Señores
Representantes Legales, Miembros de Juntas Directivas y Revisores Fiscales de los Fondos Mutuos de Inversión
 

ASUNTO: Modificaciones a la circular externa 009 de 1998, expedida por la Superintendencia de Valores e instrucciones para la adecuación de los sistemas de información al año  2000.
 

A.  Aplicación de la circular externa número 009 de 1998

Con el propósito de aclarar y definir  la vigencia y aplicación de lo dispuesto en la citada circular externa  09 de 1998, esta entidad ha considerado procedente lo siguiente:
 

1.  Modificar el punto 2.7.2 de la circular externa  009 de 1998, el cual quedará así:

“A partir del 31 de diciembre de 1998, los Fondos Mutuos de Inversión deberán enviar a esta Superintendencia, dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de transmisión de los estados financieros mensuales, vía modem, un anexo en el que se detalle la composición del portafolio de inversiones de renta variable, incluyendo para cada especie en particular, la siguiente información:

“-  Nombre del emisor;
“-  Cantidad  o número de acciones poseídas;
“-  Clasificación según bursatilidad;
“-  Precio o costo unitario de compra;
“-  Total del precio de compra por especie;
“-  Precio promedio unitario utilizado para la valoración;
“-  Total valor de mercado de las acciones, al último día del mes;
“-  Superávit por Valorización de las acciones al último día del mes;
“-  Desvalorización de las acciones al último día del mes, y
“-  Total valor de mercado de las acciones, al último día del mes inmediatamente anterior.
 

2.  Modificar el acápite III de la circular externa 009 de 1998, el cual quedará así:

“Los Fondos Mutuos de Inversión, deberán acogerse al método de valoración de inversiones a precios de mercado establecido en el título 7º de la parte primera de la resolución 1200 de 1995, las circulares externas 8, 11 y 23 de 1995 y la circular externa 5 de 1998, disposiciones todas expedidas por la Superintendencia de Valores, y demás normas que las modifiquen, aclaren o complementen. Dicha valoración deberá efectuarse y contabilizarse con una periodicidad mensual, con corte al último día de cada mes.

“Los Fondos Mutuos de Inversión deberán realizar la primera valoración de inversiones a precios de mercado el día 31 de enero de 1999, y sus resultados registrarse en esta misma fecha, de acuerdo con los siguientes parámetros:

3.1.    Valoración de inversiones a precios de mercado, en títulos de renta fija.

“La utilidad o pérdida derivada de la valoración a precios de mercado de las inversiones en valores de renta fija, se determinará como la diferencia entre el valor de mercado de cada título y el último valor registrado en la fecha de valoración.

“De acuerdo con lo previsto en el numeral 2. del artículo 1.7.1.9. de la citada resolución 1200 de 1995, las variaciones que se presenten, al último día de cada mes, entre el valor de mercado de un título en particular y el último valor contabilizado, se registrarán en las cuentas de resultados, afectando directamente el valor de las inversiones.

“En este orden de ideas, por concepto de inversiones en valores de renta fija no habrá lugar a la causación de rendimiento por ningún motivo o razón.  Por consiguiente, cuando se produzca el recaudo efectivo de los intereses y demás rendimientos, estos deberán registrarse como un menor valor de las inversiones.

“Como consecuencia de lo anterior, y para facilitar la transición a la nueva metodología de valoración, se habilitan hasta el 31 de diciembre de 1998, las cuentas “ingresos por cobrar – intereses”, código 134010, e “ingresos recibidos por anticipado – intereses”, código 270520”.

3.2.  Valoración de inversiones a precios de mercado, en títulos de renta variable.

“A partir del 31 de enero de 1999, la determinación del precio de mercado de las inversiones de renta variable que posean los Fondos Mutuos de Inversión se hará considerando el Índice Mensual de Bursatilidad que informa la Superintendencia de
Valores y según los lineamientos, criterios y el procedimiento establecido en el artículo 1.7.1.8.  de la resolución 1200 de 1995, expedida por la Superintendencia de Valores.

“Las diferencias surgidas por la actualización periódica de los precios de mercado de las inversiones en títulos de renta variable que efectúen los Fondos Mutuos de Inversión, independientemente de la clasificación asignada según el Índice Mensual de Bursatilidad, se contabilizarán conforme a las reglas aplicables a las denominadas inversiones permanentes, reglas que, valga recordar, se encuentran contenidas en el artículo 1.7.1.10.  de la resolución 1200 de 1995, expedida por la Superintendencia de Valores.

“En todo caso, el registro y contabilización del resultado de la valoración de inversiones de renta variable a precios de mercado, se debe efectuar de conformidad con lo previsto en el Plan Único de Cuentas para las entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores, para lo cual se habilitan en forma permanente las siguientes cuentas y subcuentas:

“VALORIZACIONES - DE INVERSIONES NEGOCIABLES - ACCIONES”, código 190805;
“PROVISIONES – ACCIONES” (CR), código 129905;
“SUPERÁVIT POR VALORIZACIONES - DE INVERSIONES NEGOCIABLES - ACCIONES”, código 380505;
“PROVISIONES DE INVERSIONES VOLUNTARIAS”, código 539905.”

3.3.  Incidencias en la determinación del valor neto del fondo.

“El superávit por valoración de las inversiones negociables en títulos de renta variable formará parte del valor neto del fondo y, en consecuencia, computará para el cálculo del valor de la unidad al cierre de cada mes, quedando a opción del respectivo fondo efectuar su control en unidades de inversión”.

3.4.  Información sobre tasas básicas.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 1.7.1.6. de la varias veces mencionada resolución 1200 de 1995, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 1º. de la circular externa 8 de 1995, de la Superintendencia de Valores, los Fondos Mutuos de Inversión deberán comunicar por escrito  a esta entidad, a más tardar el día 20 de enero de 1999, el indicador o indicadores seleccionados para emplear como tasas básicas, para efectos de la valoración de las inversiones de renta fija, a precios de mercado.  Cualquier cambio del mismo deberá ser autorizado previamente por la Superintendencia de Valores.
 

B.  Medidas a tomar por parte de los Fondos Mutuos de Inversión para  adecuar sus sistemas de información al año 2000

Como se explicó en la Circular Externa 009 de 1997, expedida por esta entidad, el cambio de milenio puede afectar el funcionamiento normal de todas las organizaciones, incidiendo directamente en sus sistemas de información,  en la recepción o prestación de servicios, en el cumplimiento de sus obligaciones internas y con terceros y en general, en el desarrollo de todas sus actividades.

Por tal razón, es necesario que las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de esta Superintendencia adopten las medidas necesarias que garanticen que el cambio de milenio no generará ningún traumatismo en su operación normal.  Para tal efecto los Fondos Mutuos de Inversión deberán formular y presentar a través de la Junta Directiva del mismo, a más tardar el 15 de enero de 1999, un plan de trabajo a ejecutar con miras a diagnosticar, evaluar y corregir los problemas que se puedan originar por el cambio de milenio.

El plan de trabajo deberá incluir la realización de una prueba de los sistemas vitales para el Fondo (contabilidad, administración de portafolios, nómina, etc.).

El revisor fiscal del Fondo deberá enviar, a más tardar el 30 de enero de 1999, a la División de Instituciones de Inversión Colectiva, copia del plan recibido y una certificación donde conste que el Fondo por él vigilado sometió a su consideración el plan de trabajo y éste cubre los aspectos necesarios a considerar en el Fondo.

El plan deberá concluir en junio de 1999, mes en el cual el representante legal del Fondo, deberá expedir y enviar a esta Superintendencia una certificación que deberá incluir al menos la siguiente información:
 

“EL SUSCRITO REPRESENTANTE LEGAL DEL FONDO XXX

CERTIFICA QUE:
 

Todos los sistemas de información que maneja el FONDO XXX han sido revisados, ajustados y probados, confirmando el cumplimiento de ellos con el año 2000.

Todos los sistemas susceptibles de verse afectados por el manejo de fechas, y que afectan la operación del Fondo, se han probado y se ha confirmado su cumplimiento con el año 2000.

Se han solicitado y recibido certificaciones de todos los proveedores de bienes y servicios, donde consta, o el cumplimiento de parte de ellos o sus productos con el año 2000 o que se están adelantando los trabajos de adecuación necesarios.

Por consiguiente, el FONDO XXX se encuentra preparado para afrontar sin ningún traumatismo el año 2000.
 

El revisor fiscal del Fondo está en la obligación de verificar el cumplimiento del plan e informar a la Delegatura de Intermediarios y demás Entidades Vigiladas, de esta Superintendencia, sobre cualquier retraso en su ejecución.

Si el Fondo considera que no es necesario elaborar ningún plan por encontrarse preparado para el año 2000, deberá presentar a su revisor fiscal, a más tardar el 30 de diciembre de 1998, la siguiente documentación:

Certificaciones de todos sus proveedores, de elementos susceptibles de verse afectados por el manejo de fechas, donde conste el cumplimiento de los bienes suministrados con el año 2000.

Documentación de las pruebas realizadas, donde conste el cumplimiento de todas las aplicaciones y equipos de computo utilizados, con el año 2000.
 

C.  Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.
 
 

Cordialmente,
 
 

ANDRÉS URIBE ARANGO
Superintendente de Valores