fin
de ejercicio o extraordinarios. También sirven para este
propósito
los estados financieros de los emisores de valores que se envíen
a las
bolsas de valores
o a la Superintendencia de Valores.
Las causales a) y
b) determinan la obligación de contabilizar el ingreso en el mes
en que se produzca
el hecho. La causal c) origina la obligación de registro del
ingreso, en concordancia
con lo establecido para la periodicidad de la valuación
de inversiones.
Los gastos que se
originen con motivo de la valuación de las inversiones, se
entienden realizados
desde la fecha en que se deba valuar la inversión, sin
perjuicio de su
reversión durante el ejercicio contable en que se causen, con
motivo de recuperaciones
en su valor durante el mismo lapso.
En el caso de reorganizaciones
empresariales que impliquen cambio y/o entrega
de nuevos títulos
participativos, tales como las fusiones y escisiones, se entiende
como fecha de realización
contable para efectos de los registros, que se reducen
al reconocimiento
en los libros auxiliares del nuevo ente emisor, la fecha de
inscripción
en el registro mercantil de la escritura pública contentiva de la
respectiva reforma
estatutaria. En tal sentido, se entiende tales procesos en sí
mismos no generan
un registro contable que altere el valor de la inversión.
Los dividendos en
acciones no son objeto de reconocimiento contable como
ingreso, habida
cuenta que al momento de valuar la inversión participativa que los
origina, los resultados
del ente emisor quedan incluidos en el costo de la misma,
cualquiera sea el
factor que se utilice como valor de realización, esto es, promedio
de cotización
en bolsa de valores o valor intrínseco, conforme se indica en el
numeral 1.5.1. del
presente capítulo. Consecuentemente, sólo los dividendos
recibidos en efectivos
ameritan registro contable por parte del inversionista, pues
los mismos constituyen
una disminución patrimonial en el ente emisor del título
y, por
lo tanto, un menor
valor en la participación del inversionista.
De igual manera,
la capitalización de partidas patrimoniales no origina variaciones
patrimoniales y,
por lo tanto, no son objeto de registro contable que modifique el
valor de la inversión
participativa en los estados financieros del inversionista.
1.5. Valuación
La valuación
de las inversiones efectuadas por los emisores de valores sometidos a
control exclusivo
de la Superintendencia de Valores, se cumple teniendo en cuenta
la naturaleza de
la inversión según la clase de que se trate, de acuerdo con
la
clasificación
del numeral 1.2. del presente capitulo, de manera individual y con
sujeción
a lo siguiente:
1.5.1. Métodos
Las inversiones no
participativas de renta fija de controlantes y de no controlantes
se valúan
al costo, reexpresado como consecuencia de la inflación, cuando
sea el
caso.
Para los efectos
del presente numeral, el término controlante se emplea de manera
genérica
para designar entes que tengan la calidad de matrices o controlantes de
otras sociedades.
Las inversiones participativas
de renta variable de no controlantes se valúan a su
valor de realización,
el cual equivale al promedio de cotización representativa en
las bolsas de valores
del mes de corte del balance general que las revele y, a falta
de éste,
al valor intrínseco calculado a la fecha de corte del balance general
que
las revele.
Las inversiones participativas
de renta variable de controlantes se valúan al valor
intrínseco.
1.5.2. Periodicidad
Toda inversión se debe valuar cuando ocurra cualquiera de los siguientes eventos:
a) Al cierre
de cada ejercicio contable o del mes que se esté tomando como base
para la preparación
de estados financieros extraordinarios, y
b) A la fecha
de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de
valores o a la Superintendencia
de Valores en cumplimiento del deber de
mantener actualizado
el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean
éstos intermedios
o de cierre de ejercicio.
Si por alguna circunstancia
ajena a su voluntad el ente inversionista no cuenta con
la información
necesaria para la valuación de cualquiera de sus inversiones, debe
presentarla por
su último costo ajustado por inflación, de ser el caso, y
proceder a
revelar en notas
a los estados financieros tal hecho, identificando claramente la
inversión
de que se trate, según lo establecido en los literales a) y g) del
numeral
1.8. del presente
capítulo.
1.5.3. Provisión
En aquellos casos
en los que el valor de la inversión, contabilizado de acuerdo con
la naturaleza de
la misma, sea mayor al que corresponda según el método de
valuación
a utilizar, el inversionista debe ajustar el costo de cada inversión
mediante provisiones
para protección de inversiones que afectan sus resultados.
No obstante, antes
de proceder al reconocimiento de las provisiones, se debe
agotar el valor
de las Valorizaciones que figuren a la fecha de corte del estado
financiero en que
se vayan a valuar las inversiones.
1.5.4. Periodicidad
El registro de las
provisiones a que halla lugar, se efectúa en la misma época
en
que se valúe
cada inversión.
1.6. Valorización
En aquellos casos
en los que el valor de la inversión, contabilizado de acuerdo con
la naturaleza de
la misma, sea menor al que corresponda según el método de
valuación
a utilizar, el inversionista deberá ajustar el costo de su inversión
mediante
valorizaciones que
afectarán directamente su patrimonio.
No obstante, antes
de proceder al reconocimiento de las valorizaciones, se deberá
reversar el valor
del gasto originado en el reconocimiento de la provisión para
protección
de inversiones, siempre y cuando los cambios experimentados se hayan
producido durante
el mismo ejercicio contable. En caso de que tales cambios
correspondan a ejercicios
anteriores, se debe reconocer, hasta el monto en que se
afectó el
estado de resultados, la recuperación de gastos, en cuenta aparte
con
sujeción
a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes.
1.6.1. Periodicidad
El registro de las
valorizaciones a que halla lugar, se debe efectuar en la misma
época en
que se valúe cada inversión.
1.7. Presentación en los estados financieros
La presentación
de las inversiones en el balance general se debe efectuar con
sujeción
a su naturaleza de temporales o permanentes, de acuerdo con lo
establecido en el
numeral 1.2. del presente capítulo.
En consecuencia,
aquellas inversiones cuya enajenación o realización por
cumplimiento del
plazo o período de maduración se efectúe en el año
inmediatamente siguiente
al de la fecha de corte del balance general en que se
revelen, se deben
presentar como parte del activo corriente. En caso contrario, la
inversión
se debe presentar como parte del activo no corriente.
1.8. Revelaciones asociadas
Debe revelarse a
través de notas a los estados financieros, como mínimo lo
siguiente:
a) Las inversiones
agrupadas de acuerdo con la clase a la que corresponda cada
una, presentando
en forma discriminada, para el caso de las inversiones en
acciones, la siguiente
información:
- Nombre o razón
social y actividad económica del ente emisor.
- Número
y clase de acciones poseídas.
- Porcentaje de
participación que representan las acciones poseídas con
respecto al total
del capital suscrito del respectivo ente emisor.
b) El método
de contabilización y el método de valuación utilizado
para cada
clase de inversión.
c) Restricciones
o gravámenes, para cada inversión, indicando la obligación
que
garantizan y el
valor de la misma.
d) Utilidades
causadas durante el ejercicio, para cada inversión.
e) La reclasificación
o traslado de las inversiones, para efectos de su presentación
en el balance general,
de permanentes a temporales, o viceversa, con
indicación
de los motivos o razones que fundamenten tal hecho.
f) Monto de
la inversiones a redimir durante los siguientes cinco (5) años calendario
o condiciones de
conversión, según sea el caso.
g) Las inversiones
valuadas con fundamento en los estados financieros del ente
emisor del título
o documento, indicando la fecha de tales informes, para el caso
en que los mismos
no correspondan a la fecha de corte del ente inversionista,
enunciado las razones
que justifiquen la diferencia entre las fechas de los
estados financieros
del emisor y el inversionista.
2. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
2.1. Definición
Se denominan cuentas
y documentos por cobrar los recursos controlados por un
ente económico,
que le otorgan al titular o tenedor legítimo la facultad de
reclamar a un tercero
la satisfacción del derecho que incorporan, sea en dinero,
bienes o servicios,
según lo acordado entre las partes, como consecuencia de un
negocio jurídico
con modalidad de pago a crédito.
En tal sentido, un
ente económico sólo pueden incluir en su contabilidad y revelar
en sus estados financieros
cuentas y documentos por cobrar a su nombre, sea que
originalmente así
se hayan constituido o que en virtud de un negocio jurídico
posterior a la creación
de la cuenta o documento por cobrar respectiva, el
beneficiario original
o su tenedor legítimo anterior le haya subrogado el derecho
que éstas
incorporan.
2.2. Clases
Para los efectos
propios de esta Circular Externa, las cuentas por cobrar se
clasifican en atención
a tres criterios: a) Relación con el objeto social del
acreedor, b)
Naturaleza de la relación o vínculo con el deudor, y c)
Concepto de
la cuenta o documento
por cobrar.
a) En atención
al objeto social del acreedor, las cuentas por cobrar pueden ser
comerciales y no
comerciales.
Son cuentas por cobrar
comerciales, aquellas que se originen con ocasión de las
actividades propias
del objeto social.
Son cuentas por cobrar
no comerciales aquellas que se originen con ocasión de
actividades distintas
del objeto social o de la novación de cuentas por cobrar
comerciales.
La clasificación
de las cuentas por cobrar en comerciales y no comerciales debe
ser utilizada para
efectos de la revelación de las mismas en el balance general.
b) Con relación
a la naturaleza de la relación o vínculo con el deudor, las
cuentas
por cobrar se clasifican
con sujeción a los establecido en el Plan Único de Cuentas
para comerciantes.
c) En atención
al concepto de la cuenta o documento por cobrar, éstas se
clasifican con sujeción
a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para
comerciantes, en
aquellos casos en los cuales el hecho económico no requiera ser
reconocido bajo
el factor anterior.
2.3. Contabilización
Las cuentas y documentos
por cobrar se contabilizan bajo el método del costo, el
cual, cuando sea
del caso, se ajusta de acuerdo con la unidad de medida o
moneda funcional
pactada para su pago.
2.4. Valuación
Los emisores de valores
sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de
Valores deben efectuar
la valuación de los documentos y cuentas por cobrar
según la
clase de que se trate, de manera individual y con sujeción a lo
siguiente:
2.4.1. Métodos
Las cuentas y documentos
por cobrar se valúan al costo, ajustado, cuando sea el
caso, al tipo
de cambio o valor de cotización de la moneda funcional o unidad
de
medida pactada para
su cobro.
En el evento en que
el derecho incorporado al documento represente pagos en
cuotas periódicas,
el método de valuación aplicable es el valor presente.
2.4.2. Periodicidad
Todo documento o
cuenta por cobrar se debe valuar, en cualquiera de los
siguientes eventos:
a) Al cierre
de cada ejercicio contable,
b) Al mes
que se esté tomando como base para la preparación de estados
financieros extraordinarios,
y
c) A la fecha
de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de
valores o a la Superintendencia
de Valores en cumplimiento del deber de
mantener actualizado
el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean
éstos intermedios
o de cierre de ejercicio.
2.5. Provisión
La valuación
de las cuentas y documentos por cobrar comporta el análisis de la
recuperabilidad
de los recursos que representen, según la clase de que se trate,
de
manera individual
y con sujeción a lo siguiente:
2.5.1. Métodos
Para efectos de la
procedencia del registro de provisiones sobre cuentas y
documentos por cobrar,
el ente económico debe tener en cuenta el plazo o
término que
de acuerdo con sus propias políticas de crédito ha otorgado
al tercero
deudor, que en todo
caso deben estar previamente establecidas en los manuales
internos del ente
económico.
Vencido el plazo
para la exigibilidad del derecho incorporado o representado en
el título
o documento sin obtener su satisfacción o cumplimiento por parte
del
tercero, procede
la evaluación de su recuperabilidad, a efectos de determinar la
necesidad de la
provisión y su monto.
2.5.2. Criterios
Dentro de los factores
que determinan el reconocimiento de la provisión se debe
incluir la eficacia
jurídica del título o documento, de acuerdo con las formalidades
que para el efecto
determine la ley en cada caso; los avales o garantías a favor
del ente económico
que, adicionales al título o documento mismo, minimicen el
nivel de riesgo
de pérdida; el resultado esperado de las actividades judiciales
y
extrajudiciales
adelantadas para su cobro, según el criterio de un profesional en
la
materia, y el tiempo
transcurrido desde la fecha en que se haya hecho exigible el
derecho incorporado
o representado en el título o documento y la de evaluación
de la recuperabilidad.
2.5.3. Monto de las provisiones
Todo documento o
cuenta por cobrar cuya recuperación constituya una pérdida
probable, se debe
provisionar en su totalidad o, cuando menos, en la parte que de
acuerdo con los
análisis efectuados constituya una contingencia probable de
pérdida.
Sólo procede
el castigo del valor de las cuentas o documentos por cobrar contra
la provisión,
siempre y cuando se tenga la certeza jurídica o material de la pérdida
total o parcial
del derecho incorporado o representado.
2.5.4. Periodicidad
El registro contable
de las provisiones necesarias, como resultado del análisis de la
recuperabilidad
de todo documento o cuenta por cobrar, se debe efectuar en
cualquiera de los
siguientes eventos:
a) Al cierre
de cada ejercicio contable,
b) Al mes
que se esté tomando como base para la preparación de estados
financieros extraordinarios,
y
c) A la fecha
de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de
valores o a la Superintendencia
de Valores en cumplimiento del deber de
mantener actualizado
el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean
éstos intermedios
o de cierre de ejercicio.
2.6. Dinámica de las cuentas
Los documentos o
cuentas por cobrar que requieran provisión, se deben
reclasificar a la
cuenta del Plan Único de Cuentas para comerciantes que agrupe
las cuentas de difícil
cobro.
De igual manera,
el valor de las provisiones se debe registrar en la cuenta de
provisiones correspondiente,
con indicación de la clase de cuenta que se
provisiona.
2.7. Presentación en los estados financieros
La presentación
de los documentos y cuentas por cobrar en el balance general se
debe efectuar con
sujeción al plazo o término pactado para su realización
o
recuperación.
En consecuencia,
todo documento o cuenta por cobrar cuya realización o
recuperación
por cumplimiento del plazo para su pago se efectúe en el año
inmediatamente siguiente
al de la fecha de corte del balance general en que se
revelen, se deben
presentar como parte del activo corriente. En caso contrario, su
valor se debe presentar
como parte del activo no corriente.
2.8. Revelaciones asociadas
Debe revelarse a
través de notas a los estados financieros, como mínimo, lo
siguiente:
a) El valor
y concepto de las cuentas de difícil cobro y su provisión.
b) El valor
castigado de las cuentas de difícil cobro, contra su provisión,
durante el
ejercicio.
c) El valor
provisionado durante el ejercicio contable.
d) El valor
de aquellas cuentas y documentos por cobrar que presenten un año
o
más de edad,
contado a partir de su fecha de expedición, con indicación
de la
operación
que le dió origen y la fecha estimada o pactada de recuperación.
e) El monto
corriente y no corriente, revelando, para cada caso, su valor en la
moneda pactada para
el pago, junto con su conversión a pesos, de ser el caso.
f) Para las
cuentas y documentos por cobrar a largo plazo, el valor recuperable en
cada uno de los
cinco (5) años calendario siguientes a la fecha de corte del
estado financiero
en que se presenten, indicando la tasa de interés que les sea
aplicable.
g) Restricciones
o gravámenes, indicando la obligación que garantizan y el
valor
de la misma.
h) La reclasificación
o traslado de las cuentas y documentos por cobrar, para
efectos de su presentación
en el balance general, de no corriente a corriente, o
viceversa, con indicación
de los motivos o razones que fundamenten tal hecho.
3. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
3.1. Definición
Se denominan propiedades,
planta y equipo todo recurso tangible controlado por
un ente económico;
obtenido, construido o en proceso de construcción;
empleado dentro
del giro ordinario de sus actividades para la producción de otros
bienes o para la
prestación de servicios destinados para el consumo propio o el de
terceros;
y cuya contribución en la generación de ingresos excede de
un año
calendario.
3.2. Clases
Para los efectos
propios de esta Circular Externa las propiedades, planta y equipo
se clasifican
en atención a dos criterios: a) Titularidad del dominio
o propiedad
sobre el bien, y
b) Naturaleza del bien.
a) En atención
a la titularidad del derecho de dominio o propiedad sobre el bien
objeto de control,
las propiedades, planta y equipo se dividen en bienes de plena
propiedad y bienes
de propiedad condicional.
Son bienes de plena
propiedad aquellos sobre los cuales el ente económico
detenta el derecho
de dominio sin condición u opción alguna que dependa de
forma exclusiva
del tercero en favor de quien se otorga.
Son bienes de propiedad
condicional aquellos sobre los cuales el ente económico
ejerce dominio,
sometido a condición u opción a favor de un tercero, de tal
manera que si éste
ejerce el derecho, indefectiblemente el ente económico debe
transferir el dominio
del bien.
b) Con respecto
a la naturaleza del bien, las propiedades planta y equipo se
clasifican
de acuerdo con el Plan Único de Cuentas para comerciantes.
3.3. Contabilización
Las propiedades,
planta y equipo se contabilizan bajo el método del costo,
reexpresado de acuerdo
con la dinámica establecida por el sistema integral de
ajustes por inflación.
El costo de las propiedades,
planta y equipo incluye el valor de todos los
conceptos necesarios
para su puesta en marcha o funcionamiento. Por tal razón,
una vez el bien
pueda potencialmente ser usado, cesa el reconocimiento como
mayor costo del
bien, del valor de los conceptos causados o erogados con
posterioridad a
tal fecha, distintos de su propia reexpresión por inflación
o de las
adiciones al mismo.
En tal sentido, gastos
ocasionados con motivo de la adquisición, montaje o
construcción
del bien tangible tales como ingeniería, supervisión, impuestos,
intereses y corrección
monetaria, por los emisores de valores sometidos al control
exclusivo de la
Superintendencia de Valores, son susceptibles de constituir parte del
costo del mismo
sólo hasta que el bien se encuentre en condiciones de utilización.
Desde la fecha en
la cual el bien pueda ser utilizado, tales conceptos conforman
parte de los gastos
del ejercicio en que se causen o desembolsen, lo que sea
primero.
Por tal razón,
si la adquisición, montaje o construcción del bien se adelanta,
total o
parcialmente, con
créditos u obligaciones que impliquen intereses, diferencia en
cambio, corrección
monetaria o cualquier otro tipo de rendimiento generado por
el crédito
o la obligación, tales montos constituyen gasto y no costo, a partir
de la
fecha de terminación
de la adquisición, construcción o montaje y, en todo caso,
a
partir de la fecha
en que tal bien sea susceptible de utilización,
independientemente
de su uso real o material.
3.4. Valuación
La valuación
de las propiedades, planta y equipo por los emisores de valores
sometidos al control
exclusivo de la Superintendencia de Valores, se efectúa en
atención
a la naturaleza del bien, con sujeción a lo siguiente:
3.4.1. Métodos
La propiedad, planta
y equipo de propiedad condicional se valúa al costo,
reexpresado por
inflación.
La propiedad, planta y equipo de plena propiedad se valúa al valor de realización.
3.4.2. Criterios
Para efectos de la
valuación al valor de realización, éste se determina
con sujeción
a los estudios a
que hace referencia el Capítulo IV del Título Primero de
la presente
Circular Externa.
3.4.3. Periodicidad
a) Por regla
general, la propiedad, planta y equipo se valúa por el método
que
corresponda según
el numeral anterior, con una periodicidad máxima de tres
años calendario,
salvo los casos señalados en los literales b y c siguientes.
Durante el lapso
que transcurra entre un avalúo y otro, para efectos de
revelación
en los estados financieros que se deban elaborar y presentar, sean
éstos intermedios
o de fin de ejercicio, el valor de realización más reciente
de las
propiedades, planta
y equipo de plena propiedad, determinado conforme a los
estudios a que hace
referencia el Capítulo IV del Título Primero de la presente
Circular Externa,
se debe presentar ajustado por inflación.
b) No obstante
lo anterior, si se llegaren a presentar hechos o acontecimientos,
naturales o provocados,
que influyan de manera material en el valor de
realización
de las propiedades, planta y equipo, se debe proceder de forma
inmediata a efectuar
un avalúo que involucre tal hecho, conforme a lo
establecido en el
Capítulo IV del Título Primero de la presente Circular Externa.
c) Para efectos
de los avalúos que se presenten dentro de los trámites de
fusiones,
escisiones y/o aprobación
de aportes en especie, por regla general los avalúos
no pueden tener
un período de antelación superior a un año calendario,
con
respecto a la fecha
en que el máximo órgano social apruebe la decisión
del
caso.
Sinembargo, se podrán
considerar avalúos con períodos de elaboración
anteriores al establecido,
ajustados por inflación conforme al literal a del
presente numeral,
con autorización previa de la Superintendencia de Valores,
siempre y cuando
se den las condiciones que se señalan a continuación:
- Se demuestre que
no han ocurrido hechos o eventos que alteren de forma
material el valor
de realización de tales bienes, ajustado por inflación, y
en
consecuencia, la
base para la determinación de la relación de intercambio,
si a ella hubiere
lugar, no sufre alteraciones significativas, de lo cual deberá
dejarse constancia
en un documento firmado por el representante legal de la
entidad emisora,
su revisor fiscal y el representante legal de la entidad que
realizó el
avalúo que se actualiza.
- Los máximos
órganos sociales de todas las sociedades partícipes en los
procesos que se
estén adelantando aprueben el valor actualizado del avalúo
y se les haya comunicado
expresamente la fecha de su realización, y
- Se acredite ante
la Superintendencia de Valores que existen razones de tipo
económico,
administrativo u operativa que imposibiliten la realización de un
avalúo nuevo.
3.4.4. Provisión
En aquellos casos
en que el valor de la propiedad, planta y equipo, determinado
conforme a los métodos
que le son propios, sea inferior al costo contable del
mismo, este último
se ajusta mediante provisiones, que afectan los resultados del
ente económico
que controla el bien tangible.
Sólo se reconocen
provisiones una vez agotado el monto de las Valorizaciones, si
las hay.
El monto de la provisión
es la diferencia entre el valor del bien y su costo contable
neto de depreciación.
3.4.5. Periodicidad
El reconocimiento
contable de la provisión se efectúa en la misma periodicidad
de
la valuación
de las propiedades, planta y equipo.
3.5. Valorización
En aquellos casos
en que el valor de la propiedad, planta y equipo, determinado
conforme a los métodos
que le son propios, sea superior al costo contable del
mismo, este último
se ajusta mediante valorizaciones, que afectan directamente el
patrimonio del ente
económico que control el bien tangible.
El monto de la valorización
es la diferencia entre el valor del bien y su costo
contable neto de
depreciación.
3.6. Periodicidad
El reconocimiento
contable de la valorización se efectúa en la misma periodicidad
de la valuación
de las propiedades, planta y equipo.
3.7. Asociación
Para efectos de la
determinación del método de depreciación a emplear
en el
reconocimiento de
la contribución de la propiedad, planta y equipo a la
generación
de ingresos en el ente económico controlante del recurso tangible,
se
procede con sujeción
a lo siguiente:
3.7.1. Métodos
El método
a utilizar es aquel que guarde mejor relación entre los ingresos
de cada
período y
la utilización del activo, de tal manera que se cumpla a cabalidad
el
principio de asociación.
Así las cosas,
el reconocimiento de la depreciación se efectúa de manera
sistemática,
de tal manera que los resultados de cada período se afecten de
manera racional
por este concepto.
3.7.2. Criterios
Dentro de los factores
que motiven la determinación del método a utilizar se tienen
en cuenta:
a) Las especificaciones
del fabricante del bien objeto de depreciación, respecto
del estimado de
producción o servicio del bien, sea este estimado en unidades
o en períodos
de tiempo.
b) El deterioro
del bien por razones del uso natural que de el se haga, así como
por
la acción
de factores naturales o del medio ambiente que incidan en la
duración
del mismo.
c) La necesidad
de reemplazo por efectos de obsolescencia tecnológica, siempre
y cuando ésta
sea un factor determinante dentro del proceso productivo.
d) Las incidencias
del mantenimiento preventivo y correctivo del bien, sus
implicaciones en
las calidades del mismo y sus consecuencias directas en el
servicio o uso que
éste preste.
e) El valor
residual de cada bien, fijado de acuerdo con la materialidad del mismo.
3.7.3. Periodicidad
El cargo a resultados
por concepto de depreciación se efectúa con periodicidad
mensual. En
caso de suspenderse temporalmente la generación de un ingreso
atribuible a un
activo en particular, el cargo se suspende durante el mismo lapso.
Una vez cese la
situación o hecho que motive tal suspensión, se reanuda el
reconocimiento periódico
de los cargos por depreciación, previa evaluación de la
tasa empleada para
su determinación, a efectos de verificar si existe cambio o
modificación
de alguno de los factores que incida en la magnitud de la misma.
3.8. Clasificación contable
Con sujeción
a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes,
la
depreciación
de la propiedad, planta y equipo se clasifica teniendo en cuenta la
clase de cada activo,
según la naturaleza de los mismos.
3.9. Presentación en los estados financieros
El costo y la depreciación
acumulada de las propiedades, planta y equipo forman
parte del activo
no corriente, dentro del rubro denominado activos fijos.
Se presentan desagrados
en propiedad, planta y equipo bajo propiedad plena y
bajo propiedad condicionada,
revelando de forma independiente el costo
ajustado de los
activos y la depreciación acumulada de los mismos.
3.10. Revelaciones asociadas
Como mínimo se debe revelar, a través de notas a los estados financieros:
a) Para los
bienes de propiedad condicional, el negocio jurídico en virtud del
cual
se haya condicionada
la misma, con indicación de la fecha pactada o
estimada en que
el tercero ejercerá la condición u opción a su favor.
Para este
último efecto,
se debe revelar por cada clase de activos, el valor total a
transferir en los
cinco (5) años calendario siguientes a la fecha de corte del
balance general
en que se presenten los bienes de propiedad condicional.
b) Las obligaciones,
propias o de terceros, que estén garantizadas con esta clase
de activos, indicando
el valor del activo y el monto de la obligación que
garantiza.
c) La vida
útil empleada para efectos de la depreciación de cada clase
de bien,
junto con el valor
residual estimado, revelado en valores absolutos o relativos.
d) El método
de valuación empleado, para cada clase de activos, con indicación
de la periodicidad
con que se adelantan los avalúos técnicos y la fecha del
último avalúo
efectuado.
e) Un cuadro
comparativo, clasificado por clase de activos, que presente el costo
ajustado de los
mismos, su depreciación acumulada, el valor de realización
y las
valorizaciones y/o
desvalorizaciones a que haya lugar.
f) Restricciones
o gravámenes para cada clase de propiedad, planta y equipo,
indicando la obligación
que garantizan y el valor de la misma.
CAPÍTULO II
DEL PASIVO
1. PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
1.1. Definición
Son pasivos estimados
todas las obligaciones presentes a cargo de un ente
económico,
cuyo monto definitivo depende de un hecho futuro pero cierto, y que
en atención
a los principios de realización, prudencia y causación requieren
de
reconocimiento contable
a través de provisiones.
1.2. Contabilización
El reconocimiento
contable de los pasivos estimados se efectúa durante el período
en que éstos
se realizan, afectando los activos y/o resultados del ente económico,
según sea
el caso.
1.3. Realización contable
Se entiende realizado
un pasivo y hay lugar al cálculo y reconocimiento contable
de su monto estimado,
cuando quiera que como resultado de un hecho
económico
se genera una obligación de hacer o dar a cargo del ente
económico,
pero que por razones temporales no se conoce con certeza su cuantía
definitiva, aunque
se poseen suficientes elementos para calcular de forma
razonable su valor.
1.4. Valuación
La valuación
de los pasivos estimados por los emisores de valores sometidos al
control exclusivo
de la Superintendencia de Valores, se debe efectuar teniendo en
cuenta la clase
de obligación que representa, de manera individual y con sujeción
a lo siguiente:
1.4.1. Métodos
En atención
a la clase de obligación de que se trate, los pasivos estimados
se
valúan al
costo, al valor presente o al valor de reposición.
Los pasivos estimados
se valúan al costo, reexpresado cuando sea el caso al tipo
de cambio o
valor de cotización de la moneda funcional o unidad de medida en
que se deba efectuar
su pago o asumir el sacrificio económico o utilizar los recursos
para tal fin, cuando
represente una obligación a extinguir mediante pago en
dinero.
Los pasivos estimados
se valúan al valor presente, cuando quiera que representen
obligaciones a extinguir
mediante pago en dinero, pero en sumas periódicas y
sucesivas, cuya
duración depende de factores ajenos a la voluntad del ente
económico
obligado.
Los pasivos estimados
se valúan al valor de reposición en aquellos eventos en los
que la obligación
se extingue mediante el pago de dinero o su equivalente, pero el
monto se fija con
base en el valor actual de una especie.
1.4.2. Periodicidad
Todo pasivo estimado se debe valuar en cualquiera de los siguientes eventos:
a) Al cierre
del ejercicio contable,
b) Al mes
que se esté tomando como base para la preparación de estados
financieros extraordinarios,
y
c) A la fecha
de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsa de
valores o a la Superintendencia
de Valores en cumplimiento del deber de
mantener actualizado
el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sea que
se trate de estados
financieros intermedios o de fin de ejercicio.
1.5. Presentación en los estados financieros
Los pasivos estimados
se presentan de forma independiente a los demás pasivos,
con sujeción
al criterio de exigibilidad para efectos de su clasificación en
corriente
y largo plazo.
En este orden de
ideas la parte de las obligaciones estimadas exigible en el año
calendario inmediatamente
siguiente a la fecha de corte del balance general, se
presenta como pasivo
corriente.
La parte de las obligaciones
estimadas exigibles en un tiempo superior a un año
calendario, contado
a partir de la fecha de corte de los estados financieros en que
se revelen, se presentan
como parte del pasivo a largo plazo.
1.6. Revelaciones asociadas
A través de notas a los estados financieros se revela como mínimo:
a) Concepto
del pasivo estimado.
b) Método
de valuación empleado.
c) Ajustes
originados en la determinación final del valor del pasivo y el
provisionado.
2. PENSIONES DE JUBILACIÓN
2.1. Definición
Se denomina pensión
de jubilación la prestación laboral de carácter especial
que,
a favor de los empleados
y a cargo del ente económico empleador, se genera en
virtud de normas
legales o contractuales y consiste en el pago mensual de una
suma de dinero,
reajustable de acuerdo con los índices establecidos por el
gobierno nacional
o las partes, durante la vida del titular del derecho o sus
beneficiarios legales,
según los parámetros y procedimientos establecidos en las
normas legales o
contractuales.
2.2. Contabilización
Para efectos del
reconocimiento contable del pasivo pensional, es necesaria la
elaboración
de cálculos actuariales que determinen su valor, de acuerdo con
el
método indicado
más adelante.
Al cierre de cada
año calendario, el cálculo actuarial correspondiente debe
estar
amortizado en su
totalidad. Por tal razón, entre tanto se culminan los estudios
técnicos
que determinen el valor del pasivo pensional al cierre de cada año,
la
base para la contabilización
del pasivo pensional de los emisores de valores
sometidos al control
exclusivo de la Superintendencia de Valores, entendida ésta
como la amortización
gradual y sistemática de dicho cálculo efectuada con
periodicidad mensual,
será el cálculo actuarial del año inmediatamente anterior
incrementado en
el porcentaje de inflación esperado.
La amortización
gradual y sistemática implica que los cargos mensuales al estado
de resultados, incluyendo
los pagos que no afecten la provisión del pasivo
pensional, mantengan
regularidad en su monto, evitando, en lo posible,
comportamientos
con marcados incrementos o disminuciones.
Así las cosas,
los estados financieros intermedios, los estados financieros
extraordinarios
y los que se remitan a las bolsas de valores y a la Superintendencia
de Valores en cumplimiento
del deber de mantener actualizado el Registro
Nacional de Valores
e Intermediarios, sean intermedios o de fin de ejercicio, deben
incluir cálculo
actuarial por pensiones de jubilación amortizado de manera
proporcional, de
acuerdo con lo anteriormente expresado.
Todos aquellos entes
emisores de valores sometidos al control exclusivo de la
Superintendencia
de Valores a cuyo cargo se encuentre esta obligación, que no
tengan amortizado
el ciento por ciento del cálculo actuarial, deberán establecer
un plan de amortización
que permita la amortización total de dicho cálculo en un
período que
no puede exceder del año 2005. En tal sentido, dicho plan
deberá ser
gradual y sistemático,
durante el período que éste cubra. En todo caso, el
porcentaje acumulado
de la amortización deberá incrementarse en por lo menos
cuatro puntos porcentuales
por cada año calendario.
No obstante lo anterior,
las sociedades obligadas pueden estructurar la
amortización
mensual del cálculo actuarial sobre una base diferente a la
establecida, siempre
y cuando cuenten con los estudios respectivos que sirvan de
fundamento para
este objeto y cuenten con la aprobación previa de la
Superintendencia
de Valores.
Los entes económicos
que tengan amortizado la totalidad del pasivo pensional,
deberán mantenerlo
de esta manera y por tal razón, no es posible efectuar
reversiones al valor
acumulado de la amortización ni dejar de causar los cargos
correspondientes
a su actualización.
2.3. Realización contable
Para los efectos
propios de la presente Circular Externa, se entiende realizado el
pasivo pensional
y hay lugar a su reconocimiento contable, cuando quiera que
como resultado del
cumplimiento de cualquiera de los hechos fácticos
contemplados en
las normas legales se genera la obligación a cargo del ente
empleador o en virtud
de acuerdos contractuales éste la asume.
2.4. Valuación
La valuación del pasivo por pensiones de jubilación se efectúa a valor presente.
2.5. Criterios
Para efectos de la
elaboración y presentación de los cálculos actuariales,
los
emisores de valores
sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de
Valores deben tener
en cuenta , como mínimo, lo siguiente:
a) La solicitud
de aprobación del cálculo actuarial que los emisores de valores
deben presentar
a esta Superintendencia, deberá estar suscrita por el
representante legal
de la entidad o, en su defecto, por apoderado
debidamente constituido,
y acompañarse de los documentos que se señalan en
los literales d)
a g) del presente numeral.
b) La petición
de aprobación deberá indicar el número de identificación
tributaria
del emisor y la
oficina de la Dirección de Impuestos y Aduanas que le
corresponda, incluyendo
la dirección de la misma.
c) El estudio
actuarial remitido, deberá indicar de forma clara el monto total
del
pasivo pensional
estimado a cargo del ente emisor de valores y estar suscrito por
el representante
legal del mismo, su revisor fiscal y el actuario que elaboró el
estudio.
d) El cálculo
actuarial remitido deberá incluir una nota técnica en la
que se
mencionen y expliquen
detalladamente lo parámetro técnicos utilizados, tales
como tasa de interés
utilizadas, tablas de mortalidad empleadas, grupos
poblacionales incluidos,
condiciones del régimen de pensiones y, en general,
toda aquella información
necesaria para una adecuada comprensión del
estudio remitido.
e) Un anexo
explicativo que indique todos los cambios de la información básica
respecto del cálculo
anterior, tales como cambios o modificaciones en los
grupos poblacionales
por ingreso o retiro de beneficiarios, traslados de régimen
pensional y, en
general, toda aquella información necesaria para la
determinación
de los cambios introducidos que afecten el monto del cálculo
efectuado.
f) Copias
de los pactos o convenciones colectivas de trabajo vigentes a la fecha
de corte del cálculo
actuarial presentado o manifestación expresa de no tener
celebrados tales
acuerdos.
g) El actuario
que haya efectuado el estudio correspondiente, deberá estar inscrito
en una agremiación
de actuarios y acreditar ante esta Superintendencia
prueba de su idoneidad,
para cuyo efecto podrá utilizar cualquiera de los
siguientes medios:
1. Enviar
una certificación expedida por la agremiación de actuarios
en donde
se halle inscrito.
2. Tener un
mínimo de cinco (5) años de experiencia en la elaboración
de
estudios de esta
naturaleza, acreditada a través de certificaciones expedidas
por la sociedad
o sociedades en las cuales haya elaborado los mencionados
estudios o, en su
defecto, por declaración conferida bajo la gravedad de
juramento en donde
conste que tiene una experiencia superior a cinco (5)
años en la
elaboración de cálculos actuariales.
La presentación
de la solicitud de aprobación del cálculo actuarial, hace
responsables tanto
al representante legal del ente económico, como a su revisor
fiscal y a la persona
que elaboró el estudio actuarial, por la información contenida
en el aludido estudio
y por el cumplimiento de las normas que reglamentan lo
relacionado con
el cálculo actuarial por pensiones de jubilación.
No obstante, teniendo
en cuenta que de conformidad con lo dispuesto por el
artículo
7 del Decreto 1283 de 1994 le compete a la Superintendencia Bancaria la
aprobación
de los cálculos actuariales preparados por las empresas de transporte
aéreo relativos
a los aviadores civiles actualmente pensionados por la Caja de
Auxilios y Prestaciones
de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles
"CAXDAC", a la Superintendencia
de Valores le compete ejercer las funciones
relacionadas con
los cálculos actuariales de las empresas de transporte aéreo
que
tengan sus valores
inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios. Esta
excepción
se predica de forma exclusiva respecto del personal distinto de los
aviadores.
2.6. Periodicidad
Las pensiones de
jubilación se valúan por lo menos una vez al año,
cada 31 de
diciembre.
La amortización
del cálculo actuarial se efectúa con periodicidad mensual,
de
acuerdo con lo establecido
en el acápite de contabilización.
2.7. Presentación en los estados financieros
Con sujeción
a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para Comerciantes,
el
pasivo por pensiones
de jubilación se debe presentar en rubro independiente.
La presentación
del pasivo por pensiones de jubilación en el balance general, se
debe efectuar con
sujeción al criterio de exigibilidad.
En este orden de
ideas, la parte del pasivo pensional exigible dentro del año
calendario siguiente
a la fecha de corte del estado financiero en que se revelen,
forma parte del
pasivo a corto plazo. El exceso, forma parte del pasivo a largo
plazo.
2.8. Revelaciones asociadas
Debe revelarse a
través de notas a los estados financieros, como mínimo lo
siguiente:
a) Método
actuarial utilizado.
b) Número
de personas cobijadas.
c) Los beneficios
cubiertos.
d) El movimiento
acumulado de las cuentas durante el período objeto de
información.
e) El porcentaje
acumulado amortizado del cálculo actuarial a la fecha de corte
del estado financiero,
con indicación del porcentaje acumulado amortizado al
cierre del ejercicio
inmediatamente anterior.
f) El plan
de amortización del cálculo actuarial, hasta lograr el cien
por ciento de
amortización
acumulada.
g) Valor de
los bonos pensionales emitidos y período de redención, de
ser el caso.
h) Compañía
de seguros con la que se haya contratado el pago de las pensiones,
de ser el caso.
i) Fondos
o garantías específicas, destinadas a respaldar el pago del
pasivo, de ser
el caso.
TÍTULO TERCERO
DISPOSICIONES FINALES
1. RÉGIMEN SANCIONATORIO
El incumplimiento
a lo dispuesto en la presente Circular Externa dará lugar a la
aplicación
de las sanciones que establecen las normas legales y en especial
las
consagradas en el
artículo 6 de la Ley 27 de 1990, sobre la entidad emisora,
sus
representantes legales,
revisores fiscales, contadores y/o sobre cualquier otro
funcionario que
se encuentre responsable por tal incumplimiento.
2. VIGENCIA Y DEROGATORIA
La presente circular
rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular
Externa 16 de 1995,
el numeral 2 de la Circular Externa 1 de 1996, el numeral 4 de la
Circular Externa
6 de 1997 y cualquier otra norma que le sea contraria.
ANDRÉS
URIBE ARANGO
Superintendente
de Valores