Certificados de existencia y representación legal en linea, autenticidad y alcance probatorio
Concepto 2015025011-004 del 6 de abril de 2015*
Síntesis: Las certificaciones de existencia y representación legal de las entidades vigiladas que expide en línea la Superintendencia Financiera en ejercicio de sus funciones, mediante la aplicación dispuesta en la página institucional ubicada en el sitio oficial de la red de internet o portal Web, a través de la cual podrá obtenerse en documento digital o imprimir su texto, son documentos públicos electrónicos válidos y originales, amparados bajo la presunción de autenticidad y, por tanto, admisibles como medio de prueba en toda actuación administrativa o judicial, razón por la cual no se les negará su eficacia, validez o fuerza probatoria por el solo hecho de que se trate de un mensaje de datos (archivo electrónico) o por ser aportada su reproducción (impresión en papel).
«(…) escrito mediante el cual, en ejercicio del derecho de petición en su modalidad de consulta, solicita conceptuar acerca de aspectos relacionados con el mérito probatorio que, de acuerdo con el ordenamiento jurídico, tienen las certificaciones de existencia y representación legal expedidas en línea por la Superintendencia Financiera de Colombia mediante la aplicación dispuesta en su Portal Web[1] institucional en la red internet.
(…)
En este orden de ideas, en el marco de nuestras competencias y previo análisis del ordenamiento jurídico vigente, damos respuesta a su consulta así:
PREGUNTA:
- ¿Los certificados de existencia y representación de entidades vigiladas por la Superintendencia financiera, obtenidos en línea desde la aplicación que se encuentra en la página de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben ser autenticados ante notario para que tengan validez o estos son considerados un documento original y auténtico?
RESPUESTA:
De conformidad con los artículos 251, 252, 262 (numeral 3) y 264 del C. de P. Civil; 243, 244 y 247 de la Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso (con las previsiones anotadas en materia de vigencia gradual de estas normas); 12 y 26 del Decreto 2150 de 1995; 6, 8, 10, 11 y 17 de la Ley 527 de 1999; 6 de la Ley 962 de 2005, y 53, 55 y 216 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las certificaciones de existencia y representación legal de las entidades vigiladas que expide en línea la Superintendencia Financiera en ejercicio de sus funciones, mediante la aplicación dispuesta en la página institucional ubicada en el sitio oficial de la red de internet o portal Web, a través de la cual podrá obtenerse en documento digital o imprimir su texto, según sea la necesidad del usuario, son documentos públicos electrónicos válidos y originales, amparados bajo la presunción de autenticidad y, por tanto, admisibles como medio de prueba en toda actuación administrativa o judicial, razón por la cual no se les negará su eficacia, validez o fuerza probatoria por el solo hecho de que se trate de un mensaje de datos (archivo electrónico) o por ser aportada su reproducción (impresión en papel).
Esta nueva herramienta fue desarrollada por la Superintendencia Financiera acorde con las políticas de racionalización de trámites y mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TICs), con el objeto de satisfacer las necesidades en esta materia de los usuarios de manera ágil y oportuna y bajo condiciones de fidelidad, confiabilidad, integridad, rastreabilidad, disponibilidad y seguridad requeridas para ser valoradas probatoriamente. En efecto, la legislación permite y promueve que las actuaciones y trámites administrativos se realicen por medios tecnológicos y establece que los actos y documentos que por tales medios se produzcan tienen validez y fuerza probatoria (artículos 26 del Decreto Ley 2150 de 195, 6 de la Ley 962 de 2005, 53 Ley 1437 de 2011, entre otras).
La validez legal de las mencionadas certificaciones digitales, como documentos electrónicos que son, está estructurada sobre el principio de equivalencia funcional, por el cual los mensajes de datos tienen los mismos efectos jurídicos de los medios escritos tradicionales (físicos o en papel) en tanto cumplen idéntica función representativa o declarativa, en los términos principalmente de la Ley 527 de 1999. En cuanto a su alcance probatorio, es menester señalar que la información contenida en dichas certificaciones viene amparada por la presunción de autenticidad de que gozan los documentos públicos, hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza (Secretario General ad hoc) mediante su firma mecánica o digitalizada (artículos 252 C. de P. Civil, 55 Ley 1437 de 2011, 244 CGP, 12 Decreto Ley 2150 de 1995). Además, la Ley 527 señaló que para valorar probatoriamente un mensaje de datos se deben tener en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas.
En conclusión, no se requiere que dichos certificados sean autenticados ante notario para que tengan validez, pues son considerados documentos públicos en original y se presumen legalmente auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad en proceso judicial.
PREGUNTA:
- ¿De qué manera se puede probar la autenticidad de un certificado de existencia y representación de entidades vigiladas por la superintendencia financiera, obtenidos en línea desde la aplicación que se encuentra en la página de la Superintendencia Financiera de Colombia?
RESPUESTA:
La presunción de autenticidad de los documentos electrónicos, entre ellos las certificaciones de existencia y representación legal de las entidades vigiladas que expide en línea esta Superintendencia en su Portal Web institucional en la red de internet, es legal y, por tanto, admite prueba en contrario.
Al respecto, es importante indicar que la Superintendencia Financiera en caso de duda sobre la autenticidad de las certificaciones que se expiden o generan en línea en materia de existencia y representación legal de las entidades vigiladas, tiene dispuesto un mecanismo electrónico de control, validación o verificación por parte de los operadores en el mismo Portal Web institucional. En efecto, para validar cualquier certificado expedido es posible dentro las operaciones que brinda el sistema electrónico dispuesto en la página Web de la entidad utilizar la opción “verificar certificado”, mediante la digitación del PIN que se suministra y aparece en la parte superior de la hoja del certificado (16 dígitos). Una vez realizada esta operación, el sistema valida el certificado indicando para el efecto, de una parte el nombre de la persona que lo solicita, número de identificación, entidad a la que se le generó, fecha de la certificación y última reforma registrada de la entidad; y de otra, el nombre, identificación y cargo de los directivos y administradores de la entidad vigilada. En cualquier caso, si persiste la duda el usuario se puede comunicar al teléfono 5940200[2], punto de contacto ext. 3300, en el que se atenderá cualquier inquietud en relación con los datos contenidos en el certificado o, si se prefiere, podrá solicitarlo por escrito al Grupo de Registro de la Secretaría General de la Superintendencia Financiera.
Igualmente, cabe precisar que si se discute la autenticidad de las certificaciones dentro de los procesos judiciales bien porque hayan sido tachadas de falsas o desconocidas por la parte contra la cual se aducen, habrá de atenerse a las normas procesales que establecen la posibilidad de acudir a la práctica de pruebas con el fin de desvirtuar la presunción legal que las acompaña, como la inspección judicial con peritos o el dictamen pericial o la prueba de informe, de suerte que se pueda resolver el respectivo trámite de tacha de falsedad si este fue propuesto o las dudas que se le susciten al juez en cuanto a la autenticidad y veracidad de estos documentos públicos.
(…).»
[1] La World Wide Web (WWW) o Red Informática mundial, esto es, el sistema aceptado de distribución de documentos de hipertexto o hipermedios interconectados y accesibles vía Internet.
*Nota del editor: Debido a su extensión este concepto fue editado. Su texto completo puede ser consultado en nuestra web: www.superfinanciera.gov.co siguiendo la ruta Normativa/Conceptos y jurisprudencia/Buscador de Conceptos Jurídicos y Jurisprudencia.
*Nota del editor: Debido a su extensión este concepto fue editado. Su texto completo puede ser consultado en nuestra web: www.superfinanciera.gov.co siguiendo la ruta Normativa/Conceptos y jurisprudencia/Buscador de Conceptos Jurídicos y Jurisprudencia.
[2] Nota del editor: de la ciudad de Bogotá D.C.
Última modificación 06/05/2015