OFICINAS DE REPRESENTACIÓN, DEBER DE INFORMACIÓN, AVISO, REQUISITOS
Concepto 2016107199-011 del 8 de noviembre de 2016
Síntesis: En el evento en que una oficina de representación de una entidad del exterior funcione en un inmueble en el que adelanten actividades otras personas naturales o jurídicas, como es el caso de edificios de oficinas sometidos al régimen de propiedad horizontal, la definición sobre la ubicación física del referido aviso se encuentra en cabeza de la correspondiente oficina de representación, la cual, en todo caso, deberá garantizar que se cumpla con los requisitos de ser visible, expuesto al público y que anuncie su condición de tal.
«(…) comunicación en la cual consulta si el aviso que se exige a las oficinas de representación de instituciones financieras del exterior en la Circular Básica Jurídica de esta Entidad puede: i) colocarse en una zona expuesta y visible al público pero en el interior de las instalaciones en las cuales funciona la persona jurídica autorizada paraactuar como oficina de representación, teniendo en cuenta que estas se encuentran dentro de un edificio de oficinas, o ii) necesariamente debe ubicarse en una zona de tránsito público al interior de un inmueble privado, como puede ser un corredor, zona común, del piso en el Edificio donde funciona la oficina de representación.
Sobre el particular, sea lo primero mencionar que en materia de ofrecimiento de servicios financieros del exterior en Colombia, el Artículo 4.1.1.1.9 del Decreto 2555 de 2010 establece el siguiente deber de información a cargo de las oficinas de representación:
“Las oficinas de representación de instituciones del exterior se identificarán con un aviso expuesto al público en el cual anuncien su condición de oficina de representación de una institución financiera, reaseguradora o del mercado de valores del exterior. Tratándose de la representación a través de la entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, prevista en el artículo 4.1.1.1.5 del presente decreto y de los contratos de corresponsalía, no será necesario cumplir con lo previsto en el presente inciso, sin perjuicio del deber de informar la calidad en la cual actúe la institución establecida en el territorio colombiano.” (se resalta).
Para el adecuado cumplimiento de la anterior disposición, esta Superintendencia impartió instrucciones en el numeral 1.7 de la Parte I, Título II, Capítulo II de la Circular Básica Jurídica, en los siguientes términos:
“1.7. Identificación
Las oficinas de representación y el representante (…) deben identificarse con un aviso visible expuesto al público en el cual se anuncie su condición de oficina de representación, representante o corresponsal de una institución del exterior. Lo anterior, a menos que se trate de la matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, en cuyo caso, es su deber informar la calidad en la cual actúa la institución establecida en el territorio colombiano, según lo establece el numeral 5 del art. 4.1.1.1.5 del Decreto 2555 de 2010.
Cuando una institución del exterior, use la red de oficinas de la entidad establecida en Colombia debe adoptar las medidas necesarias para que el público identifique que la institución financiera del exterior es una persona jurídica, distinta y autónoma de la institución establecida en el país cuya red se utiliza.
Para efectos de lo anterior, las áreas a través de las cuales se desarrollen las actividades de promoción y publicidad deben identificarse mediante avisos expuestos al público que permitan a los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior distinguir dichos espacios y actividades de los de la entidad establecida en el país. Así mismo, debe velarse porque en las oficinas exista plena independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de las instituciones del exterior y las áreas de la entidad establecida en el país, de manera que el público distinga entre unas y otras.
En el caso de que una misma oficina de representación o entidad matriz, filial o subsidiaria establecida en el país, represente a varias instituciones del exterior deben implementarse los mecanismos necesarios para que los clientes potenciales y actuales de las entidades del exterior diferencien con claridad entre los servicios ofrecidos por cada una de las instituciones del exterior representadas.” (Subrayado extratextual).
De los textos trascritos se infiere el propósito del aviso es garantizar que el público (clientes actuales o potenciales) identifique claramente que se trata de una oficina de representación de una institución del exterior, exigiéndose para el efecto de manera general que el mismo cumpla con los siguientes requisitos: i) que sea visible; ii) que esté expuesto al público; y iii) que en el mismo se anuncie la condición de oficina de representación de la respectiva entidad del exterior. No obstante, ni el precepto normativo ni las instrucciones mencionadas especifican la ubicación física del aviso, aspecto que dependerá del tipo y particularidades del inmueble en el que funcione la correspondiente oficina de representación, siempre y cuando, se resalta, cumpla con los requisitos enunciados.
En ese contexto, se estima que en el evento en que una oficina de representación de una entidad del exterior funcione en un inmueble en el que adelanten actividades otras personas naturales o jurídicas, como es el caso de edificios de oficinas sometidos al régimen de propiedad horizontal, la definición sobre la ubicación física del referido aviso se encuentra en cabeza de la correspondiente oficina de representación, la cual, en todo caso, deberá garantizar que se cumpla con los requisitos de ser visible, expuesto al público y que anuncie su condición de tal (ser oficina de representación de la entidad del exterior correspondiente).
(…).»
Última modificación 05/01/2017