Asamblea. Junta de Socios
Conceptos | ||
Concepto 2006003648-001 del 16 de marzo de 2006 Síntesis: Reuniones no presenciales requieren la garantía de que el medio de comunicación empleado para llevar a cabo la reunión permita a todos los socios o miembros intervenir, deliberar y decidir dejando una constancia probatoria. «(…) comunicación remitida por la Superintendencia de Sociedades y radicada bajo el número citado en la referencia, en la cual consulta si esta Superintendencia ha expedido algún instructivo respecto de la aplicación del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en relación con las reuniones no presenciales que se adelanten por las asambleas, juntas de socios o juntas directivas de las entidades vigiladas por este Organismo, y si se ha previsto algún mecanismo especial para probar la realización de este tipo de reuniones. Sobre el particular, debe indicarse que por parte de la entonces Superintendencia de Valores1 fue proferida una Guía informativa2 para la celebración de Asambleas de Accionistas de los Emisores de Valores, en la cual se indicaron los requisitos a cumplir por parte de estos agentes del mercado de valores en la celebración de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995. En ese sentido, el citado documento dispuso lo siguiente: "(...) Para que las reuniones no presenciales orales se prediquen válidas, es necesario el cumplimiento de los siguientes requisitos: Que todos los socios o miembros que componen el respectivo órgano puedan deliberar y decidir. Tales reuniones se encuentran exoneradas de los requisitos de convocatoria y celebración dentro del domicilio social, precisamente porque se parte de la base que en ella participarán todos los asociados. Que la comunicación que se establezca entre ellos sea simultánea o sucesiva. Que el medio técnico empleado para llevar a cabo la comunicación a distancia permita probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante mecanismos tales como grabaciones o filmaciones. En los casos mencionados, la Superintendencia de Valores, en ejercicio de sus funciones de control sobre los emisores, puede verificar la realidad e idoneidad del medio que se emplee para surtir la comunicación entre los asociados o miembros de la junta directiva. Si bien en las reuniones no presenciales deben existir mecanismos tales como grabaciones o filmaciones, tal situación no exonera a la sociedad de elaborar, aprobar y firmar las actas correspondientes, así como de efectuar la transcripción en el libro de actas respectivo. Si alguno de los socios o miembros no participa en la comunicación simultánea o sucesiva, las decisiones adoptadas serán ineficaces, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 21 de la Ley 222 de 1995. No obstante, aunque se exige que todos los socios o miembros participen en la comunicación simultánea o sucesiva, las decisiones podrán tomarse con la mayoría decisoria exigida por los estatutos o la ley." De igual manera, la entonces Superintendencia de Valores en Circular Externa 005 del 29 de marzo de 20053 al establecer los requisitos que deben cumplir los emisores de valores para obtener las autorizaciones que imparte esta Entidad en ejercicio del control exclusivo, señaló que en el caso de que se hayan celebrado reuniones no presenciales en las cuales se hubiere aprobado una reforma estatutaria, una emisión de acciones, la disolución anticipada, aporte en especie, conversión de acciones o admisión a un acuerdo de reestructuración, con constancia de su aprobación, deberá enviarse, junto con la copia autorizada del acta correspondiente, la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o los escritos por medio de los cuales todos los socios o miembros de junta directiva, según corresponda, hayan expresado el sentido de su voto. En efecto, la Circular en mención expresa lo siguiente: "(...) Con el fin de obtener las autorizaciones que, en ejercicio del control exclusivo sobre emisores corresponde impartir a la Superintendencia de Valores, es necesario que se adjunten los documentos que a continuación se señalan (...): 6. Copia autorizada del acta correspondiente a la reunión del órgano social competente en la cual se haya aprobado la reforma estatutaria, emisión de acciones, disolución anticipada, aporte en especie, conversión de acciones o admisión a un acuerdo de reestructuración, con constancia de su aprobación. A este respecto deberá tenerse en cuenta lo siguiente: (...) b) En caso de reuniones no presenciales u otros mecanismos para la toma de decisiones, deberá enviarse también la prueba de la comunicación simultánea o sucesiva o los escritos por medio de los cuales todos los socios o miembros de junta directiva, según corresponda, hayan expresado el sentido de su voto."
Se tiene entonces que respecto de los emisores de valores4 existen algunos instructivos concretos expedidos por la antigua Superintendencia de Valores para dar cumplimiento al precitado artículo 19 de la Ley 222 de 1995, no así para los demás agentes del mercado de valores, ni para las entidades que se encontraban vigiladas por la entonces Superintendencia Bancaria de Colombia. Sobre éstas últimas entidades, esto es, para las sujetas a inspección y vigilancia de la otrora Superintendencia Bancaria, y para las sometidas a inspección y vigilancia de la entonces Superintendencia de Valores5 debe precisarse que no existen instrucciones que señalen requisitos o parámetros diferentes o adicionales a los previstos por el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 para la celebración de reuniones no presenciales por parte de sus asambleas, juntas de socios o juntas directivas. No obstante lo anterior, este Despacho considera importante resaltar algunos de los aspectos contenidos en la norma, a efectos de que las reuniones de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 se celebren en las condiciones allí previstas. El artículo citado consagra de manera textual lo siguiente: "Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Parágrafo. Para evitar que se vean atropelladas las mayorías accionarias en las asambleas y juntas directivas donde se va a utilizar este nuevo mecanismo, será obligatorio tener la presencia de un delegado de la Superintendencia de Sociedades, que deberá ser solicitado con ocho días de anticipación. Este proceso se aplicará para las sociedades vigiladas por dicha superintendencia. Para las demás sociedades, deberá quedar prueba tales como fax, donde aparezca la hora, girador, mensaje, o grabación magnetofónica donde queden los mismos registros". En ese sentido, debe resaltarse que habiéndose previsto las reuniones no presenciales como un mecanismo para facilitar la toma de decisiones de la asamblea general de accionistas o junta de socios o de junta directiva, cuando los miembros de las mismas no se encuentran ubicados en un solo lugar conforme a la norma citada, debe garantizarse que el medio de comunicación empleado para llevar a cabo la reunión le permita a todos los socios o miembros intervenir, deliberar y decidir de manera simultánea o sucesiva, y que de ello quede una constancia probatoria. En efecto, se considera que el medio de comunicación que se utilice puede ser cualquiera, siempre y cuando del mismo se pueda obtener una prueba, como el fax o las grabaciones magnetofónicas que son citados a manera de ejemplo por la respectiva norma, en los cuales se pueda verificar la hora, el mensaje (contentivo de las opiniones o decisiones de los miembros), y el originador del mismo. Al respecto, debe recordarse que el hecho de que exista una constancia probatoria de la celebración de la reunión no presencial y de las deliberaciones y decisiones allí tomadas, no exime a la sociedad de elaborar las respectivas actas y de asentarlas en el libro respectivo. El artículo 21 de la Ley 222 de 1995 sobre el particular manifiesta lo siguiente: "En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de éste último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros (...)." Así mismo, debe tenerse en cuenta que es obligatoria la participación de todos los socios o miembros en la comunicación simultánea o sucesiva empleada para la celebración de la reunión no presencial so pena de ineficacia. En ese sentido el parágrafo del artículo 21 de la norma en mención consagra: "Parágrafo. Serán ineficaces las decisiones adoptadas conforme al artículo 19 de esta ley, cuando alguno de los socios o miembros no participe en la comunicación simultánea o sucesiva (...)" De otra parte, se observa que como uno de los requisitos para la celebración de las reuniones no presenciales es precisamente que exista una participación de todos los socios o miembros, puede obviarse el requisito de la convocación previa a la reunión en los términos del artículo 182 del Código de Comercio que expresamente consagra, en su inciso 2, que "la junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados". En todo caso la Superintendencia Financiera en ejercicio de sus funciones de inspección y vigilancia podrá verificar que el medio empleado para surtir la comunicación entre los asociados o miembros de la junta directiva se ajuste a lo previsto por la norma, y de considerarlo necesario podrá enviar un delegado bien sea a las reuniones de la asamblea general o junta de socios6. (…).» | ||
1 Es de recordar que mediante la expedición del Decreto 4327 de 2005 se fusionó la Superintendencia Bancaria de Colombia en la Superintendencia de Valores, cuyo resultado es la nueva Superintendencia Financiera de Colombia. 2 La Guía Informativa para la celebración de Asambleas de Accionistas de Emisores de Valores puede ser consultada en la página web de esta entidad www.superfinanciera.gov.co haciendo clic en el icono GUIAS INFORMATIVAS. 3 Este documento puede ser igualmente consultado en la página de esta Superintendencia, la cual ya ha sido citada con anterioridad, haciendo clic en el icono Normatividad. 4 Debe tenerse en cuenta que los emisores de valores se encontraban sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, hoy Superintendencia Financiera. Ver Ley 964 de 2005 del mercado de valores, artículo 75, parágrafo 3°, numeral 2: "Emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores. Aquellas entidades que tengan títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores que no se encuentren sometidos por ley a la inspección y vigilancia de otra entidad del Estado". 5 Véase artículo 75, parágrafo 3°, numeral 1 de la Ley 964 de 2005. 6 Es de recordar, que en virtud del artículo 228 de la Ley 222 de 1995, las facultades asignadas en esta ley en materia de vigilancia y control a la Superintendencia de Sociedades, serán ejercidas por la Superintendencia que ejerza vigilancia sobre la respectiva sociedad (para el caso, por la Superintendencia Financiera) entre las cuales se encuentra la prevista en el numeral 3 del artículo 84 ibídem, según la cual la Superintendencia cuando lo estime necesario podrá enviar delegados a las reuniones de asamblea general o junta de socios. |
Última modificación 12/12/2012